Digitale Transformation und HR: Ein Schritt nach dem anderen

Ein Gastbeitrag von Bernd Holitzner, Menovo Unternehmensberatung

Er hat nur Augen für sein Smartphone. Seine Hände fliegen über den Touchscreen seines rechteckigen, digitalen Traums. Der Smombie, wie es in der Jugendsprache so schön heißt, ist das Sinnbild des Homo Digitalis. Dieses Sinnbild führt uns die digitale Fixierung unseres privaten und unternehmerischen Umfeldes gut – und ja vielleicht etwas überspitzt – vor.

Auch die HR-Abteilung ist davon betroffen. Die Rolle der HR-Abteilung wird derzeit stark diskutiert. Personaler sollen gestalten statt zu verwalten.

Als Gestalter sollen sie die digitale Transformation treiben. Einerseits sollen sie Digitalstrategien für das Gesamtunternehmen entwickeln und realisieren, vor allem bezogen auf die Arbeitsplatzgestaltung der Mitarbeiter – Stichwort „New Work“. Andererseits sollen sie die internen Prozesse digitalisieren. Das Digitalisierungspotenzial dieser Prozesse bewerten HR Manager laut einer aktuellen Studie der Promerit AG hoch.

 

Es gibt also eine Menge zu tun. Aber es sollte kein digitaler Aktionismus ausbrechen. Dann setzen Unternehmen vielleicht Lösungen ein, die nur punktuell helfen, aber nicht nachhaltig sind. Deswegen bin ich der Meinung, dass alles in die richtige Reihenfolge gebracht werden muss. Denn: Erst mal muss eine gute Ausgangsbasis geschaffen werden. Das heißt, operative HR-Prozesse müssen optimiert und digitalisiert werden. Sie sind die Rückendeckung einer funktionierenden Personalabteilung.

Was spricht dafür?

1. Personaler investieren laut einer Kienbaum Studie aus 2012/2013 zu viel Zeit in das operative Geschäft und nicht in das Managen von strategischen Prozessen. Es bleibt also nur wenig Zeit für strategische Aufgaben. Schlanke operative Prozesse sorgen dafür, dass Personaler sich um Zukunftsthemen wie Social Recruiting und Digital Employee kümmern können.
2. Nicht nur die Zeit, sondern auch das Budget fließt primär in die operativen HR-Prozesse. Das heißt, Personaler sollen strategische Themen treiben, ohne die Zeit und das entsprechende Budget dafür zu erhalten. Das Budget und die neuen Rollenanforderungen an die HR-Abteilung driften auseinander.
3. Der Personaler als alleiniger Treiber der Digitalisierung funktioniert nicht. Damit unternehmensweite Zukunftsthemen entwickelt werden, bedarf es eines unternehmensweiten Blicks. Und diesen hat die Geschäftsführung. Die HR-Abteilung ist ein idealer Sparringspartner. Sie unterstützt die Führungskräfte beim Ausbau der eigenen Digitalkompetenzen. Indem sie beispielsweise digitale Weiterbildungsangebote ausbaut, die zur Optimierung der Wertschöpfungskette beitragen.
4. Und außerdem: Wie gewinnen „New Work“-Themen die Akzeptanz der Mitarbeiter, wenn diese sich noch über einen umständlichen Urlaubsprozess ärgern? Digitalisierung muss den Bedarf der Mitarbeiter unterstützen, dann ist sie glaubhaft.

Ein gutes Beispiel dazu, kann ich Ihnen aus meiner eigenen Erfahrung berichten. Seit geraumer Zeit setzen wir eine Kollaborationsplattform ein. Wirklich motiviert waren unsere Mitarbeiter nicht bei der Nutzung des Tools. Woran lag das? Einerseits ließen wir unseren Mitarbeitern die Wahl, die Kollaborationsplattform oder die bisherigen Lösungen zu nutzen. Wofür entschieden Sie sich? Natürlich für den bewährten Weg.

Anderseits haben wir nicht alle Mitarbeiter für die Arbeit mit dem Kollaborations-Tool geschult. Warum sollten sie etwas akzeptieren und anwenden, was sie nicht verstehen? Das kostet nur Zeit und Nerven. Zeit, die unseren Mitarbeitern dann für ihre Kernaufgaben fehlte. Bei dem Einsatz von Tools müssen deswegen zwei Fragen beantwortetet werden: Welchen Nutzen hat das Tool? Wie vermitteln wir den Nutzen den Mitarbeitern? Schließlich geht es bei Digitalisierung erst mal um die Mitarbeiter.

5. Generell befürchte ich bei der Digitalisierung eine digitale Fixierung; egal ob operative Prozesse oder „New Work“-Themen. Durch die Digitalisierungswelle überschwemmen HR-Tools den Markt. Das eine ist besser als das andere. Aber es hat keinen Sinn ein Tool einzusetzen, ohne den Prozess zu verstehen. Denn wenn der Prozess nicht klar ist, ist es der Bedarf erst recht nicht. Und eine Lösung ohne Bedarf ist wie ein Auto ohne Fahrer – nutzlos und eine Platzverschwendung. Deswegen sollten Personaler erst den Prozess identifizieren. Hier sind viele HR-Manager bereits herausgefordert. Operative HR-Prozesse sind nicht nur komplex, sondern über Jahre gewachsen. Und: Niemand kennt die Prozessdetails, da eine detaillierte und abteilungsübergreifende Prozessdokumentation häufig fehlt. Deswegen ist es wichtig, dass Personaler hier ganz genau hinschauen.

Digitalisierung ist zwar technisch, aber vor allem ist sie ein menschliches Thema. Es geht um die Veränderung des eigenen Arbeitsplatzes, und um die Fähigkeit sich daran anzupassen. Hier kommen unterschiedlichen Emotionen zusammen. Schon der Ökonom John Maynard Keynes wusste um die Schwierigkeiten, die Veränderungen mit sich bringen: “Die größte Schwierigkeit der Welt besteht nicht darin, Leute zu bewegen, neue Ideen anzunehmen, sondern alte zu vergessen.”

 

Zum Autor Bernd Holitzner

Bernd Holitzner ist Geschäftsführer des Düsseldorfer Beratungsunternehmens menovo GmbH. Er verfügt über umfassende Erfahrungen in der Beratung, Prozessoptimierung und -automation.

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