Sein oder nicht sein – die Zukunft von Microsoft Excel

Disruptive Technologien wie das Internet haben dazu beigetragen, die Geschäftswelt umzukrempeln. Das zeigt allein schon die Tatsache, dass von der 1995er Fortune-Liste der 500 größten Unternehmen gerade einmal 24 heute noch auftauchen.

Die meisten Unternehmen agieren heute in einem globalen Umfeld und in sich schnell verändernden Märkten. Unter diesen Bedingungen sind Organisationen gut beraten, sich nicht mehr auf Tools zu verlassen, die für eine Zeit entworfen wurden, als Planungsarbeit ein jährlicher, linearer Top-down-Prozess war. Keine Firma kann sich heute noch den Luxus leisten, 77 Tage auf die Aufstellung eines Jahresplans zu verwenden. Der Wandel ist heute an der Tagesordnung und genauso flexibel muss auch der Planungsprozess ablaufen.

Diese neue Wirklichkeit veranlasst Organisationen, sich mehr und mehr von Microsoft Excel abzuwenden — immerhin für Jahrzehnte die Standard-Planungsanwendung für wirklich jede Branche. Die sich rasant verändernde Welt hat die bekannten Unannehmlichkeiten von Tabellenkalkulationen in den Hintergrund gedrängt: Kopfschmerzen bei der Versionskontrolle, von Backend-Systemen getrennte Tabellenkalkulationen, Fehler durch manuelle Dateneingabe, ungeschickte E-Mail-Zusammenarbeit, Beschränkungen beim Datenimport und vieles mehr.

Das erklärt den Erfolg Cloud-basierter Planungssoftware von Unternehmen wie Blackline, Coupa, Smartsheet, Zuora und Adaptive Insights, einem Workday Unternehmen. Die Lösungen haben die grundlegenden Fähigkeiten der altehrwürdigen Tabellenkalkulation genutzt und sie in etwas Neues verwandelt: automatisiert, intuitiv, kollaborativ, integriert und immer auf dem neuesten Stand. So wie die Tabellenkalkulationssoftware von Microsoft letztlich Lotus 1-2-3 und andere Programme im Vor-Internet-Zeitalter überholte, entwickelten sich Cloud-Planungslösungen zur ersten Wahl für Unternehmen, die in der heutigen Zeit, in der alles möglichst sofort passieren muss, Flexibilität suchen.

Zahlreiche Privatpersonen verwenden Excel nach wie vor als persönliches Tool, sodass es wahrscheinlich nicht verschwinden wird. Aber für unternehmensweite Finanz-, Umsatz- und Personalplanung wird die Zukunft anders aussehen als die Vergangenheit. Hier ein Ausblick:

• Prozessautomatisierung schafft Platz für hochwertige Aufgaben. Finanzverantwortliche berichten, dass Angestellte etwa 83 Prozent ihrer Arbeitszeit für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und -konsolidierung aufwenden. Der Austausch von Spreadsheets gegen Cloud-basierte Lösungen für Budgetierung oder Prognosen trägt dazu bei, manuelle Aufgaben zu automatisieren – und die Mitarbeiter von Routineaufgaben zu befreien. So bleibt Nutzern mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Jederzeit verfügbarer Zugang und Benutzerfreundlichkeit machen die Planungsarbeit kollaborativer und „demokratischer“. Tabellenkalkulationen sind ideal für einzelne Benutzer. In kleinen Gruppen sind sie weniger großartig. In großen Gruppen sind sie geradezu katastrophal. Cloud-Lösungen hingegen wurden für die Kollaboration entwickelt. Sie ermöglichen es jedem autorisierten Teilnehmer, jederzeit und von überall z.B. an einem Plan zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Es lässt sich immer nachvollziehen, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat. Cloud-Anbieter haben erkannt, dass erst intuitive Planungsumgebungen es ermöglichen, dass auch Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenzuarbeiten, Daten eingeben, Berichte erstellen oder Was-wäre-wenn -Szenarien ausführen.
• Planungsprozesse werden umfassender und schneller. Die Tabellenkalkulation wurde nicht für große Konzerne entwickelt – aber moderne Cloud-basierte Planungslösungen können Tausende von gleichzeitig arbeitenden Nutzern unterstützen. Die fortschrittlichste Cloud-Planungssoftware kann bei Bedarf Speicher- und Rechenressourcen hinzufügen und die Mengenbegrenzungen für Daten beseitigen, die Finanzprofis bislang das Leben erschwert haben.
• Zugriffe aus allen Bereichen der Firma. Der manuelle Import von Unternehmensdaten in Tabellenkalkulationen ist, zurückhaltend formuliert, problematisch. Cloud-Plattformen hingegen lassen automatisch Daten aus Enterprise Resource Planning-, Human Resources Management- und General Ledger-Systemen und anderen Anwendungen zusammenfließen. Diese Daten lassen sich mit einem Klick aktualisieren und die Anwender im Unternehmen immer mit den neuesten Informationen arbeiten.