Den Bewerbungsprozess mit KI-Technologien optimieren
Das Thema künstliche Intelligenz, oder kurz KI, ist derzeit in aller Munde. Das hat nicht zuletzt mit dem rasanten Vormarsch einzelner Programme – Stichwort: ChatGPT – zu tun, die den Arbeitsmarkt in unterschiedlichen Branchen auf den Kopf stellen.
Apropos Arbeitsmarkt: Wo aktuell vor allem die Fortschritte in den Bereichen Textverarbeitung und Bildbearbeitung medial in den Vordergrund gestellt werden, gibt es an anderer Stelle KI-Technologien, die schon seit Jahren im Einsatz sind – und zwar in so gut wie allen Lebensbereichen. Dazu gehört eben auch der Arbeitsmarkt. Nicht nur der berufliche Alltag ist in zahlreichen Branchen betroffen, in denen beispielsweise Arbeitskräfte ganz oder zumindest teilweise durch neue Technologien ersetzt werden. Viele Berufsbilder und -felder sind zu einem mehr oder minder ausgeprägten Grad von künstlicher Intelligenz oder zumindest Digitalisierung durchdrungen. Das beginnt bereits bei der Rekrutierung und dem gesamten Bewerbungsprozess. So greifen beispielsweise Personalberatungsfirmen und HR-Abteilungen – vor allem bei großen Unternehmen – schon seit Jahren zu intelligenten Programmen, um verschiedene Abläufe straffer und effizienter zu gestalten. Diese Programme sollen außerdem sicherstellen, dass sich der Prozess verlässlich an vorgegebenen Auswahlkriterien orientiert und so die geeignetsten Kandidaten für eine Rolle vorab sortiert. Das soll sicherstellen, dass wirklich die besten neuen Mitarbeiter für eine spezifische Rolle gefunden und rekrutiert werden.
Vermehrte Nutzung von Bewerbermanagementsystemen in der Mitarbeitergewinnung
Bewerbermanagementsysteme, allgemein bekannt unter dem Namen Automated Tracking Systems oder kurz ATS, sind heute gang und gäbe und ein integraler Bestandteil verschiedener CRM-Programme. Da die Bezeichnung Bewerbermanagementsystem recht sperrig und umständlich klingt, hat sich die englische Kurzform ATS auch im deutschen Sprachgebrauch durchgesetzt. ATS werden in verschiedenen Versionen und von unterschiedlichen Anbietern auf den Markt gebracht und helfen Personalverantwortlichen ebenso wie Personalvermittlern, die eingehenden Bewerbungsunterlagen automatisiert zu verwalten. Das heißt, sie nehmen den Mitarbeitern in der HR-Abteilung gewisse Arbeiten ab, sodass diese sich auf die Jobinterviews oder Assessment Center konzentrieren können. Um das leisten zu können, sollte ein ATS einerseits Suchoptionen bieten, mit denen anhand ausgewählter Kriterien geeignete Bewerber gefiltert oder spezifische Kandidaten ausfindig gemacht werden können.
Doch was bedeutet das im Detail und wie können Bewerber von solchen Programmen profitieren?
Wie kann man als Bewerber von ATS-Programmen profitieren?
Um auch als Bewerber beziehungsweise Kandidat für eine bestimmte Stelle von KI-Technologien im Bewerbungsprozess zu profitieren, sollte man sich einiger grundlegender Punkte bewusst sein. So heißt es beispielsweise, die Bewerbungsunterlagen, allen voran den Lebenslauf, ATS-optimiert zu gestalten, damit sie von einer Bewerbermanagement-Software erkannt und nicht gleich zu Beginn bereits aussortiert werden. Dazu gilt es, folgende Dinge zu wissen und zu beachten:
Besonders wichtig ist es, bestimmte Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige in die Vita einzubauen, da ATS-Programme durch die Bank mit ausgeklügelten Algorithmen arbeiten und die Unterlagen eben nach vorab definierten Begriffen durchforsten. Allerdings sollte man dabei nicht übertreiben und darauf achten, dass man nicht zu offensichtlich mit gewissen Keywords arbeitet. Abgesehen vom Inhalt kann man auch rein formell eine gewisse Vorarbeit leisten: So sollte der Lebenslauf eine saubere und klar unterteilte Struktur sowie ein Design haben. Dieses zeichnet sich nicht zuletzt durch eine klassische Schriftart aus, die leicht zu lesen ist. Werden verschnörkelte Schriftarten verwendet, kann es nämlich durchaus passieren, dass ein Dokument nicht vom System verarbeitet werden kann. In einem solchen Fall wäre dann die ganze Mühe umsonst gewesen, denn der Lebenslauf wird vermutlich aussortiert und der Bewerbungsprozess findet ein frühzeitiges Ende.
