HR und Einkauf: Andere Abteilungen – gleiche Sorgen

Neue Studie zeigt: Viele Unternehmen nutzen ungeeignete Softwarelösungen und haben nur geringe Transparenz im Einkauf

Performance im Einkauf: Controller stochern im Nebel

• Unternehmen erkennen Relevanz einer strukturierten Erfolgsmessung im Einkauf, mangelnde Transparenz verhindert Umsetzung

• Sechs von zehn Unternehmen können Einkaufserfolge nicht messen

• Software zur Datenerhebung und -analyse genügt oft den eigenen Ansprüchen nicht

• Unzeitgemäßes Einkaufscontrolling birgt Risiken

• In kleinen Unternehmen sind Verantwortlichkeiten oft unklar

• Ansichten von CPO und CFO divergieren deutlich

 

Stuttgart. Beim Einkaufscontrolling haben viele Unternehmen noch erheblichen Nachholbedarf. Hauptgrund hierfür ist, dass viele Firmen Erfolg und Misserfolg ihres Einkaufs gar nicht valide messen können: 60 Prozent geben an, nur bedingt oder gar keine ausreichende Transparenz über die Einkaufsperformance herstellen zu können. Dennoch zahlen 85 Prozent der Unternehmen erfolgsabhängige Vergütungen im Einkauf, ohne die jeweilige Zielerreichung wirklich präzise messen zu können. Dies ergab eine aktuelle Studie, die die Prüfungs- und Beratungsgesellschaft EY (Ernst & Young) gemeinsam mit dem Softwarehersteller Orpheus zum Thema Procurement-Performance-Management durchgeführt hat.

Die befragten Unternehmen halten Transparenz im Einkauf für das zweitwichtigste noch nicht erreichte Ziel zur Optimierung des Einkaufs, gleich hinter der Realisierung von Einsparungen. „Wir erkennen hier einen starken Widerspruch in der Selbstwahrnehmung der Unternehmen und ihrem tatsächlichen Stand bei der Budgetierung und der Messung der Einkaufsperformance: Die zentralen Herausforderungen sind einerseits eine detaillierte Planung auf Material- und Dienstleistungsebene und zugleich eine einheitliche Messung von Einsparungen in Finanzbereich und Einkauf. Den Unternehmen fehlen noch die Instrumente, um notwendige Einkaufsdaten erhalten und schnell auf neue Situationen am Markt reagieren zu können. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um ihr wichtigstes Ziel, das Kostensparen im Einkauf, zu erreichen“, sagt Christian Ruck von EY, einer der Studienverantwortlichen.

 

Einkaufs- und Finanzabteilung haben unterschiedliche Ansichten

Sowohl Einkaufs- als auch Finanzabteilung sind für das Einkaufscontrolling zuständig. Die Studienteilnehmer wurden gefragt, wie viele der maximal realisierbaren Einsparpotenziale im Einkauf bereits umgesetzt sind.Hier zeigt sich ein deutlicher Unterschied zwischen Einkauf und Finanzen: Während nur drei Prozent der Einkaufsexperten noch viele ungenutzte Potenziale sehen, sind die Teilnehmer aus dem Finanzbereich ganz anderer Ansicht: Fast zehn mal so viele dieser Befragten sind der Meinung, dass noch erhebliche ungenutzte Potenziale im Einkauf schlummern.

„Es besteht eine starke Diskrepanz in der Wahrnehmung zwischen Einkauf und Finanzverantwortlichen. Unsere Erfahrung zeigt, dass das Reporting des Einkaufs an die Finanzabteilung in vielen Unternehmen nicht adäquat umgesetzt ist. Das erklärt auch, warum aus den Finanzbereichen der Großunternehmen die Rufe nach zeitgemäßer Software für professionelles Einkaufscontrolling und Performance Management im Einkauf lauter werden. Speziell international agierende Unternehmen, die global einkaufen, brauchen heute Kennzahlen und Auswertungen, die zwischen Einkauf und Finanz abgestimmt sind, um eindeutige Aussagen und Analysen auf beiden Seiten zu ermöglichen“, sagt Jörg Dittrich von Orpheus.

Fast die Hälfte der Firmen wertet Einkaufsdaten excelbasiert aus
Die befragten Unternehmen nutzen teilweise nicht mehr ihrem eigenen Anspruch genügende und nicht integrierte Software, um ihre Einkaufsdaten zu verarbeiten und auszuwerten. Etwa jedes dritte Unternehmen (32 Prozent) verarbeitet und wertet seine Einkaufsdaten excelbasiert aus – also über eine Software, mit der eine valide Konsolidierung von Unternehmens-daten wegen der hohen Fehler- und Manipulationsanfälligkeit, die insbesondere bei größeren Datenmengen noch zunimmt, nicht möglich ist. 14 Prozent der Studienteilnehmer geben an, ihre Einkaufsdaten zudem dezentral zu verwalten, wodurch die Intransparenz der Daten verstärkt wird. Lediglich 44 Prozent der befragten Unternehmen nutzen dafür geeignete Data-Warehouse-Systeme zur Datenerfassung und -auswertung und haben die Daten somit zentral verfügbar. Ein Data Warehouse mit klassifizierten Einkaufsdaten auf Positionsebene nutzen jedoch nur zwölf Prozent der Unternehmen.

