Vorsprung durch Zeit: Ein Gespräch über den optimalen Rekrutierungsprozess

In Zeiten fallender Budgets in vielen Unternehmensbereichen haben es auch HR-Abteilungen zunehmend schwerer. Sie stehen vor der Herausforderung mit niedrigem Budget noch effizienter zu sein. Denn: Trotz der wirtschaftlichen Krise sind sie nach wie vor auf der Suche nach Fach- und Führungskräften, die durch ihr Expertenwissen oft den Unterschied zu den direkten Wettbewerbern ausmachen können. Effizienz ist vor allem dann gefragt, wenn es darum geht, nach einer Stellenausschreibung möglichst schnell den richtigen Kandidaten zu finden, ohne dass die Selektierung der Bewerbungen zu oberflächlich geschieht. Gerade im Mittelstand ist dies die zeitaufwendigste und kostenintensivste Phase im Recruiting. Wir haben mit Jochen Kootz, Personalreferent von Hotel Reservation Service (HRS) sowie mit Frank Hensgens, Vorstand der StepStone Deutschland AG über mögliche Recruiting-Strategien für Mittelständler vor diesem Hintergrund gesprochen.

Frage: Herr Kootz, vor welchen typischen Herausforderungen hinsichtlich des Rekrutierungsprozesses stehen Unternehmen Ihrer Größe?

Jochen Kotz: Typisch für ein Online-Unternehmen wie HRS ist die Tatsache, dass wir einen sehr breiten Kandidatenkreis ansprechen. Das beginnt bei IT-Spezialisten, Online-Marketing-Experten bis hin zu Fachkräften im Vertrieb, Controlling, Kundenservice und nicht zu vergessen im Hotel-Contracting. HRS ist das führende Hotelportal in Deutschland. Entsprechend viele Bewerbungen erhalten wir, was natürlich sehr schön ist. Das bedeutet aber auch einen extrem hohen Aufwand – zeitlich und administrativ. Und das geht wiederum oft zu Lasten der eigentlichen Kernaufgaben einer HR-Abteilung, wie dem umfangreichen Kandidaten-Screening oder der intensiven Kommunikation mit geeigneten Bewerbern.

Frank Hensgens: Das ist eine Rückmeldung, die wir von zahlreichen Kunden bekommen. Gerade für Mittelständler geht es darum, nachhaltiges Recruitment zu betreiben. Das heißt: die besten Kandidaten für das eigene Unternehmen zu gewinnen und dabei kostenorientiert, ergebniseffizient und vorausschauend vorzugehen. Das ist natürlich leicht gesagt. Aber es gilt trotzdem, sich langfristig strategisch so aufzustellen, dass genau diese Vorgaben umgesetzt werden können.

Frage: Sie sprechen es selbst an. Wie können diese Vorgaben konkret umgesetzt werden?

Frank Hensgens: Mittelständische Unternehmen können sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern, indem sie einerseits ihr Recruiting automatisieren und andererseits zielgruppengenau vorgehen. Oft ist es im Mittelstand so, dass sich eine einzige Person mit allen Aspekten der Rekrutierung auseinandersetzen muss – vom Text der Stellenanzeige über die Implementierung auf Online-Jobbörsen bis hin zur Auswertung der Bewerbungen und der Eruierung der einzelnen Kandidaten. Folge: Es geht viel Zeit ins Land – Zeit, in der sich der ideale Kandidat vielleicht schon für ein anderes Unternehmen entschieden hat. Aus meiner Sicht kann eine Automatisierung des gesamten Arbeitsablaufes eine wirksame Hilfe sein. Automatische Online-Bewerbungsformulare haben für Unternehmen einen entscheidenden Vorteil: Sie sind zuverlässig in der Bewertung der Kandidaten und vor allem sparen sie wertvolle Arbeitszeit. Eine entscheidende Frage gerade für Mittelständler, wo Reaktionsfähigkeit auf allen Ebenen des unternehmerischen Handelns gefragt ist

Frage: Deckt sich das mit Ihrer Erfahrung, Herr Kootz?

Jochen Kootz: Unbedingt. Die Zeit, die wir in den administrativen Teil der Rekrutierung von Fachkräften stecken, fehlt uns an anderer Stelle – etwa wenn es darum geht, die wirklich besten Kandidaten zu finden und mit Ihnen intensive Gespräche zu führen. Aus diesem Grund sind wir dazu übergegangen, einen E-Recruitment-Service zu nutzen und so unsere HR-Prozesse zu vereinfachen und letztlich auch zu beschleunigen.

Frage: Aber ist eine entsprechende Software-Lösung für Mittelständler nicht zu teuer?

Frank Hensgens: Nicht zwangsläufig. Wir haben ein Produkt eingeführt, dass web-basiert und speziell auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen zugeschnitten ist: den Candidate Tracker. Dabei handelt es sich um ein System, das sehr kostengünstig ist und über das gerade kleinere und mittelständische Unternehmen sehr leicht ihren Rekrutierungsprozess automatisieren können.

Frage: Herr Kootz, Sie arbeiten mit diesem System. Wie sind Ihre Erfahrungen?

Jochen Kootz: Wir waren am Anfang sehr gespannt, was uns die Arbeit mit dem Candidate Tracker tatsächlich bringt. Nach der Auswertung des Bewerbungsprozesses waren wir allerdings positiv überrascht. Wir sind viel effizienter geworden und konnten die internen Arbeitsabläufe straffen. Darüber hinaus ist es uns gelungen, den gesamten Bewerbungsprozess übersichtlicher und transparenter zu gestalten. Bestes Beispiel: Durch die automatisierte Korrespondenz mit den Bewerbern per Mail sparen wir wertvolle Zeit. Zudem besonders wichtig: Wir sind nun in der Lage, einen Bewerber schneller richtig einzuordnen und seine Fähigkeiten zu bewerten. Kurz: Wir konnten innerhalb kurzer Zeit unseren Rekrutierungsprozess optimieren und so wertvolle Zeit für unsere Kernaufgaben „frei schaufeln“.

Frage: Letzte Frage an Sie, Herr Hensgens. Ist der Rekrutierungsprozess der Zukunft nur noch über automatisierte Software denkbar?

Frank Hensgens: Nein – am Ende des Tages geht es darum, Menschen für das eigene Unternehmen zu finden, die sich mit ihrer Aufgabe und ihrem Arbeitgeber identifizieren. Dazu gehört immer der direkte Kontakt und eine eingehende Kommunikation mit den richtigen Kandidaten. Genau da liegt der Hase im Pfeffer. Denn mehr denn je wird es in Zukunft für mittelständische Unternehmen wie auch für Konzerne darum gehen, aus einer großen Gruppe an Bewerbern die richtigen Kandidaten zu filtern und diese dann intensiv kennenzulernen. Dazu brauchen HR-Verantwortliche  Zeit und Ressourcen. Und genau da können E-Recruitment-Lösungen helfen. Mittelständler sind dann darauf angewiesen, dass diese Lösungen bezahlbar bleiben und in die Unternehmensstruktur passen. Hier versuchen wir zu helfen.

Herr Hensgens, Herr Kootz, vielen Dank für das Gespräch.