HGBD mbH rekrutiert mit HR4YOU-Software für die Charité CFM Facility Management GmbH
Hans-Georg Bauer
Mit ihren rund 2.800 Mitarbeitern verantwortet die Charité CFM Facility Management GmbH alle nichtmedizinischen und nichtpfl egerischen Dienstleistungen der Charité – Universitätsmedizin Berlin und ihren drei Berliner Standorten. Mit insgesamt 14 Leistungsbereichen von A wie Abfallwirtschaft bis Z wie Zentralsterilisation übernimmt die CFM die komplexen Dienstleistungen im Facility-Management.
Seit 2012 übernimmt die Hanseatische Gesellschaft für Bewerber Datenschutz mbH (HGBD mbH) das Recruiting für die Charité CFM Facility Management GmbH. Funktions- und standortspezifi sch wurden jeweils die Vorteile des „Insourcings“ und „Outsourcings“ ausgeschöpft, indem langfristige strategische Partner ihr Prozess-, Fach- oder Management-Know-how und Personal für Auslastungsspitzen mit einbringen und mit HR4YOU eine Software eingebunden wurde, die perfekt auf die Bedürfnisse zugeschnitten werden konnte.
Entscheidung für HR4YOU
Im Personalwesen erfolgte bereits 2008 eine Prozessanalyse und -modellierung durch die CSCP AG, eine Unternehmensberatung mit Schwerpunkt HR. In den folgenden Jahren wurden die erkannten Harmonisierungs-, Standardisierungs- und Verschlankungspotentiale schrittweise gehoben. Eine spätere Kontaktpunktanalyse der CSCP AG zeigte weitere Potentiale, insbesondere in der Bewerberkorrespondenz und den entsprechenden Reaktionszeiten im Recruiting auf.
Schnell stand fest, dass die bisher in Excel, Outlook und Word je Fachbereich und Standort unterschiedlich gelebten Recruitingprozesse unter Einsatz einer zeitgemäßen Software harmonisiert werden sollten.
Aufgrund der komplexen und sehr individuellen Anforderungen der ITInfrastruktur sowie Arbeitnehmer- und Schwerbehindertenvertretung bot sich mit HR4YOU die beste Softwarelösung und der HGBD mbH der flexibelste Dienstleister. „Ähnlich wie in der Maßkonfektion konnten alle Anforderungen durch das modulare System erfüllt werden, wobei sich die Entwicklungskosten auf die Individualisierung beschränkten“, so Hans-Georg Bauer, Geschäftsführer der HGBD mbH.
Die Integration des Systems konnte durch die mit der Charité CFM Facility Management GmbH ebenso wie HR4YOU und anderen Bewerbermanagementsystemen vertrauten Berater der CSCP AG erfolgreich und mit einem guten Preis-Leistungs- Verhält nis durchgeführt werden.
Ähnlich wie in der Maßkonfektion konnten alle Anforderungen durch das modulare System erfüllt werden, wobei sich die Entwicklungskosten auf die Individualisierung beschränkten.
Hans-Georg Bauer, Geschäftsführer der HGBD mbH “ Wir haben mit der Einführung von HR4YOU einen Workflow erhalten, der für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – nicht nur in der Personalabteilung – von vorteilhaftem Nutzen ist.“
Ingrid Maßwig
Ingrid Maßwig, Geschäftsführerin der Charité CFM Facility Management GmbH:
Wir haben mit der Einführung von HR4YOU einen Workflow erhalten, der für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – nicht nur in der Personalabteilung – von vorteilhaftem Nutzen ist.
HR4YOU und HGBD ein Vorsprung an Know-How
Noch vor Einführung der HR4YOU Software war erkennbar, dass Digitalisierung alleine die gewünschten Service-Level und Kosteneinsparungen nicht erreichen kann. Grund hierfür waren die wöchentlich stark schwankenden Bewerber- und Vakanzenzahlen. Die Auslagerung des Bewerbermanagements und der Anzeigenschaltung an einen erfahrenen Dienstleister zu variablen Kosten war daher eine logische Konsequenz.
„Erstaunlich ist bei jedem unserer RPO-Kunden, wo durch die konsequente Auslagerung und Digitalisierung von Bewerberkorrespondenz und -administration Kapazitäten frei werden, nicht nur in der Personalabteilung sondern vor allem bei Fachbereichsverantwortlichen und deren Assistenz.“, so Hans-Georg Bauer, Geschäftsführer der HGBD mbH.
Unter den wenigen Anbietern im Bereich Recruiting Process Outsourcing (RPO), welcher die Administration und Anwendung von TRM-Systemen extern übernehmen, war nur die HGBD mbH in der Lage die gewünschten Prozesse nahezu 1:1 abzubilden.
Auch dass die HGBD mbH vom ersten Tag an die Betreiberverantwortung übernommen und bspw. proaktiv AGG konforme Textvorschläge unterbreitet hat, überzeugte die Geschäftsführung und den Datenschutzbeauftragten. Keine Schulung oder Rekrutierung eines einzelnen Spezialisten hätte den Know-How-Vorsprung der Erfahrung aus inzwischen über 20 Kooperationen von HGBD und HR4YOU im externen Bewerbermanagement für deutsche KMU, Kliniken und Personaldienstleister ausgleichen können.
Die Gewissheit um AGG konforme, fristgerechte Bewerberkorrespondenz und Stellenausschreibungen durch HGBD sowie der höchste deutsche IT Sicherheitsstandard ISO 270001 bei HR4YOU stellen den Kunden mehr als zufrieden.
HR4YOU in der Praxis
Führungskräfte können dank der neuen Software mit nur ein paar Klicks den Status Ihrer Vakanzen einsehen. Ein Vorteil besonders in zeitlicher Hinsicht sind hier die Absagen- und Einstellungsprozesse per One-Click-Verfahren. Arbeitnehmer- und Schwerbehindertenvertretung sowie Azubibeauftragte können sich selbst im mitbestimmungsrechtlich gewohnten und datenschutzrechtlich zulässigen Umfang informieren.
Ein weiterer Vorteil ist die deutliche Reduktion der Personalmarketingausgaben, da die HGBD nicht nur über bislang ungeahnt günstige Konditionen bei den verschiedenen Stellenbörsen verfügt, sondern auch zielgruppengerecht Portale empfiehlt oder vermeintlich unnötige Anzeigenschaltungen hinterfragt.
Das alles entlastet die Personalabteilung und AGG-Klagen, BR-Zustimmungsersetzungsverfahren, etc. lassen sich durch die saubere Dokumentation und konsequente Arbeit mit Textbausteinen erheblich reduzieren.
In den kommenden Monaten erhoffen wir uns einen großen Sprung in der Benutzerfreundlichkeit durch die neue grafische Oberfläche und die Integration eines Shopsystems für Stellenanzeigen.
Wir haben mit der Einführung von HR4YOU einen Workflow erhalten, der für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – nicht nur in der Personalabteilung – von vorteilhaftem Nutzen ist.
HR4YOU
Solutions GmbH & Co. KG www.hr4you.de
E-Mail: marketing@hr4you.de
