Worauf man bei der Wahl der richtigen Bewerbermanagement-Software achten sollte – 5 Praxistipps

Von Ines Bahr und Tim Verhoeven

Die richtigen Kandidaten für sein Unternehmen zu begeistern ist eine Herausforderung. Neben externen Faktoren, wie dem demografischen Wandel, zeigt sich auch sehr deutlich, dass sich die Einstellung insbesondere von hochqualifizierten Bewerbern verändert hat.

War es früher noch ein schmeichelndes Privileg, von einem Personalberater angesprochen zu werden, so reagieren heute viele Bewerber nicht einmal mehr mit einem „Danke – kein Interesse“ auf die Massen an versendeten Anfragen.

Bewerbermanagement-Software
Im Gegensatz zu früher sind Bewerber auch nicht mehr bereit, viel Zeit in Bewerbungsprozesse und -verfahren zu investieren. Sieht ein Bewerbungsformular zu komplex und unkomfortabel aus, dann bewirbt man sich eben bei der Konkurrenz. Sowohl die meisten Studien als auch unsere Auswertungen aus der Praxis zeigen sehr deutlich, dass rund jeder zweite Bewerber seine Bewerbung abbricht.Die Wahl der richtigen Bewerbermanagement-Software wird hier zu einem sehr relevanten Faktor. Da der Markt mittlerweile überschwemmt wird von einer Vielzahl von komplett unterschiedlichen Lösungen, möchte ich hier die 5 wichtigsten Kriterien nennen, an denen Sie sich bei der Auswahl der geeigneten Bewerbermanagement-Software orientieren können. Ich habe innerhalb meiner Karriere dreimal die Einführung einer neuen Bewerbermanagement-Software begleitet und dort in mehr als zehn Jahren nahezu alle großen Lösungen und eine Vielzahl kleiner Lösungen testen können.

1.) Ihr Prozess muss passen

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Recruiting ist überall anders. In jedem Unternehmen und in jedem Land gibt es mal größere, mal weniger große Unterschiede in den Recruitingprozessen, vor allem in der gelebten Praxis. Jeder überflüssige Klick, jeder Workaround, der Ihren Prozess umläuft, führt dazu, dass Sie Mehraufwand betreiben. Ein einfaches Rechenbeispiel: Stellen Sie sich vor, Sie müssten durch eine neue Lösung jeden Bewerber 10 Sekunden länger bearbeiten, beispielsweise durch längere Wartezeiten. Klingt nicht viel – ist es aber. Bei rund 10.000 Bewerbern sind es 3,5 volle Arbeitstage, die für die Kompensation aufgebracht werden müssten.

2.) Einfaches Bewerber-Interface

Jeder zweite Bewerber springt durchschnittlich bei der Bewerbung ab – größtenteils, weil es zu kompliziert wirkt, sich zu bewerben. Das ist die Zahl, die man sich vergegenwärtigen muss. Natürlich kann man theoretisch um jedes funktionierende System ein schönes Bewerber-Interface bauen. Jedoch sollte man bei der Auswahl einer geeigneten Bewerbermanagement-Software sehr genau darauf achten, welche Lösungen hier ohne zusätzliche Kosten möglich sind. Schauen Sie sich Beispiele an und lassen Sie sich bescheinigen, dass dies ohne weitere externe Anbieter oder zusätzliche Addons möglich ist.

3.) Gute Schnittstellen

Man muss sich von der Vorstellung frei machen, dass eine Lösung für alles passen wird und man nur noch diese eine Lösung benötigt. In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Ergänzungen, die man am Frontend oder Backend anschließen kann und sollte. CV-Parsing, Analytics-Lösungen, Matching-Tools oder Schnittstellen zu anderen Systemen außerhalb des Recruitings sind da eindeutig Standard. Wer hier spart, wird sich im Nachhinein ärgern.

4.) Flexibilität

In den letzten Jahren hat sich sehr viel im Markt der Bewerbermanagement-Software getan. Es wurde deutlich, dass man eine Lösung benötigt, die in der Lage ist, sich den stetig neuen Anforderungen des Bewerbermarktes anzupassen. Das geht nur, wenn sowohl die Technik als auch die Bereitschaft des Providers flexibel genug sind, um auch kleine und individuelle Lösungen zu ermöglichen.

5.) Datenschutz

Ein wichtiges und gerne unterschätztes Thema ist der Datenschutz. Insbesondere, wenn Ihre Auswahl auf kleine Anbieter oder Anbieter außerhalb der EU fallen sollte, dann sollten Sie sich intensiv mit einem Datenschutzexperten zusammensetzen, um zu prüfen, wie und wo Bewerberdaten gespeichert und verarbeitet werden. Dies ist nicht zuletzt nach Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung ein relevanter Faktor.

Wenn Sie sich an diesen fünf Punkten orientieren, werden Sie relativ schnell die Vielzahl von Lösungen auf eine überschaubare Anzahl reduzieren können. Dann kommen natürlich noch wirtschaftliche Betrachtungen hinzu, wie die Kosten. Diesen Punkt würde ich jedoch nie als wichtiger einordnen als die oben genannten fünf Kriterien, da sich aus diesen Kriterien viele versteckte Folgekosten ableiten lassen, die man ansonsten auf den ersten Blick unterschätzt.

Zusammengefasst in wenigen Sätzen: Prüfen Sie, inwieweit sich der eigene Recruiting Prozess durch die Bewerbermanagement-Software abbilden lässt. Prüfen Sie, ob Sie mit der potenziellen Lösung ein möglichst einfaches Bewerber-Interface ermöglichen können, ohne zusätzliche Add-ons oder externe Drittanbieter. Prüfen Sie, ob der potenzielle Anbieter offene und leicht zugängliche Schnittstellen hat und möglichst flexibel agiert, wenn es um individuelle Lösungen geht. Zu guter Letzt: Lassen Sie einen Datenschutzexperten die datenschutzrechtlichen Details prüfen und dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Aber der wichtigste Tipp nach mehr als zehnjähriger Erfahrung bei dem Thema: Lassen Sie sich auf keinen Kompromiss ein. Die Folgekosten werden Sie immer wieder einholen und Sie werden sich wünschen, dass Sie den Kompromiss nicht eingegangen wären.

 

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