HR goes digital – der am meisten unterschätzte Erfolgsfaktor für Startups, kleine und mittlere Unternehmen?

Im Dialog mit anderen Unternehmern ergeben sich fast immer spannende Themen. Eine dieser Diskussionen betrifft zum Beispiel die Frage, was den eigentlichen Erfolg eines Unternehmens ausmacht, bzw. was diesen Erfolg maßgeblich treibt. Das ist nicht immer leicht zu beantworten. Es werden zahlreiche Faktoren genannt, die von Innovationskraft, überlegener Technologieplattformen, Patente, ausreichender Kapitalausstattung oder herausragendem Branding viele verschiedene Punkte streifen – und doch nicht zum eigentlichen Kern vordringen. Denn all das Genannte ist zwar wichtig und richtig, aber die Essenz des Erfolgs liegt meist woanders.

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So wird etwa die Bedeutung von HR für den Unternehmenserfolg vielfach massiv unterschätzt! Anders formuliert: Menschen und Mitarbeiter sind der wichtigste Erfolgsfaktor und damit die wertvollste Ressource (sofern man diesen Begriff hier verwenden möchte) in Organisationen, auch für Startups und KMU. Der Bereich HR ist also absolut zentral.

Hier gibt es reichlich Optimierungspotential, denn Personalarbeit und HR-Prozesse sind oftmals sehr administrativ, wiederkehrend und manuell – und damit zeitaufwendig und gleichzeitig fehleranfällig. Das muss aber nicht so sein! Abhilfe und Entlastung können digitale Tools und Lösungen wie eine HR-Software schaffen. Diese bieten mehr Raum für das Wesentliche: Den Mitarbeiter und seine Bedürfnisse. Damit wird der organisatorische Wandel von administrativer Verwaltung hin zum proaktiven Gestalten eingeläutet. Aber manchmal ist das leichter gesagt, als getan …

 

Relevanz von HR in Organisationen: „Das bisschen HR macht mein(e) Assistent(in) auch grad noch!“

Beim Gespräch mit Unternehmern oder Geschäftsführern, aber auch mit Mitarbeitern diverser Abteilungen eines Unternehmens, lernt man viel über den Bereich HR – insbesondere über den Stellenwert, bzw. – genauer gesagt – den leider vielfach sehr geringen Stellenwert der Personalarbeit. Vielleicht bekannte Zitate (neben der Überschrift dieses Absatzes) aus dem Personalwesen lauten zum Beispiel: „Das kann man ja ganz gut outsourcen: Den Arbeitsvertrag macht der Anwalt und die Lohnabrechnung der Steuerberater!“ oder „Für HR haben wir eine Teilzeitkraft, die macht natürlich auch noch Office Management und so …“ oder „Head of HR? Ist das nicht etwas übertrieben?“

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann sind Sie durchaus in „guter“ Gesellschaft. Allerdings ist dieser Zustand zweifelhaft und eher alarmierend, denn die Bedeutung von HR für den Unternehmenserfolg ist kritisch. Aus eigener unternehmerischer Erfahrung wissen wir: HR ist einer der am meisten unterschätzten Erfolgsfaktoren im Unternehmen. Aber woran liegt das eigentlich? Und wie kann man dieses Dilemma aufbrechen? Organisatorische Veränderungen von Arbeitswelt und Arbeitskraft oder die vielfach zitierte Verschmelzung von Arbeit und Freizeit prägen die aktuelle Realität: So nutzen heutige Talente zunehmend digitale Methoden und Kanäle, aber der Bereich HR ist fast überall noch immer extrem rückständig beim Einsatz digitaler Tools und Lösungen!

Drei prominente Beispiele aus einer Studie der Beratung Capgemini (2014) machen das deutlich:

– Personalverwaltung: 72% der Unternehmen arbeiten noch immer mit der klassischen Personalakte in Papierform.

