Drehstuhlschnittstellen bremsen die Digitalisierung aus

eBusiness-Standards ermöglichen die reibungslose inner- und überbetriebliche Kommunikation und sind damit die Enabler der Digitalisierung. Auch wenn Standards eingesetzt werden, kann es bei nicht flächendeckenden und interoperablen Standardeinsatz zu Friktionen kommen, etwa wenn eine Drehstuhlschnittstelle vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn manuell Daten aus einem IT-System in ein anderes IT-System übertragen werden müssen. Eine explorative Unternehmensbefragung zeigt, dass die Wahrscheinlichkeit hoch ist, in deutschen Unternehmen solche Drehstuhlschnittstellen vorzufinden. Aus Experteninterviews geht hervor, wie wichtig Standards sind, um diese Schnittstellenproblematik zu verringern beziehungsweise zu lösen.

eBusiness-Standards sind die Basis für inner- und überbetriebliche digitale Kommunikation, denn sie legen Formate und Regeln für den Informationsaustausch fest und agieren so als „gemeinsame Sprache“ der Unternehmen entlang einer Wertschöpfungskette (BMWi, 2018). Dementsprechend sind Standards die Enabler der digitalen Transformation, deren zentrales Element die Vernetzung von vielen verschiedenen Stakeholdern ist (Engels, 2017). Das haben bereits viele Unternehmen in Deutschland erkannt: 85 Prozent der deutschen Industrieunternehmen sehen Standards als wichtig für die Digitalisierung an (ebenda). Dementsprechend ist der Einsatz von eBusiness-Standards elementar für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen.

Führt ein Unternehmen Standards ein, fallen die Fehlerkorrekturen an den Systemschnittstellen und damit ein erheblicher Kostenfaktor weg (ebenda). Effizienzverluste, die trotz ihres Umfangs oft unbemerkt bleiben, werden verringert. Medienbrüche werden verringert, manuelle Eingriffe und Übersetzer werden hinfällig. Standards tragen dazu bei, Marktunvollkommenheiten zu beseitigen, indem sie Informationsasymmetrien etwa zwischen Käufer und Verkäufer durch eine verbesserte Vergleichbarkeit mindern und auf diese Weise Transaktionskosten senken (Berger et al., 2013).

Auch wenn viele Unternehmen bereits Standards einsetzen, kann es an einigen Stellen in der inner- und überbetrieblichen Kommunikation zu Friktionen und damit Informationsverlusten kommen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn sogenannte Drehstuhlschnittstellen vorliegen.

Der Begriff der Drehstuhlschnittstelle beschreibt die Problematik, dass in Form einer MenschMaschine-Schnittstelle manuell Daten aus einem IT-System in ein anderes IT-System übertragen werden – also ohne automatisierte Lösung auf Basis von Standards. Somit steht der Begriff Drehstuhlschnittstelle synonym für Systembrüche zwischen IT-Systemen, gewissermaßen als Teilbereich der Medienbrüche (vgl. auch Wiegold, 2016).

Drehstuhlschnittstellen begünstigen potenziell Fehler in der Datenverarbeitung und sorgen für Ineffizienzen in unterschiedlichen Geschäftsbereichen und schließlich entlang der gesamten  Wertschöpfungskette.

Dieser Report hat vor diesem Hintergrund zum Ziel, das Problem der Drehstuhlschnittstellen empirisch zu approximieren. Zu diesem Zweck wurde eine explorative Unternehmensbefragung durchgeführt. Um die Praxisrelevanz des Themas zu unterstreichen, wurden außerdem Interviews mit Datenexperten verschiedener Unternehmen über den Einsatz von eBusiness-Standards geführt, die in diese Studie mit einfließen.

Drehstuhlschnittstellen der deutschen Industrie

2 Indikationen für Drehstuhlschnittstellen
Basis der Studie ist eine nichtrepräsentative, explorative Unternehmensbefragung aus dem Jahr 2018, die im Rahmen des Forschungsprojektes eStep Mittelstand durchgeführt wurde (siehe Kasten). Insgesamt haben 224 deutsche Unternehmensvertreter an der Befragung teilgenommen. 103 der Unternehmen (46 Prozent) verwenden eBusiness-Standards. eBusiness bezeichnet dabei den automatisierten, computergestützten Datenaustausch innerhalb von und zwischen Unternehmen über elektronische Netze. Dazu zählen beispielsweise der digitale Austausch von Produkt- und Katalogdaten, der Verkauf von Produkten über Online-Shops sowie die
digitale Übermittlung von Bestellungen, Lieferdaten und Rechnungen (Berlecon Research, 2010, 17).

