Bewerbungen: Back to Basics

Die Dauerbrenner der HR-Themen wie Employer Branding, Candidate Experience oder gar die agile digitale HR-Transformation haben für viel Gesprächsstoff gesorgt, aber wenig wirkliche Veränderungen der Basics der Bewerberprozesse bewirkt. Erreicht der Technologie-Fortschritt die Köpfe der Recruiter?

Crosswater Job Guide sprach mit Frank Hensgens, Indeed-Geschäftsführer für die DACH-Region, über den Handlungsbedarf bei den Basics. Zahlreiche Studien zum Thema Candidate Experience oder zuletzt auch die Indeed Bewerbungsstudie 2016 übermitteln eine klare Botschaft: Die Bewerbungsprozesse müssen dringend vereinfacht werden – ist dieser Fokus auf die Grundlagen überfällig? Wem nützen vereinfachte und verbesserte Bewerbungsprozesse?

Crosswater: Das Anschreiben bei einer Bewerbung ist für viele Personalchefs noch ein Dokument von großer Wichtigkeit, bei Bewerbern ist es ein nervenraubender Teil einer Bewerbung. Die Abgabe einer Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt funktioniert auch ohne opulentes Begleitschreiben, selbst ein hoch-emotionaler Vorgang wie eine Verlobung („Willst Du mich heiraten?“) kommt ohne lange Erläuterungen aus, ein funkelnder Diamantring hilft sicherlich. Und keine Braut würde sich trauen, dem Diktus der Recruiter zu folgen und erklären „Momentan führe ich noch einige Gespräche mit anderen aussichtsreichen Kandidaten, ich melde mich dann wieder….“. Muss das Bewerber-Anschreiben endlich auf dem Alter des Personaler-Egos geopfert werden?

Hensgens: Dazu möchte ich zwei Zahlen aus unserer Bewerbungsstudie 2016 zitieren: 42 Prozent der Bewerber haben schon einmal einen Bewerbungsprozess abgebrochen, weil er zu kompliziert war. Als nervenaufreibendsten Teil der Bewerbung nannten die Befragten mit großem, großem Abstand: Das Anschreiben. Sagen wir es doch einmal, wie ist ist: Bei der großen Mehrheit aller Jobs ist so ein Anschreiben komplett überflüssig und verkompliziert den Prozess. Und komplizierter darf man es Bewerbern in einem Kandidatenmarkt, wie wir in derzeit sehen, nicht machen, dann verlieren Recruiter wertvolle Talente schon bei den ersten Schritten.

Es gibt sicher auch Stellen, bei denen ein Anschreiben sinnvoll ist. Wir verlangen bei Indeed zum Beispiel in der Regel kein Anschreiben, aber aktuell haben wir hier in Deutschland eine Stelle als Inhouse-Wirtschaftswissenschaftler (http://www.indeed.jobs/career/JobDetail/Economic-Research-Analyst-w-m-DACH/1275 ) ausgeschrieben. Hier wird ein Cover Letter verlangt – dies ist notwendig, weil die schriftliche Ausdrucksfähigkeit in englischer Sprache ein ganz entscheidendes Kriterium für diese Stelle ist. Hier kann ich Ihnen aber auch versichern: Das Anschreiben wird gründlich gelesen und fließt in die Beurteilung der Bewerbungen genauso ein wie der Lebenslauf. Bei 90% der Stellen ist das nicht der Fall, das Anschreiben ist nur eine Fleißaufgabe für den Bewerber.

Auch bei Berufseinsteigern ist ein Anschreiben sicher sinnvoll, zumindest wenn der Lebenslauf noch nicht genug aussagekräftige Qualifikationen und Stationen aufzeigt. Hier kann mir das Anschreiben Zusatzinformationen liefern, die der Lebenslauf nicht enthält. Bei allen anderen – ja, lassen Sie uns das Anschreiben bitte opfern! Bewerber werden es danken.

Crosswater: Welche Verbesserungen und Vereinfachungen beim Lebenslauf sind notwendig?

