Performance Management muß nicht mühsam sein – 10 Praxistipps von Silkroad

Auf die alljährliche Runde der Beurteilungs- und Zielvereinbarungsgespräche freuen sich in der Regel weder Mitarbeiter noch Führungskräfte. Besonders aufwändig sind die Beurteilungsrunden für Sie als Verantwortliche in der Personalabteilung, denn Sie müssen die Gespräche vorbereiten und die Ergebnisse nachhalten. Mit den 10 Tipps aus der Praxis bringt SilkRoad  technology die Möglichkeiten eines gezielten Performance Managements mit System näher.

1. Weg mit Ausdrucken und Word-Dokumenten!

Arbeiten Ihre Führungskräfte noch mit kopierten Papiervorlagen und uralten Word-Dokumenten aus den Tiefen des E-Mail-Postfachs? Weg damit! Mit einem professionellen Performance Management-System arbeiten alle immer mit der aktuellen Version der Formulare. Das erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten enorm. Und Sie bekommen weniger Anrufe von der Sorte „Wo liegt nochmal das Formular für die Ziele?“.

2. Klare Formulierung von Zielen

Ziele müssen eindeutig und verständlich formuliert sein. Mit vorgegebenen Textbausteinen und Vorschlägen unterstützen Sie Ihre Führungskräfte bei der Formulierung der Ziele. Ein erklärender Textblock als Hilfestellung wird gerne angenommen und erleichtert den Führungskräften die Arbeit.

3. Klare Kaskadierung von Zielen

Viele Unternehmen geben einen Teil der Ziele als Unternehmensziele zentral vor. Aber wie stellen Sie sicher, dass diese Ziele an alle Mitarbeiter kaskadiert werden? Mit einer Performance Management-Lösung im Hintergrund können Sie je nach Bereich Pflichtziele vorgeben, z.B. ein Umsatz- oder EBIT-Ziel für das gesamte Unternehmen. Die Führungskräfte können dann eine Gewichtung vornehmen, wenn diese nicht zentral vorgegeben wird. Und Sie können sicher sein, dass alle mit den korrekten Zielen für das neue Jahr arbeiten.

4. Entwicklungsziele mit Maßnahmen verknüpfen

Konkrete Entwicklungsziele wie zum Beispiel den Kompetenzaufbau in einem bestimmten Feld verknüpfen Sie am besten direkt mit den passenden Maßnahmen. Idealerweise ist Ihr Performance Management-Tool dafür direkt mit Ihrem Learning Management System verbunden. So kann aus dem Ziel heraus entweder das passende Training vorgeschlagen wird und gebucht werden oder zumindest dem Mitarbeiter eine Aufgabe in das LMS eingetragen werden, die er dann mit einem passenden Kurs eigenverantwortlich erfüllen kann.

5. Automatisierte Rückmeldung

Für Ihre Führungskräfte werden die Review- und Zielvereinbarungsgespräche einfacher, wenn automatisiert eine Rückmeldung über eine erfolgreich absolvierte Maßnahme aus dem LMS an das Performance Management-System übertragen wird. So hat die Führungskraft immer den aktuellen Status der vereinbarten Maßnahmen im Blick und kann ggf. beim Mitarbeiter nachfassen.

6. Terminvereinbarung inklusive

Gerade die Abstimmung und Nachhalten der Termine ist für vielbeschäftigte Fachkräfte und Manager mit mehreren Direct Reports eine Herausforderung, denn die Appraisals sollen ja zusätzlich zur aktuellen Arbeitsbelastung stattfinden. Gute Performance Management-Lösungen unterstützen alle am Prozess beteiligten mit regelmäßigen Terminerinnerungen und der Möglichkeit, die Einladungen gleich in den Kalender des Gesprächspartners einzutragen.

7. Statusverfolgung mit System

Führen Sie auch noch eine Excel-Tabelle, in der Sie nachhalten, welche Führungskraft bereits mit welchem Mitarbeiter das Gespräch geführt hat? Wäre es nicht angenehmer, wenn Sie mit einem übersichtlichen Cockpit alle Daten parat hätten? So können Sie auf einen Blick sehen, wie Ihre Manager im Zeitplan liegen. Welche Gespräche wurden vereinbart, welche bereits geführt und an welcher Stelle sind die vereinbarten Ziele noch nicht im Prozess freigegeben? So wissen Sie zu jeder Zeit, an welcher Stelle Sie nachhaken und vielleicht weitere Unterstützung anbieten müssen.

8. Unternehmensziele automatisch überprüfen

Wenn am Ende des Beurteilungszeitraums die Ergebnisse der Unternehmensziele feststehen, etwa Umsatzzahlen oder EBIT, können Sie diese zentral in Ihr Performance Management-System eingeben und allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Die Kaskadierung der Ziele erlaubt es allen am Prozess beteiligten, die
individuelle Zielerreichung auf einen Blick zu erkennen.

9. Reports erstellen statt Basteln in Excel

Und dann muss es schnell gehen: Die Geschäftsführung möchte „mal kurz auf die Schnelle“ einen Bericht darüber, wie die durchschnittliche Zielerreichung im vergangenen Zeitraum war. Bevor Sie dann mühsam eine verschachtelte Excel-Tabelle mit komplexen Formeln entwickeln und daraus auch noch halbwegs hübsche Grafiken gestalten, greifen Sie doch einfach auf die Report-Funktion eines guten Performance Management-Systems zurück. Auf diese Weise gestalten Sie mit wenigen Klicks genau die Reports, die Ihre Geschäftsführung gerne sehen möchte. Oder noch einfacher: Richten Sie doch einfach ein entsprechendes Dashboard für die Chefetage mit den wichtigsten Kennzahlen ein.

10. Dokumentation ist alles!

Nur eine Aufgabe ist für die Führungskräfte noch anstrengender als die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches: die Nachbereitung. Denn dann geht es daran, die handschriftlichen Notizen noch einmal zu entziffern, sie in ein Word-Dokument zu übertragen, dieses auszudrucken und unterschreiben zu lassen und schließlich zur Ablage an die Personalabteilung zu geben. Wesentlich einfacher wäre es doch, wenn Fachkraft und Führungskraft gemeinsam einen geführten Fragebogen im System durchgehen, Ziele oder Bewertungen gleich per Klick aus dem entsprechenden Katalog zusammentragen und so die Dokumentation gleich mit erledigen. Im Nachgang geben beide dann die vereinbarten Ergebnisse über ihren eigenen Account frei und unterschreiben dann quasi digital. Ab diesem Zeitpunkt können die Dokumente dann auch nicht mehr einseitig geändert werden, genau wie auf dem herkömmlichen unterschrieben Ausdruck.

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