Wie KI die Lohnbuchhaltung revolutioniert
Ganz egal, ob Start-up oder großes Familienunternehmen: Die Lohnbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Entlohnung von Mitarbeitern unter Einhaltung der geltenden Steuervorschriften. In den letzten Jahren haben sich die Arbeitsabläufe in den zuständigen Abteilungen jedoch stark gewandelt. Allen voran sorgt die Implementierung von fortschrittlichen KI-Modellen dafür, dass immer mehr Aufgaben ohne menschlichen Zutun von der Software erledigt wird und die Lohnbuchhaltung viel stärker als beratende Institution auftritt. Schon jetzt verspricht der Einsatz von KI eine ungeahnte Effizienzsteigerung, die das Berufsbild des Lohnabrechners neu definiert, gleichzeitig jedoch auch gewisse Herausforderungen mit sich bringt.
Warum KI für die Lohnbuchhaltung immer wichtiger wird
Künstliche Intelligenz ist nicht grundlos einer der größten Techniktrends der frühen 2020er-Jahre. Der breiten Öffentlichkeit und Verbrauchern sind in diesem Zusammenhang vor allem generative Sprachmodelle und Bildgeneratoren ein Begriff, doch die KI kommt bereits in vielen weiteren Bereichen zum Einsatz und wird auch in Unternehmen genutzt. Dort sollen sie repetitive Aufgaben übernehmen, die Fehleranfälligkeit minimieren und die Effizienz einzelner Prozesse steigern. Damit sind fortschrittliche KI-Modelle ideal für den Einsatz in der Personalbuchhaltung. Viele Anbieter professioneller Lohnsoftware implementieren bereits KI-Tools in ihre Systeme, damit Unternehmen von den damit verbundenen Wettbewerbsvorteilen profitieren können.
Durch Effizienzsteigerung und Automatisierung werden wertvolle Ressourcen frei, die sich anderweitig einsetzen lassen. Außerdem trägt die schnelle Auszahlung von Gehältern unter Berücksichtigung aktueller rechtlicher Vorgaben zur Mitarbeiterzufriedenheit und damit zur Bindung von Fachkräften bei. Darüber hinaus lässt sich KI für die Analyse und Prognose von Lohnentwicklungen verwenden, wodurch Unternehmen deutlich langfristiger planen können.
Automatisierung von Routineaufgaben
Die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ist einer der wichtigen Gründe für den Erfolg der KI-Implementierung in modernen digitalen Lohnanwendungen. Das Spektrum der Automatisierung erstreckt sich über eine große Bandbreite von Tätigkeiten, die früher manuell und damit oft unter großem Zeitaufwand erledigt werden mussten. Ein gutes Beispiel hierfür ist die manuelle Eingabe von Daten, die zur Ermittlung der Arbeitsstunden, Überstunden oder Abzügen notwendig sind. KI-basierte Systeme können diese Daten automatisch aus verschiedenen Quellen sammeln und in die Lohnabrechnung integrieren. Auch die Berechnung von Steuern und Sozialabgaben übernimmt professionelle Software mittlerweile zum Großteil selbst.
Dabei sorgt KI auch dafür, dass aktuelle Tarifänderungen oder das Inkrafttreten neuer Gesetze umgehend berücksichtigt werden. Dies ist besonders wichtig, da die Lohnbuchhaltung einer Vielzahl von Vorschriften und Bestimmungen unterliegt, die bei Nichtjuristen schnell für Verwirrung sorgen können. KI-Systeme sind zudem in der Lage, Unstimmigkeiten oder Fehler in den Lohnabrechnungen zu erkennen und automatisch Korrekturen vorzunehmen. Ein weiteres Beispiel für die Optimierung von Prozessen stellt die Automatisierung von Urlaubsanträgen dar. Das System überprüft automatisch, ob ein Anspruch besteht und leitet den Antrag direkt zum zuständigen Vorgesetzten weiter. Bei einer Genehmigung trägt die Software die Urlaubszeiten anschließend eigenständig ein.
Verbesserte Planung und Prognose
Neben der Automatisierung spielt Künstliche Intelligenz auch hinsichtlich der Prognose und Analyse in der Personalbuchhaltung eine entscheidende Rolle. Durch die Nutzung großer Datenmengen und komplexer Analysealgorithmen können KI-Modelle Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Ressourcen effizienter zu verwalten. Hierzu werden etwa historische Daten genutzt, um Prognosen für die Trends bei der Entwicklung von Gehältern zu erstellen. Wenn sich die Lohnkosten für kommende Jahre recht genau abschätzen lassen, fällt es den Verantwortlichen leichter, Budgets rechtzeitig anzupassen und zu optimieren. Doch damit nicht genug: Dank KI-Tools besteht sogar die Möglichkeit, unterschiedliche Szenarien zu simulieren, um in Echtzeit auf plötzliche Entwicklungen reagieren zu können.