Die befragten Unternehmen stammen zu jeweils 20 Prozent aus der Branche der Dienstleistungen und des Handels, zu 12 Prozent aus dem Maschinen- und Anlagenbau und zu jeweils einstelligen Anteilen aus anderen Branchen, darunter Bau, Chemie und Konsumgüter. 23 Prozent der Unternehmen haben einen Umsatz von weniger als eine Million Euro, 29 Prozent einen von einer bis fünf Millionen Euro. 22 Prozent der Unternehmen verzeichnen einen Umsatz von fünf bis 25 Millionen Euro. Mehr als 25 Millionen Euro Umsatz haben 26 Prozent der befragten Unternehmen. Auch die Unternehmensgrößen nach Mitarbeiterzahlen sind sehr durchmischt. Einen bis neun Mitarbeiter haben 18 Prozent der befragten Unternehmen. 31 Prozent der Unternehmen haben zehn bis 49 Mitarbeiter, 26 Prozent 50 bis 249 Mitarbeiter und 25 Prozent mindestens 250 Mitarbeiter. Trotz der überschaubaren Fallzahl ergibt sich also ein recht umfassendes Bild der Unternehmenslandschaft.

Der vorliegende Datensatz lässt anhand der abgefragten Variablen nicht unmittelbar erkennen, ob eine Drehstuhlschnittstelle in dem jeweiligen Unternehmen vorliegt, da das Vorhandensein einer solchen nicht direkt abgefragt wurde. Im Folgenden werden unterschiedliche Indikationen für eine Drehstuhlschnittstelle verwendet. Ihnen ist gemein, dass sie das tatsächliche Auftreten von Drehstuhlschnittstellen allenfalls approximieren können und vermutlich Verzerrungen aufweisen. Dementsprechend sind die Ergebnisse mit Vorsicht zu interpretieren. Die Verwendung verschiedener Indikationen hilft, um die tatsächliche Anzahl von Drehstuhlschnittstellen einkreisen zu können.

Das Forschungsprojekt eStep Mittelstand wurde im Zeitraum vom 01.11.2013 bis 31.10.2016 im Rahmen der Förderinitiative „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert. Damit gehört
es zu den Projekten von Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das BMWi die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk (FiR, 2016).

◼ Indikation 1: Wenn in mindestens einem Funktionsbereich des Unternehmens eBusinessStandards eingesetzt werden oder zukünftig eingesetzt werden sollen, könnte eine Drehstuhlproblematik vorliegen.
Erläuterung: Wird in einem Funktionsbereich des Unternehmens ein eBusiness-Standard eingesetzt, ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, dass in den anderen Funktionsbereichen keine Standards eingesetzt werden. An der Schnittstelle findet ein Systembruch zwischen
nichtstandardisiertem System und standardisiertem System statt.

◼ Indikation 2a: Wenn in mindestens zwei Funktionsbereichen des Unternehmens eBusinessStandards eingesetzt werden oder zukünftig eingesetzt werden sollen, könnte eine Drehstuhlproblematik vorliegen.
Erläuterung: Werden in mehreren Funktionsbereichen des Unternehmens eBusiness-Standards eingesetzt, ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, dass diese Standards sich unterscheiden und an der Schnittstelle ein Systembruch vorliegt. Diese Wahrscheinlichkeit erhöht sich,
wenn mehrere Standards gleichen Typs genutzt werden oder zukünftig genutzt werden sollen (Indikation 2b). Diese Wahrscheinlichkeit erhöht sich auch, wenn in den Funktionsbereichen Beschaffung, Logistik und Vertrieb eBusiness-Standards eingesetzt werden, da diese
Bereiche in der Wertschöpfungskette besonders eng miteinander verknüpft sind (Indikation
2c).
◼ Indikation 2b: Wenn in mindestens zwei Funktionsbereichen des Unternehmens eBusinessStandards gleichen Typs eingesetzt werden oder zukünftig eingesetzt werden sollen, könnte eine Drehstuhlproblematik vorliegen.

◼ Indikation 2c: Wenn in den Funktionsbereichen Beschaffung, Logistik und Vertrieb eBusiness Standards eingesetzt werden oder zukünftig eingesetzt werden sollen, könnte eine Drehstuhlproblematik vorliegen.

Weiterlesen: https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/Report/PDF/2019/IW-Report_2019_Drehstuhlschnittstellen.pdf