d.vinci mal anders
Aufgabenstellung: Dokumentation eines Bildungsverlaufs
Die evangelische Stiftung Hephata hat schon seit Jahren erfolgreich die Bewerbermanagement-Software d.vinci im Einsatz. Doch die Software-Lösung überzeugt nicht nur als klassisches Bewerbermanagementsystem: Als der Kunde eine Softwarelösung brauchte, um Bildungsprozesse zu dokumentieren, war d.vinci ebenfalls die erste Wahl.
Manchmal muss man eben um die Ecke denken: Eine fehlende Prozesssteuerung, Listen nur für Eingeweihte und die Notwendigkeit, lückenlos zu dokumentieren, zeigten bei der evangelischen Stiftung Hephata den Bedarf an Softwareunterstützung. Die Stiftung engagiert sich an der Seite von rund 2.600 Menschen mit Behinderung in 34 Orten in Nordrhein-Westfalen an über 130 Adressen mit Angeboten zum Wohnen, Arbeiten, Bildung und Beratung.
Um als Bildungsträger im Rahmen der AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) zertifiziert zu werden, wurde ein Tool benötigt, mit dem der Bildungsverlauf eines jeden Teilnehmers umfassend und detailliert dokumentiert werden kann. Hinzu kam, dass die Bundesagentur für Arbeit in ihrem Fachkonzept HEGA (Fachkonzept für Eingangsverfahren und Berufsbildungsbereich in Werkstätten für behinderte Menschen) ebenfalls Anforderungen stellt. Das einzusetzende Tool sollte Kandidaten in einem geregelten und dokumentierten Prozess (Workflow) abbilden. Bei den Teilnehmern handelt es sich um Menschen mit geistigen und/oder schwerst-mehrfachen Behinderungen, die im Rahmen einer ca. zweijährigen Bildungsmaßnahme auf den 1. allgemeinen Arbeitsmarkt oder alternativ auf eine Beschäftigung in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung (WfbM) vorbereitet werden.
Die Stiftung Hephata verwendet d.vinci bereits seit 2010 als „klassisches“ Bewerbermanagementsystem. Und da die User von den Möglichkeiten und dem einfachen Handling d.vincis überzeugt sind, kam man schnell zu der Überlegung, das e-Recruiting-Tool einfach für die Verwaltung von Bildungsprozessen mit zu benutzen. Dabei war es besonders wichtig, die zukünftigen User (Bildungsbegleiter und Berufsbildner) direkt in die Umsetzung einzubinden, um gleichzeitig eingefahrene Strukturen gewinnbringend aufzubrechen. d.vinci hat diese Anforderungen erfüllt und überzeugte letztlich mit der leichten Bedienbarkeit und hohen Informationsdichte.
Entstanden ist eine Software, die statt Bewerbern die Teilnehmer einer Bildungsmaßnahme verwaltet und die die User regelmäßig über den jeweils aktuellen Prozess auf dem laufenden hält, sowie daran erinnert, welche Schritte und Maßnahmen fristgerecht durchzuführen sind. Die Bildungsprozesse der einzelnen Teilnehmer werden systematisch und für alle User nachvollziehbar dokumentiert – und das alles bei einfacher und intuitiver Bedienbarkeit. Der User hat zudem die Möglichkeit, Termine mit Teilnehmern und gesetzlichen Betreuern zu organisieren, sich Aufgaben durch eine Wiedervorlage-Option in Erinnerung zu rufen und jeglichen Schriftverkehr im System zu erstellen. Durch dieses effiziente Teilnehmer-Management können die Zugriffe auf Informationen besser gesteuert werden, wodurch für alle User eine größere Transparenz geschaffen wird.
Nur wenige Anpassungen des Standard-d.vinci durch das Hamburger Entwicklerteam der delphi HR-Systems GmbH waren notwendig. In Form von neuen Icons, neuen Prozessen und Erinnerungen entstand im Rahmen von nur 2 Monaten aus einer reinen Bewerbermanagement-Software zusätzlich eine praxisgerechte Lösung zur systematischen Abbildung von Bildungsprozessen – maßgeschneidert für die Bedürfnisse der Stiftung Hephata. Im September 2013 wurde das Tool bereits durch die Bundesagentur abgenommen.
Über delphi:
Seit mehr als 25 Jahren vertrauen Konzerne, mittelständische Unternehmen und Dienstleister auf delphi als Recruiting-Spezialist. In den Bereichen Personalmarketing, Personalgewinnung und Bewerbermanagement stehen wir unseren Kunden zur Seite und entwickeln partnerschaftlich kreative, individuelle und zeitgemäße Recruiting-Lösungen. vinci ist ein aus der Praxis – für die Praxis entwickeltes web- und rollenbasiertes eRecruitingsystem für Online-, E-Mail- und Printbewerbungen, das sich innerhalb weniger Jahre international etabliert hat und heute von über 250.000 Anwendern in mehr als 60 Ländern weltweit erfolgreich eingesetzt wird.
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