– Personalentwicklung: 80% nutzen noch immer einseitige Kommunikation und überholte Tools für Learning und Personalentwicklung.

– Personalfindung: 75% vertrauen noch immer traditionellen Recruiting-Techniken.

Wäre es nicht wichtig, hier deutlich mehr zu investieren und die Potentiale und Chancen der Digitalisierung besser zu nutzen?

 

Eine klassische Situation im HR-Bereich: Zu viel Aufwand, zu wenig Zeit, zu viele Fehler, zu wenig Fokus

Der unternehmerische Alltag jedoch zeigt: Führungskräfte beschäftigen sich tendenziell zu viel mit administrativen Aufgaben und der HR-Bereich macht hier leider meist keine Ausnahme. Dazu zählen Tätigkeiten wie „Personalakten ablegen“, „Urlaubslisten pflegen“, „Krankmeldungen verwalten“, „Feedbackgespräche planen“, „Bewerber managen“ usw. Das Resultat ist bekannt: Mitarbeiter und Personalverantwortliche fühlen sich gefangen in mühsamen HR-Prozessen. Woran liegt das? Personalarbeit und HR-Prozesse sind meist sehr zeitaufwendig und gleichzeitig fehleranfällig. Das gefährdet den Unternehmenserfolg, denn es fördert Intransparenz und damit die Unzufriedenheit der Mitarbeiter, setzt einen falschen Fokus und führt letztlich zu langsamerem Wachstum.

Wirklich wichtig aus strategischer Sicht sind aber drei große Themen (ohne Rangfolge):

– Recruiting und Personalauswahl,

– Mitarbeiterbindung und -motivation,

– Weiterbildung und Personalentwicklung.

Vor allem dafür braucht es Zeit, Kapazität und Fokus – und freilich weniger Ablenkung durch zeitraubende und wenig wertschöpfende, administrative Tätigkeiten. Bei näherer Betrachtung des Mitarbeiter-Lebenszyklus, also der „Stationen“, die ein Mitarbeiter im Unternehmen durchläuft, werden der Umfang und die Komplexität der HR-Aufgaben deutlich. Allein in den drei großen Bereichen Recruiting, Mitarbeiterverwaltung und Personalentwicklung warten eine Vielzahl unterschiedlichster Tätigkeiten und Herausforderungen darauf, geplant, angegangen und gelöst zu werden. Demnach ist die Zeit, und seien es auch nur zehn Minuten, um eine Mitarbeiterliste zu aktualisieren, viel zu schade und eigentlich vollkommen falsch investiert. Sprechen Sie stattdessen lieber mit Ihren Mitarbeitern und versuchen Sie zu verstehen, was diese umtreibt bzw. wo es eventuell Schwierigkeiten gibt. Planen Sie lieber Zeit für wertschöpfende strategische Aufgaben, die Ihre Organisation wirklich weiterbringen, als eine Liste „schön zu machen“.

Wie lässt sich all das strukturiert organisieren? Auf dem Weg von administrativer HR-Verwaltung hin zum proaktiven Gestalten der HR können z.B. schlanke, flexible und skalierbare Lösungen ohne hohe Kostenbindung wertvolle Unterstützung leisten.

 

Tools lösen keine Probleme, aber sie bieten Struktur

Die Digitalisierung macht erfreulicherweise auch vor dem HR-Bereich nicht halt. So gibt es zunehmend digitale Tools und Lösungen für unterschiedlichste HR-Tätigkeiten. Die Vielfalt allerdings ist immens und kann überfordern. Folgende Fragen sollten sich Entscheider stellen:

– Was ist für meine Organisation aus strategischer Sicht wichtig, wenn ich diese weiterentwickeln möchte?

– Was sind die wesentlichen HR Herausforderungen und Aufgaben, die ich angehen und digitalisieren will?

– Welche zentralen Entscheidungskriterien gibt es für die Einführung digitaler Tools und Lösungen wie eine HR-Software?

