Digitalisierung im HR – Das geht mobil und flexibel

Ein Gastbeitrag von Carina Teichmann, Jacando.

Mit dem Smartphone und Tablet ist im Alltag vieles anders geworden. Zum Beispiel ist das Büro mit den digitalen Helfern in die Tasche gewandert. Auch im Human Resources Management.

Mobiles HR: Personalabteilungen können sich nicht verweigern

Die Zeichen der Zeit stehen auf Mobilität. Zunehmend werden auch HR-Prozesse per Smartphone gemanagt. Nicht nur im Recruiting trägt ein mobiles HR-Managementinzwischen zu mehr Effizienz bei.

Die Anwendungsbereiche reichen von der Stammdatenpflege, dem mobilen Abwesenheitsmanagement, Kommunikationsaufgaben, der Dokumentenverwaltung, dem Erstellen von Arbeitsplänen, der Zeiterfassung, Freigabe- und Genehmigungsprozessen bis hin zum Vertragsmanagement. All das lässt sich inzwischen von unterwegs aus erledigen. Auch jacando setzt auf Mobilität und bietet seine Module in mobil verfügbaren Varianten an.

Prozesse mit wenigen Klicks managen: Userfreundlichkeit ist das A und O

Dabei sind die Anwendungen so userfreundlich, dass HR-Manager bei den meisten Prozessen mit nur einem Fingertipp Entscheidungen treffen, Informationen weiterleiten, Aufgaben zuordnen oder Genehmigungen erteilen können – und das zu jeder Zeit und von jedem Ort aus.

Das hat den entscheidenden Vorteil, dass Abläufe, die zum Beispiel wegen Geschäftsreisen, langwierigen Meetings oder Kundenterminen unter Umständen lange liegen bleiben würden, auch zwischendurch schnell und unkompliziert erledigt werden können. Die Prozesskette ist somit ständig im Fluss und anstehende Entscheidungen werden schneller getroffen.

Dass HR sich dieser Entwicklung nicht verschließen kann, liegt auf der Hand. Denn eine Beschleunigung der Prozesse und eine höhere Mobiltauglichkeit im Personalwesen ist für bestehende und künftige Mitarbeiter ein großer Dienst, der von diesen nicht nur erwünscht, sondern auch vorausgesetzt wird. Arbeitgeber, die diesem Trend hinterherhinken, laufen Gefahr, die eigene Employer Brand zu beschädigen. Und das ist alles andere als weit hergeholt, sondern wissenschaftlich erwiesen.

Mobiles HR Management: Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter ist hoch

So belegt etwa die „Mobile Recruiting Studie 2017“, die das Portal meinestadt.de in Zusammenarbeit mit der Hochschule RheinMain durchgeführt hat, dass Arbeitgeber einen Großteil an Bewerbern verprellen, wenn sie auf eine mobiltaugliche Personalbeschaffung verzichten.

Fast jedes zweite Talent hat schon einmal eine Bewerbung abgebrochen, weil diese nicht mobil optimiert war. Das ist auch nicht weiter verwunderlich. Schließlich sind Bewerber es von anderen Online-Angeboten gewöhnt, dass diese mit wenig Aufwand auch per Smartphone funktionieren. Das reicht von der Partnersuche bis hin zur Geldtransaktion. Nur die Bewerbung scheidet aus? Das passt für sie nicht zusammen und wirft unweigerlich ein schlechtes Licht auf den Arbeitgeber, der ganz offensichtlich nicht mit der Zeit geht.

Mobile Recruiting wird immer wichtiger

Bei den meisten Arbeitgebern ist das auch angekommen. Fast 70 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass Bewerbungen über Handys oder Tablets in Zukunft wichtiger werden. Und dass Unternehmen, die dem nicht Rechnung tragen, auf lange Sicht Schwierigkeiten haben, neue Mitarbeiter zu finden. Allerdings hinken die meisten Betriebe dieser Einsicht gewaltig hinterher.

