Vereinfachung von Finanzmanagement in Personaldienstleistungsfirmen durch innovative Banklösungen
Personaldienstleistungsfirmen brauchen einfach den Durchblick. Es geht schließlich nicht nur um Angestellte, die anderen Firmen überlassen werden – deren Gehälter aber abgerechnet werden müssen. Jeder Personaldienstleister hat seinen Fuhrpark, muss Mieten zahlen und investiert in Werbung. Ohne eine flexible und übersichtliche Buchhaltung ist das Geschäft eigentlich nicht zu stemmen. Dank moderner und innovativer Bankdienstleistungen wird das jetzt deutlich einfacher. Doch was macht diese aus und was sollten Unternehmer diesbezüglich beachten?
Geschäftskonten mit Unterkonten: Wie funktioniert das genau?
Jeder Personaldienstleister braucht eine ordentliche Buchhaltung und ein Bankkonto für den geschäftlichen Zahlungsverkehr. Mieten müssen genauso wie die Mitarbeiter bezahlt werden. Viele Personaldienstleistungsfirmen treten als GmbH auf – und sind als solche sogar auf die Eröffnung eines separaten Kontos festgelegt. So weit, so gut. Gerade im Alltag der Personaldienstleistungsfirmen sind Mitarbeiter mit ganz unterschiedlichen Projekten und Arbeitnehmerüberlassungen beschäftigt.
Es wäre sinnvoll, alle Zahlungsströme direkt projektbezogen zu lenken – was mit leistungsfähigen Geschäftskonten möglich wird. Zu den Leistungen vieler Banken gehört im Geschäftskunden-Segment auch die Möglichkeit, Unterkonten anzulegen. Diese lassen sich anschließend dem projektverantwortlichen Mitarbeiter zuweisen oder einem Cluster innerhalb des Unternehmens.
Schnittstellen für Weiterleitung an die Buchhaltung
Neben der zentralen Buchhaltung, die Zugriff und den Einblick in alle Konten hat, arbeiten die einzelnen Planungsstellen so vollkommen unabhängig mit ihrem zugehörigen Unterkonto. Der Vorteil: Jedes Unterkonto kann dank geeigneter Schnittstellen in die Buchhaltung eingebunden werden. Auf diese Weise ist die Übernahme des geschäftlichen Zahlungsverkehrs und die Verteilung auf einzelne Buchhaltungskonten nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung einfach per Knopfdruck möglich.
Auf diese Weise behalten Personaldienstleistungsfirmen nicht nur jederzeit den Überblick. Es bietet sich hier die Möglichkeit, für alle Projekte regelmäßig die Performance zu prüfen. Parallel ist es sehr viel einfacher, eine BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) zu erstellen oder die Voranmeldungen fürs Finanzamt aus der Buchhaltung zu ziehen.
Zahlungskarten für Mitarbeiter: Für Dienstreisen besonders hilfreich
Neben der Aufteilung projektbezogener Zahlungsprozesse in Unterkonten bieten Geschäftsbanken heute im Regelfall auch mehrere Zahlungs- und Kreditkarten für Geschäftskonten an. Dieser Schritt erleichtert den unternehmerischen Alltag, wenn Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind – etwa die Fahrzeugflotte in Schuss halten oder auf Dienstreisen übernachten müssen.
Über die Karten entsteht aber nicht nur eine gewisse finanzielle Unabhängigkeit vom Geschäftskonto des Unternehmens. Jeder Personaldienstleister kann den Karten ein separates Konto mit einem festen Budget zuordnen. Parallel ist die Abrechnung einfach – da jedes Kartenkonto separat geführt und in die Buchhaltung übernommen wird.
Achtung: Nutzung von Zahlungskarten genau definieren
Wo Kredit- und Zahlungskarten für den Außendienstbetrieb geführt werden, braucht es immer klare Handlungsrichtlinien für deren Verwendung. Außerdem muss jeder zuständige Mitarbeiter Notfall-Nummern kennen. Bei Verlust oder Diebstahl ist eine schnelle Sperrung nötig, um finanzielle Verluste zu vermeiden.
Kostenfaktor im Auge behalten
Betriebliche Zahlungsströme einfach gestalten und zusammenfassen – mit dem richtigen Geschäftskonto keine besondere Herausforderung. Aus unternehmerischer Sicht muss an diesem Punkt die Frage nach den Kosten im Auge behalten werden. Einige Banken sind bei Unterkonten relativ kulant. An anderer Stelle kostet jedes Unterkonto Geld, hier wird jedes Konto wie ein separat geführtes Kontokorrentkonto aus dem Gebührenverzeichnis geführt.
Fazit: Als Personaldienstleister effizient Buch führen
Auch Personaldienstleistungsfirmen müssen saubere Bücher führen. An dieser Stelle geht es einfach darum, alle Zahlungsströme im Auge zu behalten, diese effizient zusammenzufassen und natürlich alle Voranmeldungen fristgerecht einzureichen. Mit der richtigen Software auf Knopfdruck kein Problem. Zum Glück bieten moderne Girokonten heute die Möglichkeit und dank Zahlungskarten können Mitarbeiter im Außendienst einfach flexibel agieren.
Foto von Sora Shimazaki: https://www.pexels.com/de-de/foto/crop-kollegen-handeschutteln-im-buro-5673488/
