Effektive Mitarbeiterkommunikation fördern und erhalten

Ein Gastbeitrag von Anna Hoffmann

Ohne Kommunikation sind Unternehmen nicht zu denken, da deren Mitarbeiter vom Firmeninhaber bis zum Lieferanten stets in Kontakt mit anderen Menschen treten müssen. Deshalb ist es von größter Bedeutung, das Potenzial intersubjektiver Beziehungen in der Firmenstruktur zu fördern und daraus einen Nutzen zu schlagen. Je unkomplizierter und präziser die Kommunikationswege sind, desto produktiver können alle Ebenen einer Firma arbeiten. Experten haben folgende Leitfäden entwickelt.

Potenziale entdecken und nutzen

80 Prozent aller Aufgaben einer Führungsperson werden durch Kommunikation verwirklicht, da Mitarbeitergespräche geführt werden müssen, Kontakt zwischen verschiedenen Abteilungen gehalten werden muss und letztlich auch Verwaltungsaufgaben in digitaler Form durchgeführt werden müssen, die wiederum andere Mitarbeiter erhalten. Ebenso müssen jedoch alle Mitarbeiter in verschiedenem Maße kommunizieren. Kommunikation birgt jedoch Probleme, wie bspw. die Uneindeutigkeit, sodass Missverständnisse eintreten müssen. Dies lässt sich nicht umgehen, der Umstand muss jedoch zumindest im Unternehmen reflektiert werden.

Mehr als die Hälfte aller Probleme, Irrtümer oder Fehlentscheidungen lassen sich auf die Kommunikation zurückführen. Als Hauptfehlerquellen können folgende Parameter genannt werden:

• Bedeutsamkeit: Gerade Firmenleitungen und Führungspersonen widmen der firmeninternen Kommunikation zu wenig Aufmerksamkeit, sodass Kommunikationsmöglichkeiten und Kanäle schlicht fehlen.
• Qualifizierung der Führungspersonen: Viele Führungskräfte sind nicht geschult, wie mit Angestellten kommuniziert werden muss. Gespräche mit Langzeiterkrankten oder problematischen Arbeitnehmern werden nicht professionell erlernt.
• Zielgruppenorientierung: Es wird nicht beachtet, an wen die Informationen übermittelt werden, sodass Missverständnisse entstehen.
• Kommunikationskanal: Der Weg der Äußerung ist nicht für jeden gleichermaßen gut verwendbar oder erreicht die fokussierten Personen nicht.
• Zeitpunkt der Kommunikation: Informationen werden zu spät oder mit zu starker Verzögerung übermittelt.

Wer sich diese Probleme verinnerlicht, wird Potenziale entdecken, die es zu nutzen gilt. Wird hier strategisch vorgegangen, können die ermittelten Probleme mittel- und langfristig behoben werden. Aus diesen fünf Gründen ergibt sich die Folge, dass Informationen entfallen, verfälscht werden oder mit weiteren Informationen versehen werden. Die Abläufe können dadurch nicht wie gewünscht ablaufen.

Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation

Sind die Fehler aufgedeckt, ergeben sich mitunter verschiedene Maßnahmen, um sie zu beheben. Dabei können die Verbesserungen auf allen grundlegenden Kommunikationskanälen (Face-to-Face, Druck und digital) durchgeführt werden. Führungskräfte müssen zur Verbesserung der firmeninternen Kommunikation Standards setzten und sich aktiv mit der Kommunikation befassen. Weiteres Führungspersonal muss geschult werden, damit die Verantwortlichen mit gutem Beispiel vorangehen können.

Folgende Grundsätze, die zur Verbesserung genutzt werden können, lassen sich festhalten:

• Direkte Weitergabe: Der Kommunizierende sollte die Information möglichst direkt an den gewünschten Empfänger weitergeben.
• Bündelung: Bei mehreren Empfängern von einer Information sollte versucht werden, möglichst zeitgleich mit allen zu kommunizieren.
• Kanalwahl: Kommunikationskanäle können miteinander verbunden werden.
• Zielgruppenansprache: Die Kommunikation sollte der Zielgruppe entsprechen und möglichst verständlich sein.
• Rückfragemöglichkeiten: Missverständnisse sind normal, sodass allen ermöglicht werden muss, Rückfragen zu stellen.
• Zugänglichkeit: Die Informationen müssen für alle Mitarbeiter gleich einfach erreichbar sein.
• Schriftlichkeit: Schriftliche Informationen, digital oder gedruckt, können wiederholt wahrgenommen werden, sodass Missverständnisse umgangen werden können.
• Diversity: Aspekte wie kulturelle Besonderheiten, Geschlecht, Alter und Religion der Beschäftigten bzw. Zielgruppen müssen Beachtung finden.

Weitere ausführliche Informationen finden Sie hier.

Kontakt:
Anna Hoffmann
Perwiss
Olvenstedter Straße 39/40
39108 Magdeburg

Telefon: 0391 734 74 08
Telefax: 0391 734 74 09
E-Mail: hoffmann@perwiss.de
Internet: www.perwiss.de