Ein erster guter Ansatz sind „Spezialistenlösungen“ für ausgewählte einzelne Probleme und Anwendungsfälle, etwa für Stammdatenverwaltung, Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen oder Recruiting und Bewerbermanagement. Damit lassen sich fokussiert die als relevant definierten Herausforderungen angehen, ohne sich zu verzetteln. In der Regel noch sinnvoller sind „Plattformen“ für wichtige HR-Kernprozesse, die mehrere Funktionalitäten in einem Software-System bündeln. So lässt sich vermeiden, dass identische Daten redundant in verschiedenen Einzellösungen gepflegt werden müssen. Gleichzeitig eröffnet sich perspektivisch die Chance, durch zulässige Module auf der gleichen Plattform die Organisation gezielt in anderen ebenfalls zentralen Herausforderungen weiterzuentwickeln.

Allerdings ist es grundsätzlich wichtig, zu verstehen, dass Tools an sich keine Probleme lösen. Das bedeutet, dass sich mit der Einführung einer HR-Software nicht automatisch das dahinter liegende strukturelle Problem in den Griff bekommen lässt. So löst eine Recruiting-Software nicht automatisch das Problem, dass man im Job-Interview die falschen Fragen stellt und kein stimmiges Bild hinterlässt. Viel wichtiger sind hier die Strategie und Ziele, was man mit der eingeführten HR-Software konkret erreichen will. Dann kann man seine Handlungen danach ausrichten und das für seine Organisation passende digitale HR-Tool finden. Dennoch bieten Tools in der Regel Struktur und zudem strategischen Mehrwert. Sie helfen, Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren – und damit im Idealfall auch zu vereinfachen. Sie konsolidieren Informationen und schaffen damit Ordnung, Überblick und Transparenz. Und sie können unternehmerische Entscheidungen, etwa auf Basis von Reports und Statistiken, strategisch sinnvoll unterstützen. Damit leisten sie einen wesentlichen Beitrag, dass die HR-Abteilung als Treiber und Gestalter des Wandels in Organisationen wahrgenommen, angesehen und geschätzt wird. Aus diesem Grund ist es außerordentlich sinnvoll und angeraten, sich mit der Einführung von digitalen Tools und Lösungen wie HR-Softwaresystemen zu beschäftigen. Unsere Empfehlung: Worauf warten Sie noch? Am besten fangen Sie gleich damit an!

Über staffboard

 

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Von links: Besnik Ruhani und David Hajizadeh, die Gründer und Geschäftsführer von staffboard (Foto: staffboard)

Unsere Überzeugung treibt uns an, den Bereich HR neu zu denken! Wir wollen Startups, kleine und mittlere Unternehmen, digitale Innovationseinheiten von Konzernen sowie Non-Profit-Organisationen noch erfolgreicher machen. Wir glauben, dass Menschen ein zentraler Erfolgsfaktor und eine der kostbarsten „Ressourcen“ in jeder Organisation sind. Wir arbeiten daran, dass der Bereich HR zu einem der mächtigsten Treiber für den Wandel in Organisationen wird. Aus diesem Grund haben wir Ende 2014 staffboard gegründet und eine ganzheitliche digitale Lösung für strategisches Personalmanagement und Organisationsentwicklung geschaffen.

Zusammen mit einem internationalen und interdisziplinären Team arbeiten wir an einer Software-Plattform für Recruiting, Mitarbeiteradministration und HR-Kernprozesse. Unser Anspruch ist es, den Arbeitsalltag von allen HR-Verantwortlichen fundamental zu verbessern und ihnen mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben zu verschaffen. staffboard ist eine sichere und datenschutzkonforme SaaS-Lösung, die flexibel mit den HR-Anforderungen Schritt hält und beim weiteren Wachstum unterstützt.

Weitere Informationen: https://staffboard.com.

Quelle: Dieser Artikel ist ursprünglich auf HRM.de erschienen.