Onboarding: Unternehmen sollen die Ideen der neuen Mitarbeiter für sich nutzen

von Helge Weinberg

Während sich im Personalmarketing die Innovationen häufen, führt das Onboarding ein eher verschwiegenes Dasein im Personalmanagement. Mit der Diskussion über die Candidate Experience gewinnen aber nicht nur Bewerber, sondern auch die neuen Mitarbeiter zunehmend an Aufmerksamkeit.

Peter M. Wald, Professor für Personalmanagement an der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK), hatte auf der HR Edge (http://hr-edge.de) am 10. September Candidate Experience auch unter dem Aspekt des Onboardings betrachtet. Grund genug, dieses Thema in einem Gespräch ausführlich unter die Lupe zu nehmen. „Neue Mitarbeiter bieten ein Reservoir an Informationen. Sie sollten Möglichkeiten bekommen, ihre Ideen stressfrei einzubringen“, meint Wald. Die Fragen stellte Crosswater-Redaktionsmitglied Helge Weinberg.

 

Crosswater Job Guide: Onboarding ist für Unternehmen einfach zu gestalten, hatten Sie auf der Veranstaltung „HR Edge“ erklärt. Was ist daran so einfach?

Peter M. Wald: Die Unternehmen verfügen ja schon über eine breite Erfahrung. Es gibt Einführungsveranstaltungen, Treffen der Neuen, Kaminabende mit der Geschäftsführung, Einführungsbroschüren, Filme, einiges davon auch vor dem Tag Eins der Mitarbeit. Das Onboarding läuft in vielen Fällen nicht schlecht, auch in den kleineren Unternehmen. Aber das ist meist Einbahnstraßen-Kommunikation, was da passiert. Das Unternehmen feuert alles ab, was es an positiven Informationen über sich zu bieten hat. Die neuen Mitarbeiter sind meist in der rezipierenden Rolle. Ich glaube nicht, dass das vor allem jüngeren Bewerbern passt. Die wollen sich recht schnell selber einbringen. Sie wollen auf der einen Seite an die Hand genommen werden, auf der anderen Seite aber gefragt sein.

Die reale Welt des Onboarding

Crosswater Job Guide: Worauf sollte ein Unternehmen beim Onboarding achten?

Peter M. Wald: Da gibt es auf der einen Seite bei vielen Unternehmen das Programm der Personalabteilung, mit Videoshows, Rede durch den Vorstand etc. Auf der anderen Seite läuft das wirkliche Onboarding vor Ort ab, mit den Führungskräften und den neuen Kollegen. Die stehen letztlich für das Unternehmen und weniger das, was die Personalabteilung macht. Da mag es durchaus vorkommen, dass es einige nicht als Aufgabe interpretieren, die neuen Mitarbeiter auch über das fachlich Nötige hinaus mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Beispielsweise für was das Unternehmen steht und welche Werte praktiziert werden.

Crosswater Job Guide: Wer wäre denn im Unternehmen dafür verantwortlich, dies zu tun?

Peter M. Wald: Das sind die direkten Führungskräfte und das sind im zunehmenden Maße natürlich auch die Kollegen.

Crosswater Job Guide: Wie kann HR diese beiden Gruppen bei dieser Aufgabe unterstützen? Was kann die Unternehmensführung tun?

Peter M. Wald: Fangen wir mit der Unternehmensführung an. Ein erfolgreiches Onboarding müsste man den Führungskräften mit in ihr Büchlein schreiben, zum Beispiel in die Zielvereinbarungen. Es muss auch ein Wert im Unternehmen sein, Hinzugekommene möglichst schnell zu integrieren. Man sollte da eine gewisse Offenheit und Transparenz entwickeln. Etablierte Maßnahmen wie Mentoring und Patenschaften sind kritisch zu überprüfen, ob die die noch wie eine Einbahnstraße organisiert sind. Vielleicht kann HR auch gezielt die Initiativen beziehungsweise die Entstehung eigener Ideen vor Ort fördern. Auch der gezielte Einsatz von Social Media im Rahmen des Onboardings macht Sinn und wird von einigen Unternehmen bereits praktiziert.

Crosswater Job Guide: Warum ist ein durchdachtes Onboarding wichtig?

Peter M. Wald: Es ist wichtig, damit das Recruiting letztlich erfolgreich ist. Ein Unternehmen kann zudem mit klugem Onboarding versuchen, die Erwartungen der neuen Mitarbeiter zu erfüllen. Nur wenn einem Unternehmen das gelingt, hat es die Chance, dass diese sich langfristig binden, sich einbringen und die gewünschte Leistung erbringen. Ohne ein solches Onboarding kann es länger dauern, bis die „Neuen“ uneingeschränkt leistungsfähig sind. Oder es kommt zu dem, was als Früh-Fluktuation bezeichnet wird. Damit ist die Fluktuation innerhalb der ersten zwölf Monate einer Beschäftigung gemeint. Es geht darum, die Erwartungen der neuen Mitarbeiter zu kennen und sie zu erfüllen.

Crosswater Job Guide: Wie kann man das im Unternehmen konkret umsetzen?

Peter M. Wald: Durch Offenheit und Transparenz. Die neuen Mitarbeiter sind ja auch Kunden der Unternehmen. Hier komme ich zum Stichwort „Open Innovation“. Kunden beteiligen sich bei diesen Modellen an der Entwicklung von Produkten. Warum sollte das bei neuen Mitarbeitern anders gesehen werden? Diese haben doch etwas einzubringen. Es sind zudem nicht nur komplett Berufsunerfahrene, die bei den Unternehmen an Bord kommen. Im Verständnis des bisherigen Onboardings hingegen haben neue Mitarbeiter nur den Trichter auf dem Kopf.

