Digitale Transformation, Arbeitskultur 4.0, IT-Infrastruktur 4.0

Ein Gastbeitrag von Ludger Grevenkamp, teamS

Die Digitalisierungs-Diskussion konzentriert sich vor allem auf zwei Themenfelder:

1. Digitale Technologien und sich daraus ergebende Anwendungen
   Hierunter fallen nicht nur heute zum Alltag gehörende Technologien (z. B.: Barcodes, DNC-Programme, E-Mails, Online-Banking und -Shopping) sondern vor allem neue Technologien (z. B.: Internet der Dinge, Künstliche Intelligenz, 3D-Druck, Virtual Reality).
2. Veränderungen, die sich aus digitalen Technologien und ihren Anwendungen für die einzelnen Lebensbereiche ergeben
   Hier liegt der Fokus der Diskussion vor allem auf neuen Geschäftsmodellen, neuen Wertschöpfungsprozessen/-netzwerken und Veränderungen unserer Arbeitswelt, auch mit Begriffen wie „New Work“, „Arbeiten 4.0“, „Büro 4.0“ bezeichnet.

Ob wir das gut finden oder nicht – Digitale Technologien mit attraktiven Anwendungen werden sich auch weiterhin sehr schnell verbreiten und ggfs. bisherige Verhaltensweisen, Geschäftsprozesse und  Geschäftsmodelle verändern bzw. neue schaffen. Als markantes Beispiel dafür, wie schnell sich solche Veränderungen vollziehen, kann das Smartphone mit seiner Markteinführung vor gut zehn Jahren dienen.

Unsere Gesellschaft und im Besonderen unsere Arbeitswelt haben sich darauf einzustellen. Unter Berücksichtigung berechtigter und durchsetzbarer Interessen der betroffenen Menschen werden sie das im Wesentlichen auch tun, so wie sie das auch in den letzten Jahren und Jahrzehnten bereits getan haben.

Das gilt im Besonderen auch für die Büro-Arbeitswelt. Wie sich diese durch die bisherige digitale Revolution vor allem seit der Jahrtausendwende verändert hat und welche Konsequenzen sich daraus für das Büro 4.0 ergeben, damit beschäftigen wir uns näher. Im Fokus haben wir dabei vor allem mittelständische Firmen und von der Größer her vergleichbare – weitgehend eigenständige – Bereiche in Großunternehmen.

 

Büro-Arbeitswelt der Zukunft / Büro 4.0

Die heutige Büro-Arbeitswelt, mit der Hälfte aller Beschäftigten in Deutschland, wird immer wieder kritisiert. Wichtige genannte Fehlentwicklungen sind:

• E-Mail-Flut – im deutschen Durchschnitt machen E-Mails 20–25 % der Büro-Arbeitszeit aus, vor allem veranlasst durch den hohen Anteil interner Kommunikation via E-Mail
• Zu komplizierte Software, unterschiedliche Bedienung der vielen Produkte
• Verstärkte Individualisierung der Büroarbeit und mangelnde Zusammenarbeit
• Niedrige Motivation der Beschäftigten (siehe u. a. Gallup Report 2016: http://www.gallup.de/183104/engagement-index-deutschland.aspx )
• Vielfach beklagter Zeitdruck mit häufiger Überlastung und Stress
• Stark zunehmende Zahl der Krankheitstage und Frühverrentungen aufgrund psychischer Ursachen

Mit der dringend erforderlichen Minderung bzw. Beseitigung der genannten Fehlentwicklungen gibt es neben der rasant fortschreitenden Digitalisierung einen zweiten wichtigen Grund, sich mit der zukünftigen Büroarbeitswelt, dem Büro 4.0, intensiv zu befassen.

 

Die Büro-Arbeitswelt lässt sich im Wesentlichen in drei Bereiche untergliedern:

 

1. Physisches Arbeitsumfeld (Büroraumkonzept und -einrichtung, Ergonomie, Beleuchtung, Raumklima, Räumliches Umfeld, etc.)Heute gibt es eine Fülle attraktiver Angebote für Raumkonzepte und Büroeinrichtungen entsprechend den Erwartungen an die moderne Arbeitswelt. In den meisten Fällen dürfte es eher eine finanzielle Frage sein, ob und in welchem Umfang in diesem Bereich investiert wird. Auf jeden Fall fördert ein in diesem Sinne zeitgemäßes und ergonomisches Arbeitsumfeld eine für das Unternehmen erfolgreiche Arbeitskultur.
2. Arbeitswerkzeug (Technologie, Tools, IT-Infrastruktur)Im bundesdeutschen Durchschnitt und über alle Tätigkeiten hinweg entfällt auf die beiden nachfolgend genannten Aufgabenfelder jeweils etwa die Hälfte der Büro-Arbeitszeit.

