Die digitale Personalakte – ein wichtiger Fortschritt im Personalmanagement
Die Tätigkeiten im Personalwesen sind stark datenorientiert. Dazu gehören insbesondere das Sammeln und Verwalten von Personaldaten sowie das Versenden von Informationen. Dies führt im Laufe der Zeit zu einer beträchtlichen Menge an Dokumenten und Akten, die in Ordnern und Aktenschränken aufbewahrt werden. Diese Ansammlung ist nicht nur unübersichtlich, sondern führt auch zu einem unnötigen Verbrauch von Ressourcen wie Papier, Platz, Zeit und damit auch Geld.
Die Einführung einer digitalen Personalakte soll diese Probleme lösen. Sie ermöglicht den Verzicht auf Papierdokumente und bietet gleichzeitig einen klaren Überblick über alle Personalinformationen.
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie die digitale Personalakte das Arbeitsleben vereinfacht, von der Effizienzsteigerung über Datenschutz bis hin zur Verbesserung der Zugänglichkeit.
Was ist die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen Personalakte, die alle relevanten Informationen und Dokumente eines Mitarbeiters enthält. Dazu gehören Personalstammdaten, Verträge, Zeugnisse, Weiterbildungen, Leistungsbeurteilungen und vieles mehr. Durch die Digitalisierung können diese Informationen effizienter verwaltet, leichter zugänglich gemacht und besser vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Nutzung digitaler Personalakten erleichtert die Personalverwaltung, verbessert die Einhaltung des Datenschutzes und sorgt unter anderem für ein papierloses Büro.
Warum sollte man eine digitale Personalakte einsetzen?
Das Hauptziel der Einführung digitaler Personalakten ist die Vereinfachung der Arbeit im Personalbereich. Herkömmliche Papierakten verursachen Zeitverluste bei der Erstellung und Pflege sowie bei der Suche nach Informationen. Außerdem nehmen sie wertvollen Büroraum ein und gehen leicht verloren oder werden falsch abgelegt. Digitale Akten hingegen sind sicherer vor Verlust, ermöglichen die Automatisierung von Routineaufgaben, steigern die Effizienz und sparen Platz, da keine physischen Aktenschränke benötigt werden.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte auf einen Blick
- Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Personalakten
- Teure Archivflächen werden überflüssig; zusätzlicher Raumgewinn im Unternehmen
- Prozessoptimierung erfolgt abteilungsübergreifend
- Analysen für weitere Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen auf Knopfdruck möglich
- Hohe Sicherheit durch intelligentes Rechtesystem
- Vereinfachte Verwaltung von Aufbewahrungspflichten
- Versionierung geänderter Dokumente
Ein praktisches Beispiel für die Nutzung digitaler Personalakten:Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise Kopien seiner letzten Gehaltsabrechnungen, kann er diese direkt aus seiner digitalen Personalakte herunterladen, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme integrieren digitale Personalakten nahtlos und ermöglichen die Vernetzung mit anderen Systemen, wie z.B. der Lohn- und Gehaltsabrechnung, so dass mit wenigen Klicks schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugegriffen werden kann.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer elektronischen Mitarbeiterakte?
Die Einführung einer elektronischen Personalakte in Unternehmen ist mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden, die sorgfältig angegangen werden müssen, um einen reibungslosen Übergang und effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
Da wäre einmal das Thema Datenschutz. Der Schutz sensibler Personaldaten, ob auf Papier oder digital gespeichert, ist logischerweise von höchster Bedeutung. Um unbefugten Zugriff zu verhindern, müssen digitale Personalakten mit starken Sicherheitsmechanismen ausgestattet sein. Dazu gehören Verschlüsselungstechniken, sichere Datenübertragung und kontrollierte Zugriffsmöglichkeiten, insbesondere für Personalabteilungen.
Ein weiteres Hindernis kann der Widerstand der Belegschaft und des Managements gegen die Einführung neuer Technologien sein. Viele Menschen halten an gewohnten Prozessen fest und stehen Veränderungen skeptisch gegenüber. Um diese Widerstände zu überwinden, bedarf es gezielter Kommunikationsstrategien, die die Vorteile der digitalen Transformation hervorheben, sowie umfassender Schulungsprogramme, die den Mitarbeitern den Umgang mit den neuen Systemen erleichtern.
Darüber hinaus gewährleisten spezielle Benutzerrollen und Protokolle die Datensicherheit. In Deutschland regeln die GoBD den Umgang mit elektronischen Daten einschließlich der Anforderungen an deren Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit. Die Digitalisierung muss alle Kriterien des Datenschutzes erfüllen.
Fazit
Die digitale Personalakte ist ein großer Fortschritt in der Personalverwaltung. Sie ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Mitarbeiterdaten durch weniger Papier und schnelleren Zugriff auf Informationen. Durch die Integration in Dokumentenmanagementsysteme und die Vernetzung mit anderen Unternehmenssystemen wird der Arbeitsaufwand minimiert und der Büroraum wird deutlich vergrößert. Natürlich gibt es Themen, die man im Hinterkopf behalten muss, wenn man die Personalakte digitalisiert. Zum Beispiel die Themen Datenschutz und Compliance. Trotz der Herausforderungen bei der Einführung bietet die digitale Personalakte jedoch erhebliche Vorteile für effiziente und sichere Personalprozesse und sollte in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein.
Autor
Jens Büscher
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
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