Hensgens: Der Grund, warum Personaler in Deutschland immer noch auf dem Anschreiben beharren, ist doch, dass der deutsche Lebenslauf sich noch stark von einem internationalen C.V. unterscheidet. Statt relevanter Erfolge werden oft noch Familienstand, Geburtsdatum und, besonders schön, der Beruf der Eltern aufgeführt. Nichts davon, brauche ich, um einen Kandidaten zu beurteilen. Im Gegenteil, solche Informationen sollten in Zeiten des AGG eigentlich auf gar keinen Fall mehr auftauchen, auch auf das Foto kann man verzichten.

Lebensläufe müssen komplexer werden und nicht nur die Stationen der beruflichen Laufbahn listen, sondern konkrete Erfolge. Beispielsweise kann ein Vertriebler vermerken, dass er 4x in Folge die Ziele um X% übertroffen hat. Auch beispielhafte Projekte und Kunden werten den Lebenslauf auf. Wer in einem weniger zahlenorientierten Beruf, beispielsweise als Journalist, arbeitet, kann Arbeitsproben verlinken oder Highlight-Projekte hervorheben. Solche Informationen geben dem Recruiter ein klares Bild, was der Kandidat in der Vergangenheit geleistet hat.

Crosswater: Personaler gelten als Risiko-avers. Viele Endlosschleifen (Stapel A, B, und C für Kandidaten, Short lists) prägen die Kandidatenauswahl. Einstellungsentscheidungen werden auf die lange Bank geschoben. So ist nach Statistiken des IAB (Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung) die durchschnittliche Besetzungsdauer in den letzten 10 Jahren von 70 Tagen auf 85 Tagen gestiegen, trotz Technologiefortschritt und Digitalisierung.

Haben High-Potentials so viel Geduld? Welche Maßnahmen sollten Personaler treffen, um diese Besetzungsdauer zu reduzieren?

Hensgens: Nein, diese Geduld haben High Potentials weniger. Gerade diese gehen in zu langen und komplizierten Bewerbungsprozessen eher verloren – wenn ein Unternehmen zu langsam Feedback gibt, ist der Kandidat häufig woanders. Im Zweifel im Ausland, wo Bewerbungsprozesse vielerorts deutlich einfacher und schneller sind.

Drei Maßnahmen halte ich für notwendig: Vereinfachen, Feedback geben, Technologie nutzen. Letzterer Punkt macht eigentlich die anderen beiden Maßnahmen erst möglich. Nur 14% der Personaler nutzten laut unserer Bewerbungsstudie Bewerbermanagementsysteme – dabei ermöglicht Technologie schon längst das effiziente Verwalten, Tracken und Managen von Bewerbungen.

In unserer Studie haben wir auch erfahren, dass nur 45% der Personaler sich Feedback zum Bewerbungsprozess von den Kandidaten einholen, immerhin 66% haben daraufhin ihre Prozesse schon geändert. Aber das sollte eigentlich Standard sein: Um zu verhindern, dass Sie Kandidaten auf halbem Wege verlieren, müssen Sie sich mit den Bedürfnissen auseinandersetzen und dazu bereit sein, Prozesse kritisch zu hinterfragen. Technologie erleichtert jeden Schritt auf dem Bewerbungsweg und gibt Personalern die Freiräume, sich auf die wichtigsten Elemente des Besetzungsprozesses zu konzentrieren.

Crosswater: Ein weiterer Gradmesser ist das Verhältnis von publizierten Stellenanzeigen zu Bewerbungen (Jobads to Apply-Ratio). Wie schneidet Deutschland hier im Vergleich mit anderen Ländern ab?

Hensgens: Ich halte das Verhältnis der publizierten Stellenanzeigen zu der erzielten Reichweite heutzutage nur noch für bedingt relevant. Diese Grundprämisse funktioniert nur, wenn alle Jobs auf einem Portal die gleiche Gewichtung haben. Beim Pay for Performance-Modell von Indeed aber gibt es organische und gesponsorte Jobs – eine gesponsorte Stelle erreichte im Vergleich zu einer organischen Stelle das Fünf- bis Zehnfache an Reichweite und Bewerbungen. Da gesponsorte Stellen nur den Jobsuchenden angezeigt werden, für die sie wirklich relevant sind, sind die Klicks auf diese Stellen zudem von hoher Qualität – denn grundsätzlich sind doch zwei Dinge wichtig: Werden meine Stellenanzeigen gesehen und werden sie von den richtigen Leuten gesehen?

