Recruiting mit Liste und Mailprogramm: ineffizient und teuer

Dominik Faber
Dominik Faber

Händische Verfahren in der Personalgewinnung kosten Geld und sind mit Imagerisiken verbunden.

Nur eine Minderheit der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland nutzt bislang professionelle E-Recruiting-Systeme. Händische Verfahren gelten nach wie vor als „billiger“. Eine nüchterne Betrachtung aber zeigt: Arbeitgeber nehmen damit neben qualitativen Defiziten auch höhere Kosten in Kauf.

Eine von Absolventen der Uni Pforzheim in Zusammenarbeit mit softgarden durchgeführte Umfrage unter 276 kleinen und mittleren Unternehmen ergab: Nicht einmal ein Drittel von ihnen nutzt E-Recruiting-Systeme, bei den Arbeitgebern mit weniger als 100 Mitarbeitern waren es nur 18 Prozent. Ein häufiges Argument der Recruitingverantwortlichen: Händische Verfahren seien einfach günstiger und daher für kleine und mittelständische Unternehmen passender. Doch stimmt das?

Zeitintensive manuelle Tätigkeiten
Bearbeiten Unternehmen ihre Bewerbungen per Excel und Mailprogramm, fallen zahlreiche manuelle Tätigkeiten an: Recruiter müssen die Bewerbungen einpflegen und die Liste kontinuierlich aktualisieren. Sie veröffentlichen manuell Stellenanzeigen auf der Website und in Jobbörsen, führen die Bewerberkorrespondenz und verschicken Zwischenbescheide, Absagen etc. Sie müssen zudem die Kandidatenhistorie nachverfolgen (frühere Bewerbungen?) und sich intern mit den Fachbereichen abstimmen. „Günstig“ sind solche Verfahren nur, wenn die interne Manpower nicht als Kostenfaktor berechnet wird.

Kosten händischer Recruitingverfahren
Doch das ist eine Milchmädchenrechnung. „Aus Kundengesprächen mit Verantwortlichen wissen wir: Die händische Bearbeitung von Bewerbungen nimmt bei 100 Bewerbungen im Monat im Vergleich zur benötigten Manpower bei Einsatz einer professionellen Recrutinglösung schnell zusätzlich eine halbe Vollzeitstelle (0,5 FTE) eines Personalers in Anspruch“, berichtet Dominik Faber, Gründer und Geschäftsführer von softgarden. Und die kostet. Gehen wir zunächst im Sinn des Arbeitgebers optimistisch davon aus, dass ein Personalreferent in Vollzeit rund 40.000 Euro im Jahr verdient – auch wenn es in den meisten Fällen deutlich mehr ist.

Kosten für professionelles E-Recruiting deutlich niedriger
Rechnen wir, sehr grob kalkuliert, einen Lohnnebenkostenanteil von 20 Prozent hinzu, so kostet ein Vollzeitäquivalent bei einem Personalreferenten aktuell mindestens 48.000 Euro pro Jahr. Die für die Bearbeitung von 100 Bewerbungen im Monat anfallende halbe FTE läge bei 24.000 Euro. Zum Vergleich: Eine professionelle Systemlösung, die 15 monatlich parallel ausgeschriebene Vakanzen erlaubt, kostet derzeit bei softgarden 4.740 Euro im Jahr. Die Kosten für eine professionelle Systemlösung machen also rund 20 Prozent der Kosten für ein händisches Verfahren aus.

Händische Verfahren führen zu einem unprofessionellen Image
Weitaus wichtiger als Kosten- sind jedoch Qualitätsüberlegungen: Mittelständische Wachstumsunternehmen mit ihren kleinen Personalabteilungen können es sich nicht leisten, einen beträchtlichen Teil ihrer überschaubaren HR-Manpower in administrativen Routinen zu verbrennen, die einfach durch digitale Systeme zu leisten sind. Der händische Prozess ist aufgrund der Bruchlinien zwischen den benutzten Systemen zudem besonders anfällig für Störungen: Kandidaten werden vergessen, Bewerbungen nicht rechtzeitig an die Fachbereiche weitergeleitet – oder diese lassen sich mit dem Feedback recht lange Zeit. Die Folge: Viele Bewerber erhalten erst gar keine Rückmeldung. Kandidaten empfinden Arbeitgeber mit händischen Prozessen deshalb schnell als unprofessionell und verlieren das Interesse.

Recruiting ohne System: ineffizient und zu teuer
Während früher hohe Implementierungs- und Pflegeaufwände dem Einsatz von E-Recruitingsystemen in kleineren und mittleren Unternehmen entgegenstanden, hat der Siegeszug der Cloud dieses Hindernis beseitigt. „Das gilt heute selbst für kleine Unternehmen mit geringem Bedarf an Mitarbeitern. Händische Recruitingverfahren sind nicht nur ineffizient, sondern mittlerweile auch einfach zu teuer. Die Digitalisierung des Verfahrens bringt echte Kostenvorteile“, sagt softgarden-Geschäftsführer Faber.

Über softgarden e-recruiting GmbH
Die E-Recruitingplattform softgarden bietet technisch zeitgemäße Lösungen im E-Recruiting, die Mediengewohnheiten und Perspektiven von Kandidaten integrieren. Online-Bewerbungen sollen dadurch so einfach werden wie Online-Shopping. HR-Manager bearbeiten mit softgarden effizient Vakanzen und Bewerbungen und bieten Fachbereichen eine bequeme Möglichkeit, sich im Prozess zu engagieren. Große wie kleine Arbeitgeber optimieren mit softgarden ihre Bewerbungsprozesse und gewinnen bessere Bewerber. Denn die Qualität von Recruitingprozessen ist ein wichtiger Aspekt der Arbeitgebermarke. softgarden bietet einen möglichst umfassenden Service im Recruiting und macht relevante Angebote aus einer Hand und auf einer Plattform für Kunden zugänglich.
www.softgarden.de

Kontakt

softgarden e-recruiting GmbH
Maike Petersen

Telefon: +49 (0) 30 884 940 527

E-Mail: Maike.Petersen ( ) softgarden.de

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