Im digitalen Wandel – Sind HR-Abteilungen noch zeitgemäß?

Die Digitalisierung schreitet in den Unternehmen voran – doch leider nicht in vielen HR-Abteilungen. Dabei könnte die dringend notwendige Transformation das Human Resources entlasten, damit es nicht nur zu Hire und Fire verdammt sind, sondern sich wichtigeren Aufgaben widmen kann, wie zum Beispiel, die Personalentwicklung voranzutreiben. Ansonsten werden HR-Abteilungen möglicherweise obsolet.

„Die digitale Kompetenz der Personaler tendiert gegen null“, spitzt der FDP-Bundestagsabgeordnete Thomas Sattelberger, die Lage zu. Er muss es ja wissen, war er doch lange Zeit in der Entwicklung von Führungskräften tätig und 2003 bis 2012 sogar Personalvorstand bei Continental und der Deutschen Telekom. Den überwiegenden Teil der deutschen HR-Abteilungen bezeichnet er als „lebendige Leiche“. Statt Treiber der Digitalisierung zu sein, hinkten sie vielfach hilflos hinterher und fehle es ihnen an „Spritzigkeit, an Inspiration, an Innovation“, so Sattelberger. Ein hartes Urteil und sicherlich nicht überall, aber in vielen Fälle so treffend.

Softwarenutzung noch oft Fehlanzeige

Die von der Unternehmensberatung Kienbaum und dem Staufenbiel Institut zusammengetragenen „Recruiting Trends 2017“ scheinen ihm recht zu geben. Trotz Digitalisierung werden 40 Prozent der Personalverantwortlichen beim Bewerbermanagement noch von keiner Software unterstützt. Das erinnert irgendwie an den Arztbesuch, denn vor allem ältere Mediziner stochern im 1-Finger-Suchsystem oft noch auf der Tastatur und scheinen mit dem PC nach wie vor auf Kriegsfuß zu stehen.

Das ist natürlich sehr pauschalisierend, aber viele Personalleiter sind Juristen oder Betriebswirte der alten Schule und scheinen mit dem „neumodischen Kram“ nichts am Hut zu haben. Somit fühlt sich Generation Y oder Z, die der ab etwa 1985 geborenen Digital Natives, oft möglicherweise wie beim Onkel Doktor, wenn sie bei ihrem Bewerbungsgespräch auf „Steinzeitniveau“ treffen.

Braucht es noch eine HR-Abteilung?

Vielleicht ist das mit ein Grund, warum sich das Bewerbungsmanagement und andere HR-Aufgaben von der Personalverwaltung immer mehr wegbewegt, hin zu externen Dienstleistern und den Fachabteilungen, die bei der Auswahl neuer Mitarbeiter oft gar nicht mehr einsehen, die „verstaubte“ HR einzubeziehen. Das wirft die Frage auf, ob es in Zukunft überhaupt noch eine HR-Abteilung braucht.

Die Denkfabrik „2b AHEAD“ hat 166 Wirtschaftsvertreter zur Zukunft der HR für die nächsten zehn Jahre bis 2027 befragt. 32 Prozent der Teilnehmer gehen davon aus, dass die HR-Abteilung eigenständig bleibt und zum Innovationstreiber wird. 33 Prozent denken, dass die HR-Abteilung und ihre Funktionen weitgehend unverändert bleiben. 28 Prozent rechnen damit, dass die HR-Aufgaben 2027 dezentral von den Mitarbeitern anderer Fachbereiche erledigt werden, sieben Prozent erwarten, dass die HR-Abteilung sich ganz auflöst und die Aufgaben von freien Mitarbeitern übernommen werden.

Die Ergebnisse des Trendindex 2017 zeigen, dass für die oft personell unterbesetzten HR-Abteilungen noch nicht alles verloren ist, sie aber dringend digital aufrüsten müssen, um sich ihr „Existenzberechtigung“ zu sichern. Es geht vor allem um die Zukunftsfähigkeit, die vielen Personalern abgeht. Denn weg von der vielfach noch vorhandenen Zettelwirtschaft, hin zu Prozessen auf Knopfdruck, wie sie etwa die HR-Software von rexx systems bietet, hätten die Personaler die nötige Zeit, sich um die Aufgaben zu kümmern, von denen sie bei ihrer Ausbildung geträumt haben und die heute gerade mit Blick auf den anhaltenden Fachkräftemangel und die anspruchsvollen Millennials immer wichtiger werden: Aufbauen statt nur Abwickeln, Talente fördern statt nur Hire and Fire.