Jobseiten funktionieren wirklich, wenn die richtigen Bewerber kommen. Dies lässt sich effizient messen, wenn beispielsweise über das Bewerbermanagementsystem die verschiedenen Bewerbungskanäle (Source of Hire) automatisiert festgehalten werden. Das amerikanische Bewerbermanagementsystem Silkroad nannte Indeed bereits zum fünften Jahr in Folge als die beste Quelle für externe Einstellungen. Hierzulande wird zu oft noch nicht automatisiert gemessen, dies ist aber wichtig für die wirklich effiziente Auswertung des richtigen Kanals.

Crosswater: Mobile Recruiting ist nicht gleich Mobile Bewerbung. Der Siegeszug des Smartphones kommt spätestens dann an seine Grenzen, wenn es um die konkrete mobile Bewerbung geht. Zahlreiche Studien belegen diese Defizite. Sind Talent-Management-Systeme Bremser oder Vorreiter bei der mobilen Bewerbung?

Hensgens: Sowohl als auch – wie bei jeder HR-Abteilung gibt es hier sehr unterschiedliche Wissenstände und Technologien. Hier sind auch die Personaler gefragt, das Thema beim ATS ihrer Wahl stetig nachzufragen. Derzeit können nur wenige Bewerbermanagementsysteme einen mobilen Bewerbungsprozess mit guter und flüssiger Candidate Experience anbieten.

Crosswater: Es ist bekannt, dass die Generation Y bei der Arbeitgeberauswahl auf die Work-Life-Balance setzt. Dieser gesellschaftliche Wandel geht einher mit einer Beschleunigung vieler Geschäftsprozesse und setzt einerseits die Umsetzung des Technologie-Fortschritts und andererseits einen entsprechenden Änderungswillen voraus. Muss im Recruiting auch ein Bewusstseinswandel eintreten, damit HR nicht am Ende der Innovationskette hängen bleibt? Wie konkret kann dies umgesetzt werden?

Hensgens: Die Zukunft der Arbeit, in jedem Job, besteht zu einem großen Teil aus steter Weiterbildung. HR darf da keine Ausnahme sein – Personaler sollten aktiv in den Austausch mit anderen Abteilungen gehen, die eventuell bei der digitalen Transformation schon etwas besser aufgestellt sind. Bei der Diskussion von digitalen Transformationsprozessen muss HR mit am Tisch sitzen, ganz klar – diese Aufgabe müssen sich Personaler vor Augen führen und sich informieren, über den Tellerrand hinausschauen und sich aktiv auf die digitale Zukunft vorbereiten.

Wobei wir eigentlich gar nicht unbedingt mehr von Zukunft sprechen – zahlreiche verfügbare Technologien sind heute schon vorhanden und werden noch viel zu wenig genutzt. Mit den Arbeitserleichterungen und Optimierungsmöglichkeiten, die Technologie für HR und Recruiting bietet, müssen sich HR und Recruiting jetzt schon aktiv auseinandersetzen. Wer Angst vor Technik hat, wird nie am Anfang der Innovationskette stehen.

Crosswater: Wie sieht die Zukunft des Bewerbungsprozesses in 10 Jahren aus? Marschieren wir in die Richtung einer hochgradig automatisierten, von Big Data und Algorithmen geprägten Kandidaten / Arbeitgeber-Auktion, wie wir es schon bei Aktienbörsen, Flugpreisen, Hotelreservierungssystemen oder auch Kununu kennen? Kommt das eBay-Prinzip (3,2,1 – mein’s) auch im Recruiting an?

Hensgens: Wenn Sie damit meinen, dass Geschwindigkeit und Effizienz das Recruiting der Zukunft prägen – ja, auf jeden Fall. Durch technologische Möglichkeiten und Big Data kann Recruiting in ein neues Zeitalter der Effizienz eintreten, und zwar an jedem Schritt des Prozesses. Es besteht kein Grund mehr dafür, zu raten, was der beste Kanal sein könnte, die Zahlen sprechen eine klare Sprache. Und Algorithmen im Hiringprozess können auch dabei helfen, noch viel gezielter die richtigen Kandidaten auszuwählen und vor allem auch zu halten.

Der Bewerbungsprozess in 10 Jahren ist mobil, ohne jede Einschränkung. Kandidaten werden Echzeitfeedback erwarten und Unternehmen links liegen lassen, die das nicht bieten können.

Vielen Dank für das Gespräch.