Gestaltungsgrundlagen und Prozessoptimierung von Arbeitszeugnissen
Stets zur vollsten Zufriedenheit
Die Optimierung des HR-Managements – also die Verwaltung der Human Resources, des Personals – steckt in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Gerade beim Thema Arbeitszeugnisse ist es nicht nur sinnvoll, sondern auch erforderlich, die Prozesse, die zur Erstellung der Dokumente verwendet werden, zu optimieren.
Die Gestaltungsgrundlagen von Arbeitszeugnissen
Der Grund dafür ist einfach. Arbeitszeugnisse unterliegen per Gesetz strengen Auflagen, Gestaltungsfreiheit gibt es für den Unternehmer wenig.
Aufgrund der starren Vorlagen ist es zeitaufwendig ein Arbeitszeugnis zu erstellen, nicht zuletzt, da alles ganz genau geprüft werden muss, bevor es dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird.
Folgendes muss im Hinblick auf die formellen Grundlagen beachtet werden:
- das Zeugnis muss auf dem firmenüblichen Geschäftspapier ausgestellt sein
- es muss PC- oder maschinengeschrieben sein
- es darf nicht elektronisch übermittelt werden
- es darf nicht unleserlich sein
- es muss im Original unterzeichnet werden
Des Weiteren ist eine gesetzliche Wohlwollenspflicht vorgesehen, was bedeutet, dass selbst negative Zusammenhänge positiv formuliert werden müssen. Damit soll sichergestellt werden, dass dem Arbeitnehmer aus dem Zeugnis keine Probleme bei zukünftigen Bewerbungen entstehen.
Weitere inhaltliche Gestaltungsgrundlagen beziehen sich außerdem auf die namentliche Nennung des Beschäftigten, das Ausstellungsdatum und den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer beschäftigt war. Der Hauptteil eines Arbeitszeugnisses bezieht sich auf die Beschreibung und die Beurteilung der Tätigkeit des Arbeitnehmers, sowie einer Beurteilung seiner Leistungen und seines Verhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kollegen.
Aufwendige Prozesse optimieren
Da schon der kleinste Verstoß gegen die strengen Grundlagen zu einer Klage führen kann, ist die Personalabteilung gezwungen besondere Vorsicht bei der Erstellung walten zu lassen. Muss nun für jeden ausscheidenden Mitarbeiter ein von Grund auf neues Zeugnis angelegt und ausgestellt werden, ist das zeitintensiv und aufwendig.
Also gilt es die Prozesse zur Erstellung der Leistungsbeurteilung zu optimieren, damit Zeit für andere Dinge, die der Personalabteilung unterliegen, geschaffen wird.
Um das zu erreichen, gibt es Tools, die es ermöglichen, korrekte Formulierungen automatisch einzusetzen und damit das Arbeitszeugnis rechtssicher zu machen. Natürlich können auch beispielsweise Datum und Namen einfach eingesetzt werden, um den Erstellungsprozess zu erleichtern, aber das Hauptaugenmerk liegt auf dem ausformulierten Text, der den gesetzlichen Vorgaben unbedingt standhalten muss. Ist das nicht der Fall, muss das Arbeitszeugnis auf Wunsch des Arbeitgebers oder schlimmstenfalls per gerichtliche Anordnung erneut erstellt werden – was wiederum noch mehr Zeit beansprucht. Mit Softwarelösungen für den HR-Bereich können solche Prozesse verhindert werden, da sie von vornherein darauf achten, dass die zu erstellenden Arbeitszeugnisse den rechtlichen Grundlagen entsprechen.
Fazit: Prozessoptimierung spart Zeit und Aufwand
Werden Programme zur Optimierung eingesetzt, gewinnt die Personalabteilung Zeit für ihre eigentlichen Kernkompetenzen und hat weniger Aufwand. Per Mausklick können Formulierungen richtig eingesetzt werden und anhand von Vorlagen stimmen auch die formellen Auflagen, die ein Arbeitszeugnis erfüllen muss.