• Für die zentralen Unternehmensanwendungen – relativ einfach strukturierbare Prozesse (z. B.: Buchhaltung, Vertriebsabwicklung, Materialwirtschaft) – haben sich zunehmend Client-Server-Strukturen herausgebildet. Die Vielzahl der hierfür angebotenen Software-Lösungen unterschiedlicher Leistungsfähigkeit macht die Entscheidung für die bestgeeignete Lösung, bezogen auf das jeweilige Unternehmen, nicht gerade einfach.
• Für die vielfältigen anderen Büro-Aufgaben – kaum strukturierbare Prozesse (z. B.: Kommunikation intern und extern, Arbeitsorganisation) – haben sich PCs (Desktop-PCs und Notebooks) mit hierfür angebotenen Software Paketen, den Apps, etabliert. Gerade hier, u. a. bedingt durch die PC-basierende IT-Infrastruktur, liegen wichtige Ursachen für die oben beschriebenen Fehlentwicklungen, die ein Kernthema von Büro 4.0 sind.

Beide Aufgabenfelder werden ergänzt und unterstützt mit diversen weiteren digitalen Lösungen, die in die Büro-Arbeitswelt Einzug gehalten haben. Das Spektrum reicht von Präsentationstechnik über Video-Conferencing Tools bis hin zum Scannen von Rechnungen mit automatischer Weiterbearbeitung.

Eine längerfristig wohl besonders wichtige digitale Neuerung – gerade für mittelständische Unternehmen – ist das Angebot von Cloud-Services. Sie entlasten das Unternehmen von vielen technisch anspruchsvolleren IT-Aufgaben und bringen mehr Datensicherheit.

 

3. Arbeitskultur 4.0

In diesem dritten Bereich, der Arbeitskultur 4.0, entscheidet sich in besonderer Weise die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder – allgemein – die Leistungsfähigkeit einer Organisation.

• Arbeitsformen/-organisation
  B.: Mobiles Arbeiten, agile Strukturen, „vernünftige Abläufe“, virtuelle Projekte
• Arbeitsgestaltung
  B.: Selbstbestimmtes Arbeiten, Spaß, Innovation
• Unternehmenskultur, Werte, Einstellungen, Verhalten zwischen Führungskräften und Mitarbeitern (auch unter Begriffen wie „Digital Leadership“ oder „Unternehmenskultur 4.0“ thematisiert)
  B.: Führung auf Augenhöhe, Sinnhaftigkeit der Arbeit

Der letztgenannte Teilbereich – rund um Unternehmenskultur – ist wiederum der mit Abstand wichtigste. Hierbei geht es nicht vorrangig um Managementmethoden, die man lernen kann, sondern um Persönlichkeit, um Echtheit und Glaubwürdigkeit. Etwas, das eine Führungskraft möglichst mitbringen sollte. Es geht um authentisch gelebte positive Werte und Einstellungen der Führungskräfte: Authentizität als fundamentaler Bestandteil einer guten Unternehmenskultur.

Im Kern lautet die Botschaft der Arbeitskultur 4.0:  Die Führungskräfte und Unternehmenslenker müssen sich entsprechend den Gegebenheiten der neuen Arbeitswelt ändern. Und das heißt im Klartext: „Sie müssen sich selbst ändern!“ Und sie müssen auch dabei authentisch sein.

Dies ist wohl die größte Herausforderung für eine Führungskraft überhaupt und gleichzeitig ihr wichtigster Beitrag in der zukünftigen zunehmend digitalisierten Welt.