Neue Mitarbeiter – neue Ideen

Crosswater Job Guide: Neue Mitarbeiter sollen ihre Ideen einbringen?

Peter M. Wald: Genau. Das kann wichtig für ein Unternehmen sein. Neue Mitarbeiter bieten ein Reservoir an Informationen. Sie sollten Möglichkeiten bekommen, ihre Ideen stressfrei einzubringen. Es wäre schade, wenn ein Unternehmen das nicht nutzen würde. Ich versuche den Onboarding-Prozess gerne mit dem Begriff der „Sozialisation“ zu umschreiben. Sozialisation ist keine Einbahnstraße, sie ist eine Möglichkeit, die Mitarbeiter mitzunehmen. Ein Unternehmen kann gerade die Generationen Y und Z nicht mehr auf die gewohnte Art und Weise onboarden.

Crosswater Job Guide: Wie kann ein Unternehmen die Ideen der neuen Mitarbeiter für sich nutzen?

Peter M. Wald: Zuhören wäre ein guter Einstieg. Sowohl die Personalabteilung als auch Führungskräfte und Kollegen sollten offene Ohren haben. Sie sollten nicht nur zuhören, sondern auch eigene Verhaltensweisen und Vorgehensweisen in Frage stellen und anhand der neuen Wissenselemente, die die Neuankömmlinge in das Unternehmen einbringen, auch gegebenenfalls Dinge zu überdenken.

Crosswater Job Guide: Sind die Führungskräfte denn dazu bereit?

Peter M. Wald: Einige schon, aber nicht alle. Sie unterliegen ja auch von verschiedenen Seiten einem beträchtlichen technischen Druck, was die Forderung nach Offenheit angeht, so etwa durch Social Media. Damit müssen die Führungskräfte zurechtkommen. Sie müssen neue Mitarbeiter anders führen. Es gibt mehrere Faktoren, die auf die Führungskräfte Druck ausüben, offener mit den Dingen umzugehen.

Pinguine stellen Pinguine ein

Crosswater Job Guide: Man hört immer wieder, dass sich neue Mitarbeiter mit Ideen zurückzuhalten und sich anzupassen hätten.

Peter M. Wald: Das ist altes Denken. Ich weiß nicht, ob das mittelfristig noch Erfolg verspricht. Ein Unternehmen macht aus denen, die hinzukommen, sozusagen neue Personen. Ich habe große Zweifel, ob das in Zukunft der richtige Weg ist. Ein Unternehmen sollte Aufnahmebereitschaft und Offenheit praktizieren. Letztlich trägt es doch zur Verbesserung der Potenziale des Unternehmens bei, indem es das aufnimmt, was neue Mitarbeiter sagen. Und der angenehme Nebeneffekt ist, die fühlen sich aufgehoben, ernst genommen und entwickeln Integration und Bindung. Was Unternehmen heute brauchen, das sind Mitarbeiter, die wider den Stachel löcken. Mit stromlinienförmigen Mitarbeitern haben sie nichts gewonnen. Die sind doch glattgebügelt und alle Ecken und Kanten sind abgeschliffen.

Crosswater Job Guide: Ist es nicht das, was so manche Unternehmen trotz anderweitiger Erklärungen im Grunde wollen?

Peter M. Wald: Das mag schon sein. Doch irgendwann versucht man dann wieder, die eckigen Mitarbeiter zu bekommen. Beispielsweise wenn ein Unternehmen erkennt „wir müssen uns verändern, wir brauchen Ideen und Innovationen“. Dann fangen sie an mit kreativitätsfördernden Maßnahmen. Aber ursprünglich waren die Mitarbeiter vielleicht schon kreativ und eckig.

Crosswater Job Guide: Nun haben auch die bestehenden Mitarbeiter Erwartungen und Ideen. Wie können Unternehmen die Präferenzen und Werte unterschiedlicher Generationen in einem Team unter einen Hut bringen?

Peter M. Wald: Ein divers zusammengesetztes Team ist ein besseres Team. Die Generationen haben unterschiedliche Sichtweisen und Geschichten. Das Team kann dadurch nur bereichert werden. Uniforme kollektive Handlungsmuster unter dem Stichwort „Groupthink“ sind ja eher nachteilig, ein Unternehmen beschränkt damit seine Entscheidungsmöglichkeiten. Die sollten doch gerade erweitert werden. Auch wenn ich mich wiederhole, diese neuen Mitarbeiter sind ja auch Kunden meines Unternehmens. Ein Unternehmen hat die Möglichkeit, bei ihnen eine Menge an Informationen zu generieren.

Crosswater Job Guide: Wie lange dauert denn der Onboarding-Prozess?

Peter M. Wald: Dazu gibt es unterschiedliche Meinungen. Das formelle Onboarding sollte nach meiner Ansicht mit der Beendigung der Probezeit abgeschlossen sein. Ein in erster Linie wirtschaftlich denkender Personaler würde das Onboarding als beendet sehen, wenn der Mitarbeiter die erforderliche Leistung bringt. Da kann es durchaus sein, dass es bei einigen schneller geht und bei anderen länger dauert als die klassische Probezeit von sechs Monaten. Es kommt auf die Aufgaben und den Erfolg des konkreten Onboardings an.

Über den Autor: Helge Weinberg ist Berater und Journalist aus Hamburg. Seine Agentur Strategie & Kommunikation ist spezialisiert auf Arbeitgeberkommunikation und Employer Branding. Über diese Themen schreibt er in seinem Blog (http://blog.helge-weinberg.de) sowie als Korrespondent Hamburg / Norddeutschland des „PR-Journals“ und Mitglied der Redaktion des Crosswater Job Guide.