5 Tipps zum Einstieg ins Bewerbermanagement

Recruiting muss heute vor allem eines sein: Schnell. Schon ab 10 ausgeschriebenen Stellen pro Jahr ist Excel dafür nicht mehr das geeignete Hilfsmittel. Eine Bewerbermanagement-Software spart Zeit und Kosten, denn sie automatisiert die erforderlichen Prozesse und nimmt administrative Arbeit ab. Die Handhabung der Technik ist bei einer übersichtlich gestalteten Software kein Hexenwerk und schnell erlernt. Aber wie bei jeder Kommunikation hängt auch die Qualität des Recruitingprozesses vom Inhalt ab. Und der liegt in der Hand des Personalers. Um Ihre Softwarelösung besonders effizient nutzen zu können, sollten Sie diese fünf grundsätzlichen Tipps beachten:

5 TIPPS

 

1. Interne Beteiligte von Anfang an integrieren 
Ermitteln Sie alle beteiligten Personen. Das beginnt bei der Stellenbedarfsmeldung und endet mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Den Beteiligten werden vom System die sie betreffenden Unterlagen, Termine und Erinnerungen nach Ihren Vorgaben zugeschickt. Alle Schritte werden dokumentiert und für Ihren Kostenüberblick ausgewertet.

Quelle: Ergebnisse der Bewerberumfrage von Jobbörsen-Kompass.de 2018

2. Stellenanzeige perfekt gestalten und online schalten
Formulieren Sie das gesuchte Profil so präzise wie möglich. Vermeiden Sie unbestimmte Begriffe wie Teamgeist und Belastbarkeit. Gestalten Sie die Stellenanzeige im firmeneigenen Corporate Design und posten Sie diese per Klick auf Ihrer Homepage und in den von Ihnen gewählten Medien.

3. Bewerbung per E-Mail ermöglichen
Dabei werden Lebenslauf und Zeugnisse vom Bewerber als Anlage beigefügt. Die Software sollte Lebensläufe elektronisch auslesen und standardisierte Datensätze erzeugen können – von den Adressdaten bis zu den einzelnen Bildungsabschlüssen. Mit dieser Methode sind allgemeine Berufserfahrung und Fachkenntnisse sehr schnell auswertbar.

4. Bewerberselektion vereinfachen per Online-Maske
Unabdingbare Qualifikationen für die Stelle sollten Sie gezielt über ein Bewerbungsformular / eine Jobbörse abfragen können. Bewerber, die diese K.O.- Kriterien nicht erfüllen, können direkt identifiziert werden. Beschränken Sie Ihre Fragen unbedingt auf die wenigen wirklich relevanten Kriterien, sonst steigen viele Bewerber aus. Ergänzend können CV und Zeugnisse auch hierbei hochgeladen werden.

5. Schnell und persönlich kommunizieren
Die Software sollte automatische Eingangsbestätigungen versenden können, Zwischenstand und Absagen nach von Ihnen definierten Zeiträumen ermöglichen. Gestalten Sie diese Kommunikation möglichst persönlich. Fügen Sie den Namen des Kandidaten ein, sagen Sie mehr als „Ihre Bewerbung ist eingegangen“ und versenden Sie nur während der Geschäftszeiten. Die Einladung zum Vorstellungsgespräch, dem Herzstück des Auswahlprozesses, sollte telefonisch erfolgen. Bei der gemeinsamen Terminfindung hilft dann wieder die mit dem Kalender verbundene HR-Software.

ZIELSETZUNG DER DIGITALISIERUNG

 

Bewerbermanagement, auch als E-Recruiting bekannt, bezeichnet die moderne Methode der Personalbeschaffung mittels einer HR Software. Darunter werden alle internen und externen Prozesse von der Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle bis hin zum Vertragsabschluss zusammengefasst.Die Zielsetzung des digitalisierten Bewerbermanagements ist die Vereinfachung der internen Prozesse, um sich für den Bewerber oder auch potentiellen neuen Mitarbeiter die erforderliche Zeit nehmen zu können. Die HR-Abteilung gestaltet in diesem Fall den aktiven Austausch zwischen Fachabteilung und Bewerber. Zeitgleich unterstützt die HR-Abteilung in allen Fragen rund um die Gestaltung des Arbeitsverhältnisses. Digitalisierung nimmt den Druck der Standardprozesse heraus und schafft Freiräume für die individuelle und firmenspezifische Gestaltung bei der Einstellung Ihrer Mitarbeiter.