 

IT-Infrastruktur 4.0 als Unterstützer und Förderer von Arbeitskultur 4.0

Wie angedeutet ist die heutige PC-basierende IT-Infrastruktur nicht unschuldig an den Fehlentwicklungen der heutigen Bürowelt. Nehmen wir nur die von Fachleuten ermittelte Büro-Arbeitszeitverschwendung von 30 – 40 % im bundesdeutschen Durchschnitt. Diese kann maßgeblich dem Bereich der kaum strukturierbaren Prozesse zugeordnet werden, also dem Bereich, der durch eine PC-basierende IT-Infrastruktur gekennzeichnet ist. Zeitdruck, Dauerbelastung und Stress resultieren u. a. daraus.

Das Büro 4.0 vollzieht hier einen grundlegenden Wandel: weg von der PC-basierenden IT-Infrastruktur – hin zu einer Datenbank-basierenden IT-Infrastruktur.

Im Büro 4.0 bearbeiten alle Beschäftigten ihre Aufgaben in den zentralen Bereichen Kommunikation und Organisation und eventuell weiteren Aufgabenfeldern über eine gemeinsame Datenbank, der gemeinsamen Informationsplattform, die idealerweise in der Cloud liegt.

Dass bei einer gemeinsamen Datenbank alle für die jeweiligen Aufgaben benötigten Funktionen (schriftliche Kommunikation – intern & extern, Kontakte & Kunden, Termine, Aufgaben, Notizen, Intranet, Projektmanagement, CRM, usw.) möglichst in einer einzigen App integriert sind, ist nur folgerichtig. Letztere wiederum hat natürlich eine einfache und einheitliche Bedienung, was nicht nur unter demografischen Gesichtspunkten ein großer Vorteil ist.

Auch dürfen in solch einer integrierten Gesamt-Anwendung moderne Kommunikations-Tools wie z. B. Chat & Messaging oder Meeting Management nicht fehlen.

Was vielleicht vordergründig modernen Intranet-Lösungen (Social Intranet, Enterprise Intranet, etc.) ähnelt, ist in Wirklichkeit ein absoluter Paradigmenwechsel, der implizit wichtige positive Veränderungen in der gesamten Büro-Arbeitswelt nach sich zieht. Diese Veränderungen unterstützen und fördern maßgeblich auch die Entwicklung der Arbeitskultur 4.0.

Gemeinsame Informationsplattform

Alle Beschäftigten haben Zugriff auf alle Informationen. Hier findet eine Art „Beweisumkehr“ statt: Während Informationen heute i. d. R. explizit freigegeben werden müssen, werden diese im Büro 4.0, nur wenn nötig, als „Vertraulich“ gekennzeichnet.

Der Zugriff auf die Informationen ist per Internet von überall möglich. Technisch bedeutet das beste Voraussetzungen für mobiles Arbeiten oder virtuelle Projekte.

Die auf die Weitergabe von Informationen bezogene Kommunikation entfällt fast vollständig, denn alle haben ja darauf Zugriff. Damit entfallen auch die meisten internen CC-Mails und anderweitige Absicherungs-Dokumente. Information ist per Definition eine Holschuld – für alle.

Die Transparenz nimmt deutlich zu, weil jeder (fast) alles sehen kann. Gute Zusammenarbeit wird so deutlich gefördert. Auf Vertrauen basierende Regelungen zu Arbeitszeiten und –orten werden erleichtert.

Da alle Beschäftigten auf eine möglichst vollständige und aktuelle Informationsbasis angewiesen sind, sorgt im Zweifelsfall schon die Gruppendynamik für sorgfältige Pflege der gemeinsamen Daten.

Und die „Nur-Einmal-Pflege“ der Daten spart Zeit, denn mehrfach redundante Datenbestände, häufig in unterschiedlichen Bearbeitungsständen, gehören der Vergangenheit an.

Mit einer gemeinsamen Informationsplattform werden bisher bestehende Hierarchiestufen zumindest „etwas eingeebnet“. Führungskräfte werden quasi automatisch zu Teammitgliedern. In einem solchen Umfeld können sie sich besser auf die Punkte konzentrieren, bei denen es wirklich auf Führung ankommt.

Gute interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Messaging & Chat ist schriftliche Kommunikation in Echtzeit. Es ähnelt mehr dem Telefonieren als dem E-Mail, das vielleicht erst Stunden oder Tage später gelesen wird. Aber Chat ist auch asynchrone Kommunikation. Ist ein Ansprechpartner nicht online, empfängt er in dem Augenblick, in dem er sich einloggt, alle in der Zwischenzeit eingetroffenen Nachrichten.

