Projektmanagement in der Personalplanung

Die Personalplanung ist ein Bereich, der immer eine perfekte Planung und Vorbereitung bedingt. Allerdings sind bei einer rechtzeitigen Planung oftmals noch nicht alle Aspekte bekannt, welche für die Zielerreichung berücksichtigt werden müssen. Wird das Recruiting erfolgreich sein und die neu geschaffene Stelle im kommenden Monat erfolgreich besetzt werden können? Steht die Zusammensetzung des neuen Projektteams fest? Erhalten wir den Auftrag, um den wir uns beworben haben?

Ein Projektleiter in der Personalplanung und im Recruiting hat stets eine Fülle von Aufgaben zu bewältigen und muss über zahlreiche Entwicklungen informiert sein. Da ist es nicht immer leicht, ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu begleiten. Dies gilt für die tägliche Arbeit ebenso wie für die Planung eines individuellen Projektes. Da kann es hilfreich sein, sich die wesentlichen Aufgaben der Projektplanung einmal vor Augen zu führen.

Aufgaben eines Projektleiters

Was macht eigentlich ein Projektleiter? Welchen Aufgaben und Zielen geht er in der Regel nach? Und worauf sollte er bei seiner täglichen Arbeit achten? Nachfolgend sind einige typischen Aufgaben zusammengefasst. Eine Übersicht findet sich ebenfalls in der abgebildeten Infografik.

• Planung und Koordination der Projektarbeit: Zu Beginn eines jeden Projektes ist der Planungsaufwand hoch. Fehler, die Anfang begangen wurden, lassen sich im späteren Projektablauf nur mit hohem Zeit- und Budget-Aufwand beseitigen. Das heißt: In der Planungsphase muss der Projektleiter das Große und Ganze, das Projektziel, im Auge behalten. Gleichzeitig evaluiert er Details, indem er zum Beispiel Kosten, Meilensteine, Qualität und Risiko plant.
• Definition und Realisierung von Zielen und Meilensteinen: Konkrete Zielvereinbarungen helfen, Transparenz zu schaffen. Deshalb formuliert der Projektleiter Ziele S.M.A.R.T. Dieses Akronym steht für: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert. Abrechenbare Ziele dienen als Basis, um den Projekterfolg oder Misserfolg sichtbar zu machen.
• Führung, Koordination und Motivation der Mitarbeiter: Per Definition sind Projekte zielgerichtet, einmalig und haben einen festen Start- und Endtermin. Aus dieser Perspektive dient der Projektleiter als „Chef auf Zeit“. Dieser Umstand stellt ihn vor besondere Herausforderungen. Idealerweise führt er sein Team durch Motivation, Übertragung von Verantwortung und Vorbildwirkung. Motivierend wirkt er, wenn er für herausragende Leistungen Anreizsysteme schafft und gute Leistungen lobt.
• Maßnahmen einleiten und kontrollieren: Während der Realisierungsphase überprüfen Projektleiter und Team den Fortschritt des Projektes. Regelmäßig prüfen sie, ob die geplanten Arbeitspakete innerhalb des ursprünglich dimensionierten Aufwandes liegen. Ist das nicht der Fall, evaluieren sie den kritischen Pfad und suchen Wege, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Mit Hilfe des Risikomanagements erkennt der Projektleiter Warnzeichen für Verzögerungen und Gefährdungen der Umsetzung. Bevor das Projekt in Schwierigkeiten gerät, entwickelt er, abhängig von der Eintrittswahrscheinlichkeit, Vermeidungsstrategien.
• Mit Auftraggeber, Kunden und Team kommunizieren: Besonders in Projekten im Personalplanungsbereich ist der Kommunikationsbedarf hoch. Die Menschen wollen wissen, ob und wie die Projektergebnisse ihre Arbeit beeinflussen oder die gesetzten Ziele erreichen. Dieser Umstand ist dem Projektleiter bewusst und er reagiert entsprechend: Er pflegt einen aktiven, offenen und klaren Kommunikationsstil. Sein Ziel: So wenig Spielraum für Interpretationen zu lassen wie möglich. Somit vermeidet er falsche Erwartungen.
• Ergebnisse dokumentieren, Projekt abschließen: Zum Ende des Projektes lässt sich der Projektleiter bestätigen, dass alle kritischen Erfolgsfaktoren erfüllt wurden. Er organisiert eine geordnete Auflösung seines Projektteams und organisiert ein offizielles Projektabschluss-Treffen des Projektteams formal. Alle wichtigen Projektergebnisse, Entscheidungen, Kalkulationen, Verträge und Erfahrungen lässt er auf einer Dokumentenablage archivieren. Damit stellt er sicher, dass das Wissen und die Erfahrungen nachfolgenden Projekten erhalten bleiben.

 

Drei Tipps für Ihre Projektarbeit in der Personalplanung

• Besonders in Organisationsprojekten ist der Informationsbedarf hoch. Gestalten Sie deshalb transparente Projektziele. Das bedeutet für Sie: Kommunizieren konkrete Zahlen, Daten und Fakten, die Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen. Skizzieren Sie den Weg dorthin transparent und nachvollziehbar. Suchen Sie sich Verbündete, die dasselbe Ziel verfolgen.
• Wertschätzung: Betrachten Sie Beteiligte und Kollegen als Verbündete nicht als Gegner. Respektieren Sie andere Menschen, indem Sie sich auf ihre Stärken konzentrieren und nicht auf ihre Schwächen. Sie können die Motivation Ihrer Projektmitarbeiter steigern, wenn Sie deren Arbeit wertschätzen. Das heißt: Wenn jemand etwas Gutes erschaffen hat, loben Sie ihn dafür unmittelbar. Noch besser ist es, seine Führungskraft parallel zu informieren.
• Nutzen Sie professionelle Projektmanagement-Software. Sie hilft Ihnen, sich auf die wirklich wichtigen Dinge in Ihrer Projektarbeit zu konzentrieren. Die digitalen Helfer unterstützen Sie bei Routinetätigkeiten. So bleibt Ihnen mehr Zeit, sich mit den Menschen zu beschäftigen und auf ihre Bedürfnisse einzugehen.

 

 

Über den Autor – Steffen Jung

Steffen Jung, Leiter Marketing bei braintool software – einem der führenden Anbieter von Projektmanagement-Software, verfügt über langjährige Management-Erfahrung.

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