Nicht einmal die Hälfte der Unternehmen hat ihren Online-Karriere-Auftritt mobil optimiert – von einem mobiltauglichen Bewerbermanagement ganz zu schweigen. Dabei gibt es längst Möglichkeiten: Die One-Click-Bewerbung zum Beispiel, mit der ein Bewerber mit einem Klick die Daten aus seinem Xing- oder LinkedIn-Profil statt eines klassischen Lebenslaufs direkt ins Bewerbermanagementsystem eines Arbeitgebers importieren kann. Das ist optimal für mobile Bewerber, die dann nicht umständlich Bewerbungsformulare ausfüllen müssen.

HR 4.0: Schnell, schneller am schnellsten

Der Recruiter wird am anderen Ende der Prozesskette auf all seinen Endgeräten automatisch über den Erhalt der eingegangenen Daten informiert und kann sie auf jedem beliebigen Gadget ad hoc weiterverarbeiten, indem er sie zunächst qualifiziert, dann dem Linienmanager weiterleitet. Innerhalb des Systems können Prozessverantwortliche Bewertungen vornehmen, sich über das Talent austauschen und dieses sogar jederzeit per Fingertipp auf das Smartphone zum Bewerbungsgespräch einladen. Unpassende Bewerber erhalten derweil eine zeitnahe Absage.

Ein neuerer Trend im mobile Recruiting ist die Möglichkeit, Videointerviews per Smartphone durchzuführen. Entweder in Echtzeit oder auch zeitversetzt. Im letzten Fall legt der Personaler die Fragen, die er an das Talent hat, im Voraus fest. Das Talent sieht diese im Moment des Videointerviews und antwortet spontan darauf. Mehr dazu, was bei einem Videointerview zu beachten ist.

Diese Vorgehensweise hat gleich mehrere Vorteile:

• Recruiter erhalten authentische Antworten und erhalten einen echten Eindruck von einem Talent.
• Bewerber, die nicht in der Nähe wohnen, müssen nicht aufwändig anreisen.
• Das Interview kann zu jeder Zeit und von jedem Ort geführt werden – auch über Zeitgrenzen und Kontinente hinweg.
• Die Antworten können an andere Prozessbeteiligte weitergeleitet werden, die sich so ebenfalls einen Eindruck von dem Bewerber verschaffen können.

Mobile Recruiting allein reicht nicht

Kandidaten, die Wert auf einen mobilen Bewerbungsprozess legen, erwarten aber konsequenterweise auch, dass sich diese Erfahrung nach der Einstellung in den anderen Bereichen des Personalmanagements fortsetzt.

Sie wollen zum Beispiel nicht mehr umständlich Urlaubszettel ausdrucken, ausfüllen, zu HR tragen und warten, bis das Papier wieder zurückkommt. Wissen sie doch, dass das ganze über eine Mitarbeiter-App deutlich leichter zu handhaben wäre:

• Urlaub mit einem Klick beantragen.
• Die Information geht umgehend an HR.
• HR bestätigt oder lehnt mit einem Mausklick oder einem Wischen auf dem Smartphone-Display ab.

So lässt sich in Sekunden bewältigen, was früher Tage in Anspruch nahm.

Ein anderes Beispiel für mobile HR-Anwendungen ist die Künstliche Intelligenz Mila – ein Chatbot. Er nimmt über eine spezielle App Krankmeldungen von Mitarbeitern entgegen. Dabei chatten sie mit dem Roboter wie in einem Instant Messenger.

Künstliche Intelligenz und mobiles HR

Während Mila dem Mitarbeiter den Eingang seiner Krankmeldung bestätigt und ihm höflich gute Besserung wünscht, stößt sie zeitgleich eine Routine an, die eine Information an den zuständigen Manager aussendet, damit dieser den Dienstplan anpassen kann.

Mitarbeiter können das Chatinterface von Mila im Alltag außerdem nutzen, um ihre Zeit zu planen, Termine zu überprüfen und eine Vielzahl anderer Aufgaben zu erledigen. Fazit: Weg mit alten HR-Zöpfen. Die Zukunft wirft keine Schatten mehr voraus, sie hat begonnen.

Erfahren Sie mehr zu den HR-Trends von 2018 und wie andere Unternehmen Ihre HR-Prozesse mobilisieren.

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