Dokumente mit QR-Codes digitalisieren
QR-Codes in Deutschland – kann das gut gehen?
Von Roger Vogel, HR4YOU
Zugegeben der Trend der QR-Codes ist an Deutschland in der Breite vorbeigegangen und das, obwohl die Nützlichkeit nicht von der Hand zu weisen ist. Denn wer kein Interesse daran hat umständlich eine URL abzutippen oder per Google nach der richtigen Zieladresse zu suchen, für den stellt ein QR-Code eigentlich eine Vereinfachung dar. Zumal die meisten Smartphone-Kamera-Apps die QR-Codes von selbst erkennen bzw. über einen implementierten Modus verfügen, welcher die Erkennung übernimmt und doch scheint die Verbreitung des QR-Codes faktisch nicht gegeben zu sein. Eventuell ist der Deutsche aber auch einfach zu misstrauisch, als dass er einer Information vertraute, die sich hinter einer Grafik verbirgt, dessen Überprüfung weitere Arbeitsschritte nach sich zieht. Die Lösung für dieses Problem kann nur sein, die eigenen QR-Codes für die internen Prozesse zu nutzen, damit das Vertrauensproblem bedeutungslos wird. Aber wie klappt das jetzt?
QR-Codes für Unternehmensprozesse kinderleicht einbinden und nutzen
Das Dilemma mit den QR-Codes gehört nun der Vergangenheit an, denn mit dem neuen Modul: QR-Code-Recognition für HR4YOU-Installationen besteht endlich die Möglichkeit einen sinnvollen Workflow zu erstellen, der besonders die Papier-Stapel-Verarbeitung deutlich vereinfacht. Die Logik hinter der Funktion ist denkbar einfach und genial umgesetzt: Denn selbst wenn ein Scanner die OCR-Funktion über die Software beherrscht, so fehlt doch noch die direkte Zuordnung zum eigentlichen Zieldatensatz, und zwar unabhängig davon, ob der Inhalt des Dokuments richtig erkannt wurde oder nicht. An dieser Stelle setzt die HR4YOU-QR-Code-Funktion an.
Dank HR4YOU ist endlich das volle Potential des QR-Codes nutzbar – Versprochen!
Zusammen mit den Schlagworten Industrie 4.0 und papierlosem Büro denkt womöglich kaum noch jemand an Dokumente in Papierform, schließlich lassen sich alle Unterlagen elektronisch signieren und unterschreiben. Diese vollkommen richtige Feststellung kollidiert nur mit den üblichen Unternehmensrealitäten, die eher diesen Weg abbilden: digital aus dem System -> Druck zur Unterschrift -> Digitalisierung und Ablage -> Einpflegen ins System. Und genau für diese Zielgruppe bedeutet das QR-Modul eine maximale Erleichterung dank umfangreicher Zeitersparnis. Denn auf Wunsch kann jedes Dokument, welches aus dem System kommt mit einem QR-Code versehen werden, sodass beim anschließenden Scannen dieses QR-Codes eine direkten Zuordnung des Dokuments zum Datensatz des jeweiligen Nutzers ganz automatisch funktioniert. Selbst wenn mehrere Dokumente mit unterschiedlichen QR-Codes in einer riesigen PDF-Datei vorkommen, erlaubt es die intelligente Parsing-Logik des HR4YOU-Moduls die richtige Zuordnung vorzunehmen.
Und wenn ich bereits alle Dokumente ausgedruckt und QR-Code-frei vorliegen habe?
Auch dieser typische Fall lässt sich mit dem Modul abbilden, denn es ist ebenso möglich QR-Codes zu drucken, und mittels Etiketten auf die Papierdokumente zu kleben. Natürlich ist dieser Weg eher ein Workaround, welcher aber gerade für noch nicht digitalisierte Personalakten von Vorteil sein kann. Schließlich müssen auch Altdatenbestände elektronisch nutzbar sein und dies im besten Fall ohne manuelles Erfassen im Bedarfsfall. Gelingt es darüber hinaus auch das „Papier“ überflüssig zu machen, dann entfällt auch diese „Notlösung“. Denn effektiver ist die sofortige Ausfertigung der Dokumente mit den richtigen QR-Code-Kennungen, die Verwechslungen und eine falsche Zuordnung unmöglich machen. Für Unternehmen die nicht alle Prozesse in einer Software abbilden, kann diese Form der Arbeitsabwicklung dennoch vorteilhaft sein.
Über HR4YOU
Seit der Gründung im Jahr 2000 gehört HR4YOU zu den führenden Anbietern im Bereich Software für die Personalwirtschaft. Das Produkt- und Dienstleistungsangebot erstreckt sich auf die Entwicklung, den Vertrieb und die Betreuung von Anwendersoftware. Das Unternehmen bietet Software im Bereich Recruiting und Personalentwicklung, Vendormanagement, Personalberatung und -vermittlung, Personaldienstleister bzw. Zeitarbeit, Transfergesellschaften und Outplacement-Dienstleister.
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