Die Mustererkennung der Künstlichen Intelligenz unterstützt die Lohnbuchhaltung auch bei kontinuierlicher Überwachung der Lohnbuchdaten. Unstimmigkeiten oder Abweichungen lassen sich so direkt erkennen, wodurch bei Fehlern oder betrügerischen Absichten eine frühzeitige Intervention möglich ist. Zu diesem Bereich gehört unter anderem das Monitoring in der Arbeitszeiterfassung. So wird das Lohnabrechnungssystem auch zu einem wichtigen Werkzeug in der Personalplanung.
Trends und zukünftige Entwicklungen
Obwohl KI bereits vielseitig zum Einsatz kommt, steckt die technische Entwicklung nach Einschätzung einiger Experten erst in den Kinderschuhen. Prognosen der Forschung gehen deshalb davon aus, dass KI-Modelle ihr volles Potenzial erst noch entfalten werden. Je zuverlässiger und genauer die digitale Mustererkennung funktioniert, desto größere und anspruchsvollere Aufgaben können künstliche Intelligenzen übernehmen. Während KI und Machine-Learning aktuell in erster Linie für die Automatisierung einfacher verwalterischer Aufgaben und das Monitoring großer Datenmengen genutzt wird, könnten KI-Tools zukünftig als digitale Kollegen agieren, die sich aktiv an komplexen Entscheidungsprozessen beteiligen.
Eine zentrale Voraussetzung für eine solche Verwendung wäre selbstverständlich, dass die KI zur erweiterten Datenanalyse fähig ist und mit der gesamten Systemlandschaft eines Unternehmens interagieren kann. Ebenfalls denkbar ist die Vereinfachung der Bedienoberflächen, bzw. die KI-gesteuerte Bedienung von Softwareanwendungen im Personalwesen. Lohnbuchhalter würden von einer zunehmend interaktiven EDV profitieren, die Arbeitsschritte antizipiert und automatisch gewisse Vorarbeiten leistet.
Kommende Herausforderungen
Trotz vieler Vorteile birgt die umfassende Nutzung von KI-Modellen im Personalwesen auch Herausforderungen, die Einfluss darauf haben, wie Unternehmen mit digitalen Tools umgehen. Insbesondere Datenschutzfragen werden mit der zunehmenden automatisierten Nutzung durch IT-Systeme hochaktuell. Zum einen muss die Gesetzgeberseite die bestehenden Datenschutzbestimmungen in naher Zukunft an das KI-Zeitalter anpassen, zum anderen liegt es an den Unternehmen, für die technische Umsetzung geltender Richtlinien zu sorgen. Dabei geht es nicht nur um mögliche juristische Konsequenzen, sondern auch um das Vertrauen der Betroffenen – also der eigenen Belegschaft. Entscheidend ist dabei auch, ob KI neue Schlupflöcher für Datendiebe und Cyberkriminelle öffnet. Schon jetzt entstehen durch solche Angriffe jährliche Schäden in Milliardenhöhe.
Gleichzeitig wird die digitale Mustererkennung aber vermehrt im Kontext von professioneller Security-Software genutzt, weshalb davon auszugehen ist, dass die Möglichkeiten zum Schutz von Unternehmensnetzwerken kontinuierlich mitwachsen. Unabhängig davon setzen immer mehr Systeme auf angegliederte Cloud-Services, sodass personenbezogene Daten nicht mehr zwingend auf Unternehmensservern liegen müssen und vollkommen ortsunabhängig zur Verfügung stehen.
Tipps für die erfolgreiche Implementierung
Die Umstellung von veralteten EDV-Landschaften auf zeitgemäße und KI-basierte Anwendungen kann insbesondere kleinere Betriebe, ohne eigene IT-Abteilung, schnell überfordern. Für Probleme sorgt hierbei in erster Linie nicht die Inbetriebnahme der neuen Software, sondern der nahtlose Transfer bestehender Daten und die Anpassung des Workflows. Daher sollten Unternehmen sich an bewährten Vorgehensweisen orientieren:
- Auswahl des richtigen Technologiepartners: Die Auswahl eines zuverlässigen Technologiepartners ist entscheidend. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welche KI-Systeme ihren Anforderungen am besten erfüllen und welche Unterstützung der Anbieter leistet.
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten in die neuen KI-gesteuerten Prozesse eingeführt und geschult werden.
- Skalierbarkeit berücksichtigen: Bei der Auswahl von KI-Lösungen ist die Skalierbarkeit zu beachten, damit die Systeme mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten können.
Foto von ThisIsEngineering: https://www.pexels.com/de-de/foto/code-uber-frau-projiziert-3861969/
