Deutsche Unternehmen müssen Konflikte zwischen Fachabteilungen und IT bewältigen -Sonst drohen Projekten zeitliche Verzögerungen und Budgetüberschreitungen

Frankfurt am Main. Der Frankfurter IT-Spezialist Arago macht auf die zunehmenden innerbetrieblichen Spannungen zwischen den Fachabteilungen und der IT aufmerksam, die im Arbeitsalltag zu Missverständnissen führen und der reibungslosen Durchführung von Projekten im Wege stehen. „Das Hauptproblem liegt darin, dass Fachabteilungen und IT in ihrer eigenen Welt leben und zu sehr in ihren spezifischen Denkstrukturen verhaftet sind. Es mangelt am Blick über den Tellerrand hinaus“, klärt Annett Boos auf, die als Leiterin des Vertriebs bei der Arago AG Unstimmigkeiten gut aus der eigenen praktischen Erfahrung kennt. In der Folge leiden IT-Projekte deshalb unter zeitlichen Verzögerungen und der Sprengung des ursprünglich gesteckten finanziellen Rahmens. Die frühzeitige Einbindung beider Parteien, ein strenger Projektplan mit entsprechender Dokumentation sowie die rasche Umsetzung von Testumgebungen, in denen das Anwenderverhalten simuliert werden kann, könnten nach Ansicht der Spezialisten bei Arago Konflikte im Keim ersticken.

„Die Fachabteilung ist darauf aus, ihre Anforderungen möglichst schnell umgesetzt zu bekommen. Technisches Know-how bezüglich der Umsetzbarkeit und eine realistische Einschätzung der Dauer eines Projektes sind nicht vorhanden. Umgekehrt kann die IT die fachlichen Bedürfnisse häufig nur teilweise nachvollziehen, auch der konkrete Nutzen und die Brisanz sind ihr nicht klar.“ Darüber hinaus würden in der IT andere Prioritäten gesetzt, die Sicherheits-, Stabilitäts- und Performance-Aspekte betreffen.

Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und nicht zu unterschätzende zwischenmenschliche Probleme seien vor allem darauf zurückzuführen, dass Missstände erst zu einem sehr späten Zeitpunkt offenkundig werden. In vielen Fällen sei die Umsetzung eines Projektes dann schon sehr weit fortgeschritten. „Es kann vorkommen, dass nicht nur kleine Korrekturen, sondern erhebliche Nachbesserungen vorgenommen werden müssen – das kann bis zur Neuentwicklung gehen“, berichtet Annett Boos.

Um die Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen, hat Arago eine Umgebung entwickelt, die für den automatischen Austausch und ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse des jeweils anderen sorgt. Das Konzept sieht eine mehrstufige Vorgehensweise vor. Am Anfang stehen mehrere gemeinsame Workshops, in denen die fachlichen Anforderungen zusammen getragen und auf technische Machbarkeit überprüft werden. Ergebnis ist ein Fachkonzept, auf dessen Basis ein so genannter Clickprototyp erstellt wird. Hier werden die Bedürfnisse der Fachabteilung visualisiert, ohne dass bereits die einzelnen Funktionalitäten hinterlegt sind. Auf diese Weise lassen sich das Anwenderverhalten simulieren und sinnvolle Anpassungen im Hinblick auf die Usability vornehmen. Anschließend erfolgt die Prozessdokumentation, in der die Zusammenhänge der einzelnen Entwicklungsschritte dargestellt werden. Diese wird von beiden Seiten geprüft und abgenommen, im Anschluss sind keine Änderungen mehr möglich. „Um zeitliche Vorgaben und den finanziellen Rahmen nicht zu gefährden, sollten Umgestaltungswünsche, die nach der Planungsphase auftreten und einen gewissen Umfang überschreiten, ohnehin nicht mehr Bestandteil des Projektes sein, sondern gesondert beauftragt und umgesetzt werden“, rät Annett Boos. Auf der Grundlage der „verabschiedeten“ Prozessdokumentation erfolgt schließlich die technische Umsetzung.Eine große deutsche Bausparkasse konnte mit diesen Empfehlungen die Entwicklungszeit um zwanzig Prozent verkürzen und erzielte eine hohe Akzeptanz bei den Fachabteilungen.

Die 1995 gegründete arago AG (www.arago.de) mit Sitz in Frankfurt am Main ist mit ihren Produkten und Dienstleistungen Spezialist für automatisch ablaufende Prozesse in der Erstellung und dem Betrieb von IT-Systemen. Die Gesellschaft hat sich insbesondere unter der Bezeichnung WebFarm(tm) einen Namen im automatisierten Betrieb von Serversystemen und Applikationen gemacht. Auf der Basis technischer Messungen wird ein Regelwerk definiert, das genau festlegt, welche bisher in mühevoller Handarbeit durchgeführten Aktionen automatisch durch Maschinen erledigt werden können. Kunden profitieren aber auch bei der Durchführung von Portalprojekten durch automatische Werkzeuge wie das Framework BuildMe oder das Information Management System DocMe von der Automatisierungskompetenz. Bei beiden Bereichen, beim Betrieb und bei Projekten, geht es um Kosteneinsparungen durch eine messbare Steigerung der Effizienz, Erhöhung von Produktivität und Ergebnisqualität. Die Kunden des Unternehmens stammen vornehmlich aus der Finanzdienstleistungsbranche, dem produzierenden Gewerbe, der Touristik und dem Handel.

Weitere Informationen: arago Institut für komplexes Datenmanagement AG, Eschersheimer Landstraße 526 – 532, 60433 Frankfurt am Main, Tel.: 069-405680, E-Mail: presse@arago.de, Web: www.arago.de, Blog: http://www.hcboos.net/

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