Interne Prozesse vereinfachen

  • Automatisierung von Routineaufgaben (Eingangsbestätigungen, Versand von Einladungen…)
  • Verkürzung von Durchlaufzeiten der Bewerbungen(wie z. B. das automatisierte Auslesen von Qualifikationen aus dem Lebenslauf)
  • Abteilungsübergreifende Vereinfachung von Abstimmungsprozessen(Workflowsteuerung zur Sichtung von Bewerbungen in den Fachabteilungen)
  • Terminmanagement (Fristsetzung für die Sichtung von Bewerbungen, Koordination der Vorstellungsgespräche, Einladung zum Vorstellungsgespräch)

Externe Wirkung verstärken – aktiv Bewerber begeistern

  • Professionelle Außenwirkung – durch eigene Homepage und Bewerberportale
  • Schnelle Reaktionszeiten – der Bewerber erhält einen guten Eindruck vom Unternehmen
  • Frühzeitige Kontaktaufnahme – durch automatisierte Einbindung der Fachabteilungkann ggf. bereits vor dem Bewerbungsgespräch Kontakt zwischen den Experten(Bewerber/Team) geknüpft werden
  • Regelmäßige Updates zum Stand der Bewerbung versenden bzw. kommunizieren

DEN BEWERBUNGSPROZESS AUTOMATISIEREN

 

STEP 1 – Bedarfsmeldung
Wird innerhalb des Unternehmens mittels Antrags- und Genehmigungsverfahren auf den Weg gebracht.

STEP 2 – Stellenausschreibung
Aus der Bedarfsmeldung wird eine Stellenausschreibung generiert, die intern und extern veröffentlich wird. Hier können die eigene Homepage, Jobbörsen als auch externe Jobportale genutzt werden. Erforderliche Qualifikationen können direkt abgefragt werden

STEP 3 – Bewerbungsprozess startet
Bewerbungen erfolgen per Post, per E-Mail bzw. über Homepage, Jobbörsen und Jobportale. Alle digitalvorliegenden Dokumente werden automatisiert in das Bewerbermanagement übernommen. Durch das Auslesen der Lebensläufe werden Qualifikationen automatisiert in die Datenbank gestellt.

STEP 4 – Kommunikation mit dem Bewerber
Eine automatisierte Eingangsbestätigung wird verschickt.

STEP 5 – Identifikation der TOP-Kandidaten
Anhand der Kenntnisse und Qualifikationen werden TOP-Kandidaten sofort automatisch identifiziert undals Vorschläge für die Fachabteilung aufbereitet. Kandidatenpool steht den Mitarbeitern und Vorgesetztenzur Verfügung, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind.

STEP 6 – Einladung zum Vorstellungsgespräch
Persönliche Einladung und Durchführung der Gespräche. Dokumentation der wichtigen Ergebnisse imBewerbermanagement. Parallel können automatisiert bereits erste Absagen für die Kandidaten versendetwerden, die nicht in Frage kommen.

STEP 7 – Zusage 
Die HR-Abteilung unterstützt die Fachabteilung bei einer Zusage durch entsprechende elektronische Koordination der Termine, Ausgestaltung und Ausstellung der Arbeitsverträge. Aufnahme der aktuell nicht in Frage kommenden TOP-Kandidaten in den Talent Pool, die für das Unternehmen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt von Interesse sind.

STEP 8 – Vertragsunterzeichnung
Mit der Vertragsunterzeichnung wird der Bewerber zum Mitarbeiter (automatisierte Übernahme in dasPersonalmanagement). Alle weiteren Onboarding-Prozesse werden jetzt elektronisch angestoßen.

(Quelle: https://www.spdata.de/zukunft-hr/online-fachartikel/fachartikel-bewerbermanagement/)