Mitarbeiter mit Rabatten motivieren
Viele Firmen gewähren Mitarbeitern Rabatte auf eigene Waren und Dienstleistungen oder Produkte von Dritten. Damit solche Vergünstigungen steuerfrei bleiben, sollten Unternehmen die Vorgaben genau beachten und mögliche Fallstricke kennen.
Die Arbeitsmotivation von Fach- und Führungskräften ist eine wertvolle Ressource. Ein beliebter Motivationsanreiz besteht darin, dass Firmen Arbeitnehmern Waren und Dienstleistungen zu verbilligten Konditionen zugänglich machen. Solche Vergünstigungen lohnen sich für beide Seiten besonders dann, wenn der Fiskus außen vorbleibt. Firmenchefs sollten Rabatte nicht ohne eingehende Prüfung der steuerlichen Folgen gewähren. Schnell stufen Betriebsprüfer Preisnachlässe als steuerpflichtigen Arbeitslohn ein und es drohen saftige Nachzahlungen samt Zinsen.
Eine weit verbreitete Form von Vergünstigungen sind sogenannte Personalrabatte. Dabei geht es um Rabatte auf Waren oder Dienstleistungen, die Firmen selbst herstellen oder anbieten. Dazu zählen etwa Fahrzeuge im Kfz-Handel, handwerkliche Leistungen in Handwerksbetrieben, Freifahrten im Transportwesen oder Behandlungen im Gesundheitswesen, die nicht zu den Kassenleistungen zählen. Aus steuerlicher Sicht sollten Personalrabatte in erster Linie einen Kaufanreiz darstellen. Denn werden sie im überwiegend eigenwirtschaftlichen Verkaufsinteresse gewährt, können Firmen Arbeitnehmern jährlich Vergünstigungen im Umfang von jeweils 1.080 Euro einräumen. Jeder Euro über diesem Rabattfreibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig. Als Belegschaftsrabatt ist allerdings nicht begünstigt, was Arbeitgeber überwiegend für ihre Mitarbeiter produzieren, wie zum Beispiel das Kantinenessen.
Wieviel Preisnachlass akzeptiert das Finanzamt bei Personalrabatten? Der Maßstab hierfür ist die sogenannte Fremdüblichkeit. Der Fiskus sieht in Vergünstigungen keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die betreffende Firma sie in gleicher Höhe auch fremden Dritten einräumen würde. Als zugrundeliegenden Waren- oder Dienstleistungswert akzeptiert das Finanzamt 96 Prozent des üblichen Endpreises inklusive Umsatzsteuer. Der übliche Endpreis ergibt sich aus dem Preis, den fremde Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr des Arbeitnehmers bezahlen. Es gilt der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer den Preisnachlass erhält. Der geldwerte Vorteil für Arbeitnehmer ergibt sich aus der Differenz des um vier Prozent reduzierten Produktwertes abzüglich des von den Mitarbeitern gezahlten Preises. Um Fehlkalkulationen auszuschließen, sollten Unternehmen bei der Berechnung des geldwerten Vorteils in Zweifelsfällen immer steuerlichen Rat einholen. So gewährleisten Firmen bei jedem Belegschaftsrabatt eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.
Firmen können Mitarbeiter auch in den Genuss von Rabatten Dritter kommen lassen. Doch Vorsicht: Erhalten Arbeitnehmer solche Vergünstigungen von extern, kann eine Steuerpflicht entstehen, wenn der Arbeitgeber Einfluss auf deren Gewährung nimmt. Handeln beispielsweise Firmen für ihre Mitarbeiter einen Rahmenvertrag mit einem fremden Unternehmen aus – etwa für Tank- oder Einkaufsgutscheine – nimmt der Fiskus schnell eine Gegenleistung für geleistete Arbeit an. Aus der Vergünstigung wird dann steuerpflichtiger Lohn. Hier räumt der Fiskus Firmen zwar eine Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44 Euro je Mitarbeiter ein. Wird jedoch diese Grenze überschritten, ist die gesamte Zuwendung steuer- und sozialabgabenpflichtig. Für die Anwendung der 44-Euro-Freigrenze muss der Arbeitgeber auf arbeitsvertraglicher Grundlage sicherstellen, dass Arbeitnehmer die Vergünstigung direkt erhalten. Bei Zahlung durch den Arbeitnehmer und nachfolgende Erstattung durch den Arbeitgeber hingegen kann der Steuervorteil verloren gehen.
Ein aktuelles Urteil könnte den Zugriff des Fiskus bei Rabatten von Dritten teilweise aushebeln. Womöglich können Firmen auch Arbeitnehmern von wirtschaftlich verbundenen Unternehmen steuerfreie Rabatte gewähren, ohne dass bei den Begünstigten steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht (Finanzgericht Köln, Az. 7 K 2053/17). Jedoch hat die Finanzverwaltung gegen das Urteil Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt (Az. VI R 53/18). Firmen sollten den Verfahrensausgang genau im Blick behalten. Ein steuerzahlerfreundliches Urteil könnte künftig in vielen Fällen die Möglichkeiten für rabattierte Verkäufe deutlich erweitern.
Das A und O ist eine sorgfältige Dokumentation. Personalverantwortliche sollten gewährte Rabatte immer als Sachbezug im Lohnkonto aufzeichnen und dabei den Abgabeort und den Abgabetag vermerken. So schaffen Firmen Transparenz und können Vorbehalte des Finanzamts leichter ausräumen.
Autorin: Jennifer Telle, Steuerberaterin der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach
Über Jennifer Telle: Steuerberaterin der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz am Standort Mönchengladbach (www.wws-gruppe.de). Ihre Tätigkeitsschwerpunkte sind die steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung von mittelständischen Unternehmen.
Über die WWS-Gruppe: Die WWS ist eine überregional tätige, mittelständische Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Rechtsberatungskanzlei. Sie ist an drei Standorten am Niederrhein vertreten (Mönchengladbach, Nettetal, Aachen). Rund 130 Mitarbeiter entwickeln interdisziplinäre Beratungslösungen mit ganzheitlichem Anspruch. Die WWS-Gruppe besteht aus der WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH, der Partnerschaftsgesellschaft Wirtz, Walter, Schmitz und Partner mbB und der Dr. Schmitz-Hüser WWS GmbH.
