ERP in der Personalplanung
In der heutigen Geschäftswelt ist das Personalmanagement ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens.
Ein Unternehmen steht und fällt nunmal mit seinen Mitarbeitern.
Das Personal optimal für die zu bewältigenden Geschäftsprozesse einzusetzen und auch unvorhersehbare Ausfälle abfedern zu können, ist zur zentralen Herausforderung im Personalmanagement eines jeden Unternehmens geworden.
Gleichzeitig gilt es, sich um die Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu kümmern und diverse gesetzliche Vorgaben im Auge zu behalten. Viele Aufgaben gleichzeitig.
Aber genau für diese Probleme gibt es auch Lösungen. Effektive Personalmanagementsysteme können helfen, den Personalbestand zu verwalten, Arbeitsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
An dieser Stelle möchten wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software für das Personalmanagement werfen und deren konkreten Nutzen auch für Ihr Unternehmen herausstellen.
Was ist ein ERP-System?
Mit einem ERP-System steht den Unternehmen eine Software zur Verfügung, die die Ressourcenplanung nicht nur steuert, sondern auch erheblich vereinfachen kann. Eine Vielzahl von Unternehmensdaten und -prozessen können in einer einzigen Datenbank zusammengeführt und von dort aus verwaltet werden. Nahezu alle Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, können mit Hilfe von ERP unter einen Hut gebracht und auf einfache Weise miteinander verknüpft werden.
Moderne ERP-Lösungen umfassen insbesondere wichtige Unternehmensbereiche wie
- Einkauf und Beschaffung
- Materialwirtschaft
- Produktion
- Controlling
- Personalwesen
- Vertrieb & Marketing
- Finanz- & Rechnungswesen
Die betriebswirtschaftlich orientierten Softwarelösungen können jedoch nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch über verschiedene Werke und Produktionsstandorte hinweg miteinander verknüpft und genutzt werden.
Betriebliche Ressourcen wie Produktionsmaterial, Personal oder Kapital können so deutlich besser, ressourcenschonender, effizienter und kostengünstiger verwaltet werden. Daraus ergibt sich ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für die Unternehmen.
Wie hilft eine ERP-Software bei HR-Themen?
Im Personalmanagement können ERP-Systeme dazu beitragen, die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffung, die Personalentwicklung und die Personalverwaltung zu optimieren.
Das Personalmanagement kann in vielen Bereichen durch eine ERP-Software unterstützt werden. Durch die ganzheitliche Abbildung des Unternehmens im ERP-System kann die Personalabteilung auch den Personaleinsatz ganzheitlich planen und umsetzen.
Was sind die wichtigsten Funktionen von einem ERP-System bei Personalthemen?
Personalplanung leicht gemacht
ERP-Software für die Personalverwaltung kann für Unternehmen, die ihre Personaldaten noch manuell verwalten und kontrollieren, eine große Hilfe sein. Solche Systeme können Unternehmen dabei helfen, ihre Personalplanung und den Personaleinsatz effizienter zu gestalten, indem sie den Prozess automatisieren und die Fehlerquote verringern.
Diese Systeme nutzen eine Reihe von Datenpunkten, um Routineaufgaben zu automatisieren. Beispielsweise können Urlaubspläne, Betriebskalender, Dienstpläne, Arbeitszeitmodelle und Pausenregelungen in das System eingegeben werden. Diese Daten werden dann verwendet, um Aufgaben wie die Erstellung von Dienstplänen zu automatisieren. Dadurch wird der Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von Dienstplänen reduziert und die Fehleranfälligkeit verringert.
Ein weiterer Vorteil eines ERP-Systems für das Personalmanagement ist seine Fähigkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu überwachen. Beispielsweise kann das System überprüfen, ob die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Dies verringert das Risiko von Verstößen gegen das Arbeitsrecht und die damit verbundenen Strafen.
Leichte Personalverwaltung
Neben der Planung spielt die Verwaltung eine wichtige Rolle im HR-Wesen. Zu den administrativen Aufgaben gehören die Erfassung der Arbeitszeiten, die Führung der Personalakten, die Lohnabrechnung und die Verwaltung der Ein- und Austritte. Durch Automatisierung können Routineaufgaben ohne großen Zeitaufwand erledigt werden.
Darüber hinaus bieten ERP-Systeme den Beschäftigten die Möglichkeit, bestimmte Daten selbst zu bearbeiten. So können sie beispielsweise ihre persönlichen Adressdaten aktualisieren oder ihre Urlaubsplanung und Zeitkonten einsehen. Darüber hinaus können sie über die Softwarelösung Urlaub beantragen, Änderungen vornehmen oder Nachbuchungen von Zeitkonten veranlassen.
Dies entlastet die Personalabteilung und fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Datenverwaltung zentralisiert
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass ERP-Systeme Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und verwalten.
Besonders wertvoll ist die Integration mit der Buchhaltung. Die Konsolidierung der Daten zwischen der Buchhaltung und der Personalabteilung vereinfacht Prozesse wie die Gehaltsabrechnung, die Berechnung von Überstunden und Urlaubstagen sowie die Überwachung von Abwesenheiten enorm. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Ressourcen effizienter genutzt und menschliche Fehler minimiert werden.
Die Verknüpfung des Personalmanagements mit anderen Unternehmensbereichen wie Vertrieb und Projektmanagement ermöglicht es Unternehmen, eine ganzheitliche Perspektive einzunehmen und besser informierte Entscheidungen zu treffen. Dies kann zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz und letztlich zu einer höheren Rentabilität führen.
Recruiting von neuen Mitarbeitern
Auch beim Recruiting kann ein ERP-System helfen. Die Bearbeitung von Bewerbungen ist oft zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Die Auswahl der besten und geeignetsten Bewerberinnen und Bewerber für eine Stelle ist eine anspruchsvolle und wichtige Aufgabe.
Damit Sie die Zeit und die Ressourcen haben, die Sie für diese wichtigen Entscheidungen benötigen, hilft Ihnen eine moderne ERP-Software, den gesamten Bewerbungsprozess zu koordinieren. Sie können Einladungen, Terminpläne oder Verträge digital in Ihrem ERP-System speichern oder eine separate Datenbank nur für Bewerber einrichten.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten, dass das Personalwesen in vielerlei Hinsicht von einem modernen ERP-System profitiert. Weniger Routine, mehr Leistung – durch Automatisierung schafft eine Softwarelösung mehr Freiräume. Diese ermöglichen es Ihnen, Ihre Kompetenzen im Personalwesen auszubauen.