 

„Dies bedeutet: Nur eins von zehn Unternehmen kann derzeit verwertbare Datentransparenz herstellen. Dass im Einkaufscontrolling vieler Unternehmen zwischen Anspruch und Wirklichkeit so eine große Lücke klafft, hängt nicht zuletzt mit dem unzureichenden Reifegrad ihrer Datenbasis, Kennzahlen und des Reportings zusammen. Einkaufsverantwortliche müssen heute auf Knopfdruck genau die Daten erhalten können, die sie benötigen, um auf volatile Märkte schnell reagieren zu können. Die Auswahl der geeigneten Software ist ein zentraler und nicht von der Unternehmensgröße zu entkoppelnder Punkt“, sagt der Studienverantwortliche Jörg Dittrich von Orpheus.

 

Unternehmensgröße: Deutliche Unterschiede im Einkaufscontrolling

Große Unternehmen gestalten ihr Einkaufscontrolling sehr viel professioneller als Mittelständler: In Unternehmen mit bis zu 3.000 Mitarbeitern hat etwa ein Drittel der Befragten einen Verantwortlichen für das Performance Management im Einkauf, ein Drittel hat mehrere Verantwortliche und ein weiteres Drittel hat gar keinen offiziell Verantwortlichen. Dagegen haben nur sechs Prozent der befragten Unternehmen mit mehr als 15.000 Mitarbeitern keinen offiziell Verantwortlichen, 47 Prozent haben einen und weitere 47 Prozent haben mehrere Verantwortliche.

 

Große Unternehmen messen ihre Einkaufserfolge zentral

Alle befragten Großunternehmen messen ihren Einkaufserfolg und prüfen, ob der Einkauf seine Ziele erreicht. Dagegen messen dies 19 Prozent der mittelständischen Unternehmen mit bis zu 3.000 Mitarbeitern nicht. In 88 Prozent der Großunternehmen wird die Erfolgsmessung zentral durchgeführt. Dies ist nur in zwei Drittel der kleineren Unternehmen der Fall. Auch bezüglich der Einsparpotenziale ist die Sichtweise in den einzelnen Größenklassen unterschiedlich: 71 Prozent sind der Ansicht, dass bei ihnen nur wenige Einsparpotenziale im Einkauf realsiert sind. Dem steht die Hälfte der Großunternehmen gegenüber, bei denen bereits viele Einsparpotenziale ausgeschöpft sind.

 

„Die Studienergebnisse legen nahe, dass das Procurement-Performance-Management in größeren Unternehmen ausgeprägter gelebt wird. Allerdings ist es für Konzerne auch sehr viel wichtiger, Einsparpotenziale im Einkauf wahrzunehmen. Aber auch bei den Großunternehmen läuft noch nicht alles optimal, was zum Beispiel an den Zuständigkeiten für das Performance Management erkennbar ist“, sagt EY-Berater Ruck.

 

EY im Überblick

EY* ist eine der drei großen deutschen Prüfungs- und Beratungsorganisationen. In der Steuerberatung ist EY deutscher Marktführer. EY beschäftigt rund 7.900 Mitarbeiter an 22 Standorten und erzielte im Geschäftsjahr 2012/2013 einen Umsatz von 1,31 Milliarden Euro. Gemeinsam mit den 175.000 Mitarbeitern der internationalen EY-Organisation betreut EY Mandanten überall auf der Welt.

 

EY bietet sowohl großen als auch mittelständischen Unternehmen ein umfangreiches Portfolio von Dienstleistungen an: Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung, Transaktionsberatung, Advisory Services und Immobilienberatung.

 

Zusätzliche Informationen entnehmen Sie bitte folgender Internetseite:

http://www.de.ey.com

 

*Der Name EY bezieht sich in diesem Profil auf alle deutschen Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG), einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht. Jedes EYG Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen.

 

Über Orpheus

Orpheus GmbH, mit Standorten in Nürnberg und Köln, ist Hersteller von Software für Einkaufscontrolling & Procurement-Performance-Management.

 

Die speziell für den strategischen Einkauf entwickelte Software lässt sich in jede Systemumgebung integrieren. Sie bringt Transparenz in Einkaufsdaten und befähigt die Kunden von Orpheus, Einsparpotenziale zu erkennen und auszuschöpfen. Zudem werden mit der Software von Orpheus auch Risiken frühzeitiger erkennbar und damit beeinflussbar.

 

Neben der Entwicklung von Software berät Orpheus seine Kunden in den Bereichen Einkaufskennzahlen, Erfolgs- bzw. Einsparungsmessung, Maßnahmencontrolling, Einkaufsreporting, Datenmanagement und Datenqualität.

 

Weitere Informationen zu Orpheus erhalten Sie unter:

www.orpheus-it.com