Aufbauen statt nur Abwickeln

Zum Aufbauen gehört ganz vorne die Personalentwicklung oder besser Kompetenzentwicklung im Unternehmen, um die Mitarbeiter durch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen weiterzubringen. Die Chancen der Mitarbeiterbindung sind dabei in der Regel weit größer als die, dass der oder die somit Besserqualifizierte dankend seinen Hut nimmt. Doch auch hier stellt sich die Frage, ob das noch Aufgabe der Personaler ist oder nicht vielmehr auch schon von den Fachabteilungen übernommen wird.

Einem Kienbaum-Blog zufolge sind mit Blick auf die digitale Agenda vieler Unternehmen die „People-Hebel“ Qualifizierung, Kultur- und Führungsveränderungen sowie die nachhaltige Flexibilisierung von Arbeitsformen deutlich untergewichtet. Statt nur das Tagesgeschäft am Laufen zu halten („run the business“) müssten die HR-Abteilungen künftig viel mehr beteiligt sein, Innovation und den digitalen Wandel voranzutreiben („change the business“). Der Schwerpunkt der Arbeit muss sich dabei gemäß dem Kienbaum HR Diamond Model hin zu 30 bis 40 Prozent HR- oder Business-Partnering, 30 bis 50 Prozent HR-Expertise und 15 bis 25 Prozent Service Operations (Administration) verlagern, während letzterer Bereich mit 45 bis 55 Prozent aktuell noch bei Weitem übergewichtet ist. Dabei rückt die Verwaltung durch die Möglichkeiten der Digitalisierung immer mehr in den Hintergrund, was nach dem alten Verständnis eher dazu dient, das Personalkorsett in der HR-Abteilung enger zu schnallen, wenn diese nicht umdenken lernt.

Traditionelle HR-Verwaltungsaufgaben liegen nicht mehr im HR, sondern bei Führungskräften bzw. direkt bei Mitarbeiter. Employee Self Services mit entsprechenden Workflows zur Qualitätssicherung sind dafür unumgänglich. Urlaub, Dienstreisen oder Elternzeiten werden von den Mitarbeitern beantragt, Änderung von Stammdaten wie Anschrift, Bankverbindung oder Krankenversicherung über das Mitarbeiter-Portal papierlos bekanntgegeben, zur Genehmigung weitergereicht und in den Systemen vermerkt.

Dabei kann Aufbauen auch bedeuten, dass die Personaler aktiv mitwirken, innovative Strukturen zu schaffen, die in Richtung Arbeiten 4.0, New Work und einer besseren Work-Live-Balance gehen. Homeoffice ist nicht jedermanns Sache, bei der Frage Kind oder Karriere für Viele, Frauen wie  auch immer mehr Männer, und für die Arbeitsgeber oft die beste Lösung, das jeweilige Talent nicht zu vergeuden respektive zu verlieren.

Digitalisierung erfordert Mut und Kompetenz

Die Digitalisierung erfordert natürlich auch Mut. Wie in vielen anderen Bereichen mischt sich in den HR-Abteilungen die Angst, dass Roboter oder künstliche Intelligenz bald das Regiment übernehmen – und darüber den Job zu verlieren. Die Welt ist aber im Wandel und dreht sich immer schneller. Sorgen müssen sich daher wie eh und je diejenigen, die nicht bereit sind, die neuen Technologien und die damit verbundenen Chancen anzunehmen, sondern nach dem Motto „das haben wir immer schon so gemacht“ im alten Fahrwasser bleiben.

„Mit Mut und Tatkraft allein ist es aber nicht getan“, erklärt Florian Walzer, Head of Sales & marketing bei rexx systems. „Ebenso wichtig ist der Erwerb beziehungsweise die Vermittlung digitaler Kompetenz. Dabei kommt es nicht nur darauf ein, sich mit der eingesetzten Software und den KPIs auszukennen, sondern auch auf die Fähigkeit, sich zu öffnen und zu vernetzen – weg von der grauen Maus der Sachbearbeitung“.

HR Analytics, angefangen von so einfachen Dingen wie die Auswertung von Zugriff- und Abbruchraten, cloud-basiertes E-Recruiting, Matching-Tools und die Suchmaschinenoptimierung (SEO) bieten ungeahnte Möglichkeiten.