Studie: Knapp ein Drittel aller Besprechungen werden als überflüssig empfunden – Ohne Meetings nicht produktiver

München. Eine Besprechung folgt auf die nächste, während sich auf dem Schreibtisch die Arbeit stapelt: Als Konsequenz aus diesem Alltag vieler Fachkräfte im Finanz- und Rechnungswesen hat gut die Hälfte der deutschen Unternehmen einen konferenzfreien Tag eingeführt. Doch der führt nicht automatisch zu einer höheren Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. Dies ist ein Ergebnis der Studie Workplace Survey 2009, für die der spezialisierte Personaldienstleister Robert Half über 6.000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt hat. Die Workplace Survey wird jährlich durchgeführt und informiert über Trends auf dem Arbeitsmarkt für das Finanz- und Rechnungswesen.

Besprechungen können eine gute Möglichkeit sein, wichtige Entscheidungen zu treffen, alle Projektbeteiligten auf den neuesten Stand zu bringen oder gemeinsam neue Ideen zu entwickeln. Um jedoch tägliche Meetingmarathons zu verhindern, gibt es in 52 Prozent der Unternehmen einen Tag pro Woche ohne Konferenzen – in 33 Prozent der Fälle gilt diese Regelung für die gesamte Belegschaft und in 19 Prozent nur für einzelne Abteilungen. Damit liegt Deutschland weit über dem internationalen Durchschnitt, bei dem nur 28 Prozent gänzlich terminfreie Tage kennen.

Doch auch wenn Besprechungen zeitraubend und ineffektiv sein können, steigern Arbeitstage ohne Konferenz nicht automatisch die Produktivität. So sind 53 Prozent aller Angestellten mit einem Tag ohne Meetings in der Woche der Meinung, dass ein ungestörtes Arbeiten ohne Unterbrechung sich nicht spürbar auf ihr Arbeitsergebnis auswirken würde. Demgegenüber haben 39 Prozent der Befragten an Tagen ohne Termine eine höhere Produktivität bei sich festgestellt.

Zeitkiller Besprechung

Dennoch werden 31,5 Prozent aller Meetings von Finanzfachkräften als überflüssig empfunden. Die Gründe für unbefriedigend verlaufene Konferenzen sehen die Befragten meist bei den anderen Teilnehmern. So bemängeln 45 Prozent der Finanzmanager ausufernde Diskussionen, die sich immer weiter vom eigentlichen Thema wegbewegen, und 42 Prozent kritisieren die ungenügende Vorbereitung ihrer Gesprächspartner. Aber auch die Abwesenheit wichtiger Ansprechpartner oder unklare Gründe für das Meeting (jeweils 35 Prozent) führen zu unzufriedenen Reaktionen nach vielen Besprechungen.

„Die Zahlen der Workplace Survey belegen den Trend in vielen Unternehmen, gehäuft Konferenzen anzuberaumen, auch wenn sie nicht wirklich notwendig sind. Auf Grund der großen Anzahl von Terminen können die Teilnehmer dann gar nicht immer gut vorbereitet und hochkonzentriert in die Besprechung gehen“, kommentiert Sven Hennige, Managing Director Central Europe bei Robert Half International, die Ergebnisse der Studie. „Als Konsequenz sollte die Anzahl der Meetings möglichst klein gehalten werden und sie sollten stets gut moderiert werden, damit die Diskussion nicht vom Thema abweicht.“

Tipps für produktive Meetings

• Dauer des Meetings auf 30-45 Minuten begrenzen – danach lassen Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach.

• Geschäftsessen statt normaler Meetings anberaumen – dadurch kann die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Besprechungsdauer ist automatisch auf die Zeit des Essens begrenzt.

• Für regelmäßig stattfindende Meetings sollten im Vorfeld von den Teilnehmern Agendapunkte eingefordert werden. Reicht niemand Themenvorschläge ein, kann die Besprechung abgesagt werden.

• Für jeden Agendapunkt sollte ein eigener Zeitrahmen festgelegt werden, auf dessen Einhaltung der Diskussionsleiter achtet.

• Wird die Agenda der Besprechung rechtzeitig verschickt, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich im Vorfeld auf das Meeting vorzubereiten.

• Wenn ein Agendapunkt nicht hinreichend erörtert werden kann, da wichtige Teilnehmer oder Informationen fehlen, sollte gleich zum nächsten Tagesordnungspunkt übergegangen werden.

Einzelne Teilnehmer des Meetings sollten damit beauftragt werden, den noch offenen Punkt so vorzubereiten, dass er beim nächsten Treffen besprochen werden kann.

Über Workplace Survey

Die von Robert Half entwickelte Studie „Workplace Survey“ untersucht Karrieretrends und Entwicklungen in 20 Ländern: Australien, Belgien, Brasilien, Deutschland, Dubai, Frankreich, Großbritannien, Hongkong, Irland, Italien, Japan, Luxemburg, Niederlande, Neuseeland, Österreich, Schweiz, Singapur, Spanien, Tschechische Republik und USA.

Die Befragung wurde im Frühjahr 2009 von einem internationalen, unabhängigen Meinungsforschungsinstitut bei 6.167 Personal- und Finanzmanagern durchgeführt. Weitere Ergebnisse aus der Studie senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu.

Robert Half Finance & Accounting

Robert Half Finance & Accounting ist weltweit das führende spezialisierte Personaldienstleistungsunternehmen für Fach- und Führungskräfte im Finanz- und Rechnungswesen. www.roberthalf.de

Kontakt:
Alenka Mladina
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Robert Half Finance & Accounting
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80331 München
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