Um das zu verhindern, macht es durchaus Sinn, sich an Mustern und Beispielen aus dem Internet zu orientieren. Hier gibt es praktische Lebenslauf-Vorlagen für verschiedene Branchen und für Berufseinsteiger ebenso wie für Führungskräfte, die an die jeweilige Stelle angepasst und mit Keywords aus der Stellenanzeige versehen werden können. Es stehen verschiedene Layouts und Designs zur Auswahl, deren Schriftbild von jeder ATS-Software erkannt werden sollte.
Das richtige Design und Layout wählen
Auch wenn die überwiegende Mehrzahl der verwendeten Bewerbermanagementsysteme gut durchdacht ist und mit der Zeit geht, gibt es immer noch Programme, die sich schwer damit tun, Fließtext und unstrukturierte Inhalte auszuwerten. Das bedeutet, dass die Bewerbungsunterlagen oder vielmehr der Lebenslauf möglichst strukturiert aufgebaut und mit klar unterteilten Abschnitten sowie aussagekräftigen Überschriften versehen werden sollten.
Es gilt, nach Möglichkeit längere Textpassagen zu vermeiden und lieber mehr auf stichwortartige Auflistungen zu setzen. Aber der im deutschen Sprachraum gängige tabellarische Lebenslauf sieht das ohnehin vor und vollständige Sätze haben hier nichts verloren. Listen können von einem digitalen Bewerbermanagementsystem wesentlich leichter erkannt und verarbeitet werden als ganze Sätze.
Kandidaten, die bei ihrer Bewerbung unter anderem in Sachen Individualität und Kreativität überzeugen möchten, sollten im Hinterkopf behalten, dass ein digitales Applicant Tracking System vielleicht Mühe mit einem unkonventionellen Design haben könnte. Eine Vita mit zu vielen gestalterischen Elementen, seltenen Schriftarten oder einem unkonventionellen Format kann nur schlecht ausgewertet werden. Ein solcher kreativer Lebenslauf sollte daher nur an Arbeitgeber gesendet werden, die keine ATS-Programme verwenden und die außerdem selbst im kreativen Bereich tätig sind.
Mit Klassikern wie Times New Roman, Arial oder auch Helvetica fährt man hinsichtlich Bewerbermanagementsystem am besten, denn diese Schriftarten sind geradlinig und daher einfach zu lesen. Übrigens können die meisten ATS-Systeme nur Text auswerten, das heißt, auf Grafiken und Tabellen im Lebenslauf sollte möglichst verzichtet werden.
Mit Schlüsselbegriffen arbeiten
Um das Bewerbermanagement zu erleichtern, arbeiten die meisten ATS mit automatisierten Suchfiltern und Algorithmen. Diese werden zwar laufend überarbeitet und werden nicht zuletzt dank maschinellem Lernen immer intelligenter. Doch auch wenn das Schlagwort künstliche Intelligenz derzeit in aller Munde ist, so haben Maschinen doch nach wie vor Mühe, zwischen den Zeilen zu lesen, wie man so schön sagt.
Daher sollten in einem ATS-optimierten Lebenslauf unbedingt wichtige Schlagworte und Schlüsselbegriffe verwendet werden. Am besten orientiert man sich an der Jobbeschreibung beziehungsweise Stellenanzeige. Denn hier werden wichtige Fähigkeiten und Kenntnisse, eine spezifische Ausbildung oder andere Anforderungen, die für die ausgeschriebene Stelle erforderlich sind, genannt und diese können in der Bewerbung eingebaut werden.
Schlüsselwörter erhöhen die Chance, dass ein Lebenslauf beim Filtern nach gewissen Anforderungen eine Runde weiterkommt und nicht frühzeitig aussortiert wird. Dabei schadet es allerdings nicht, immer wieder auch einmal Synonyme beziehungsweise alternative Formulierungen für die in der Ausschreibung verwendeten Schlagworten zu finden, denn, wie es so schön heißt: Zu viel des Guten ist auch nicht ideal.
Fazit: Künstliche Intelligenz erleichtert Entscheidungen, ersetzt den Menschen aber nicht
Künstliche Intelligenz mag zwar auf dem Vormarsch sein und durchaus Vorteile mit sich bringen, indem sie den Bewerbungsprozess nicht nur für Personalverantwortliche, sondern schlussendlich auch für Bewerber erleichtert. Alles in allem werden aber die endgültigen Entscheidungen nach wie vor von Menschen getroffen und daher sollte die persönliche Komponente nicht vergessen werden, denn sie ist durchaus wichtig. Es gilt also, bei allen Optimierungen auch die zwischenmenschliche Ebene immer noch mit einzubeziehen.
Foto von Markus Spiske auf Unsplash
