Kosteneinsparung bei Dokumentenprozessen unter dem Blickwinkel der DSGVO und weiterer Neuerungen für Unternehmen
Das Jahr 2018 wird für viele Unternehmen, egal ob Mittelstand und Konzern, zu einem Jahr des Aufbruchs und des Umbruchs, denn die stetig steigende Digitalisierung der Geschäftsprozesse (nicht nur in den Bereichen Human Resources und Finanzen) greift immer mehr um sich.
Auch sind Kosteneinsparungen, Optimierungen und Verbesserungen nötig, damit man dem Wettbewerb aus dem In- und Ausland ebenso trotzen kann, wie dem steigenden Kostendruck durch neue Verordnungen, steigende Zinsen und einem andauernden Margendruck von Kunden, Lieferanten und Zulieferern.
Diesem gilt es mit Innovationen und vor allem Prozessoptimierungen in allen Abteilungen entgegen zu stehen.
Ein an sich naheliegender Ansatz wird dabei meist vergessen, das Arbeiten an Dokumenten und Unterlagen, denn wie so oft – man übersieht das Naheliegende – und schaut meist nur in die Ferne. Doch bedenkt man, was man alles auf Papier bringt, sieht man welche Chancen sich hier für Unternehmen in 2018 bieten. Ob Angebote zur internen und externen Abstimmung, anwaltliche Korrespondenz, Protokolle, Mitgliederinformationen, Studien, Rundschreiben, Newsletter, Stellenanzeigen und vieles mehr – erfordern die Abstimmung von mehreren Personen und Abteilungen – intern wie extern. Und diese Dokumente werden in aller Regel per E-mail kommentiert, verschickt, zwischengespeichert und vieles mehr.
Am Ende gibt es 20 unterschiedliche Versionen und 34 gespeicherte Dokumente zu einem Thema. Und natürlich keine nachvollziehbare Historie für sharesholder, stakeholder und Entscheidungsträger, welche ja gerade unter dem Eindruck von Basel 3, DGSVO und vor allem in Hinblick auf Ihre hoffentlich abgeschlossene D&O-Versicherung (Directors-and-Officers-Versicherung, auch Organ- oder Manager-Haftpflichtversicherung) in der Haftung und vor allem Verantwortung stehen.
Eine Lösung dazu hat das Münchener Unternehmen Smartwork Solutions GmbH unter dem Namen SMASHDOCS (https://SMASHDOCs.net) entwickelt und zwar einen neuartiges, intelligentes Dokument, mit dem es möglich ist mit unterschiedlichsten Personen auf nur einem Dokument zu arbeiten.
Diese deutsche Software -Lösung hat aktuell schon die Bitkom als Branchenverband der IT im Einsatz ebenso wie namhafte Innovatoren aus Mittelstand bis hin zu multi-publishing Verlagen, welche damit die Produktivität um ein Vielfaches steigern. Dabei nicht eingerechnet sind die Einsparungen, die einhergehen in Bezug auf die Archivierung der betriebsnotwendigen Dokumente in den unterschiedlichen Versionen auf Content Management Systemen, Servern oder in einem HSM, dem Hierarchical Storage Management.
Mehr Infos zu der patentierten Textverarbeitungssoftware finden Sie unter SMASHDOCs.net sowie für den Einsatz im Unternehmens-Umfeld unter https://www.smashdocs.net/de/juristisches/.
Thomas Schulze
Digital Marketing Manager
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