Damit steht den Beschäftigten nicht nur ein zeit-gemäßer Weg für die interne Kommunikation zur Verfügung, sondern auch ein zeit-sparender. Messaging und Chatten geht wesentlich schneller und unkomplizierter als E-Mail-Schreiben. Vor allem bei vollkommener Integration des Chat in die Büro-Gesamtanwendung werden interne E-Mails bald die Ausnahme sein.

Messaging & Chat fördert schnellere Abläufe im Unternehmen. Fast alle Kurznachrichten lassen sich in weniger als zwei Minuten bearbeiten. Was besonders schnell geht (Zeitmanager sagen “kleiner 2 Minuten“), erledigt man besser sofort.

Chat erlaubt kreative Gruppenarbeit / Projekt-Chat – auch über räumliche Distanzen und Zeitzonen hinweg. Gut für Innovation, Zusammenarbeit und Spaß.

Meeting Management zielt vor allem auf Zeitersparnis, Transparenz, Motivation und Effizienz: Durchschnittlich verbringen die Beschäftigen im Büro fast einen Arbeitstag pro Woche vor allem in internen Meetings: In kleinen Firmen eher weniger, in Großunternehmen eher mehr, Führungskräfte mehr, Sachbearbeiter weniger. Nur ein Bruchteil der für Besprechungen aufgewendeten Zeit wird von den Teilnehmern als sinnvoll oder nützlich angesehen.

Die gemeinsame Informationsplattform kann schon für die Vorbereitung interner Meetings genutzt werden. Auf einen Agenda Vorschlag können ggfs. alle Teilnehmer zugreifen, um einzelne Themen vorab zu bearbeiten, mit Unterlagen zu ergänzen oder weitere Themen anzufügen.

Eine Online-Protokollierung vor den Augen der Teilnehmer fördert eine effiziente Besprechung mit klarer Struktur. Missverständnisse lassen sich in der Regel sofort klären.

In der DB-basierenden IT-Infrastruktur ist das denkbar einfach:
Die (idealerweise) gemeinsam erarbeitete und vorbereitete Agenda liegt ja bereits online vor. Im Meeting übernommene/-tragene Aufgaben landen direkt in der individuellen Aufgabenverwaltung der Betreffenden. Das sorgt zusätzlich für Klarheit – und Erledigung. Mailen des Protokolls an interne Teilnehmer entfällt natürlich – siehe gemeinsame Informationsplattform.

 

IT-Infrastruktur 4.0 heute bereits einsetzbar

Erste IT-Infrastrukur 4.0 Lösungen sind heute bereits verfügbar, z. B. von dem Unternehmen teamS GmbH in Hamburg ( www.teamS.company ). Die oben beschriebenen Veränderungen können damit bereits heute im realen Einsatz erprobt und genutzt werden. Ein Video der etwas anderen Art auf YouTube erläutert das Konzept auf amüsante Weise: https://youtu.be/Om94zmhBe8g .
Arbeitskultur 4.0 als Voraussetzung für erfolgreiche digitale Transformation

Als Schlüssel-Ressourcen in der digitalisierten Welt gelten heute Wissen, Vernetzung und Kreativität. Aus Sicht der Beschäftigten sind gute interne Kommunikation und Zusammenarbeit besonders wichtig. Sie wollen sich im Unternehmen wohlfühlen, Freude und Spaß an ihrer Arbeit haben. Sie möchten sich selbst mit ihren Stärken einbringen und auch Neues im Unternehmen probieren können.

Eine gute Arbeitskultur ist somit in doppelter Weise eine wesentliche Voraussetzung für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit: Sie macht ein Unternehmen attraktiv für die richtigen Mitarbeiter und sie motiviert die Mitarbeiter, sich mit all ihren Ressourcen für den Erfolg des Unternehmens einzusetzen. Die IT-Infrastruktur 4.0 unterstützt und fördert dies in sehr hohem Maße.

Ludger Grevenkamp

Lust auf Mehr Zeit?
www.MehrZeitfürsWesentliche.de
https://youtu.be/Om94zmhBe8g

teamS GmbH
Ernst-Mantius-Str. 10
21029 Hamburg

 

 

 

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